ในความพยายามในการเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัล การสื่อสารและการทำงานร่วมกันมีความสำคัญมากขึ้นเรื่อยๆ แม้ว่าบางกระบวนการจะกลายเป็นแบบอัตโนมัติก็ตาม นักพัฒนากำลังมองหาวิธีที่เทคโนโลยีสามารถเสริมพลังให้กับทีมในยุคไฮบริดมากขึ้นเรื่อยๆ
ด้วยเหตุนี้ ฉันได้พูดคุยกับ Alykhan Jetha (AJ) ประธานและซีอีโอของ Marketcircle เพื่อทำความเข้าใจเกี่ยวกับคุณสมบัติความเป็นผู้นำในอนาคตของการทำงาน
Daylite เล็กน้อยในเวิร์กสเตชันในอนาคต
Daylite ของ Marketcircle เป็นโซลูชัน CRM สำหรับผลิตภัณฑ์ Apple มันถูกออกแบบมาสำหรับการทำงานร่วมกันทั้งภายนอกและภายในทีม ซอฟต์แวร์นี้รวมการจัดการความสัมพันธ์กับลูกค้า การจัดกำหนดการ รายชื่อผู้ติดต่อ การขาย และการจัดการโครงการเข้าไว้ในแอพเดียวสำหรับ Mac, iPhone หรือ iPad
ตลอดหลายปีที่ผ่านมา บริษัทได้ปรับปรุง Daylite เพื่อเพิ่มมูลค่าสูงสุดให้กับการเชื่อมต่อของลูกค้า รวมถึงความสามารถในการเก็บข้อมูลอันมีค่าเกี่ยวกับการโต้ตอบในอดีต เมื่อไม่นานมานี้ บริษัทได้อัปเดตระบบซิงค์ที่ใช้โดย Daylight เพื่อซิงค์ผู้ใช้และข้อมูลจำนวนมากขึ้น
โดยทั่วไปแล้ว บางคนมองว่า Daylite เป็นทางเลือกของ Apple แทน Salesforce เนื่องจากบริษัทกำลังสร้างเครื่องมือสำหรับทีมไฮบริดอยู่แล้ว ข้อมูลเชิงลึกของ Jetha เกี่ยวกับอนาคตของการทำงานจึงประเมินค่าไม่ได้สำหรับมืออาชีพคนอื่นๆ ในบริษัท เซสชั่นคำถามและคำตอบนี้นำเสนอแนวคิดบางอย่างที่ฉันต้องแบ่งปัน
อะไรคือคุณสมบัติความเป็นผู้นำที่สำคัญที่สุดสามประการในการจัดการทีมจากระยะไกล? “การมีคนที่เหมาะสมในสถานที่ที่เหมาะสมเป็นสิ่งสำคัญ แต่คุณจะไปถึงที่นั่นได้อย่างไร?
- รู้และเข้าใจค่านิยมหลักของคุณ นี่เป็นสิ่งสำคัญเมื่อจ้างพนักงานเพราะจะทำให้ขั้นตอนอื่นๆ (ด้านล่าง) ง่ายขึ้น
- ใช้เวลาในการทำความเข้าใจจุดแข็งและจุดอ่อนของคนที่คุณมี คุณสามารถรวบรวมข้อมูลนี้ในระหว่างการประชุมแบบตัวต่อตัวหรือโดยใช้เวลากับพวกเขา
- รู้และเข้าใจว่าธุรกิจกำลังมุ่งหน้าไปที่ใด (หรืออย่างน้อยก็ทิศทางของทีม) เพื่อให้คุณได้ลองจัดบุคลากรที่เหมาะสมให้อยู่ในตำแหน่งที่เหมาะสม
- รับรู้ว่าบางครั้งคนก็ไม่เหมาะกับบางตำแหน่ง/สถานการณ์ พยายามหาทางเลือกที่ดีกว่าสำหรับพวกเขา ฟังเพื่อที่คุณจะได้ (หวังว่า) ตระหนักถึงสถานการณ์เหล่านี้ หากปัญหายังคงอยู่ในหลายโครงการ บุคคลนั้นอาจไม่เหมาะกับบริษัท
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีความสอดคล้องกันรอบ ๆ เป้าหมาย ในสภาพแวดล้อมที่ห่างไกล การจัดตำแหน่งคงที่นี้มีความสำคัญมากกว่า [ที่ Marketcircle] เราทำดังนี้:
- เราจัดการประชุม "ทุกมือ" ทุกไตรมาสเพื่อเตือนผู้คนถึงเป้าหมายระยะยาวของเรา
- เรามีการประชุม "ทุกมือ" ทุกเดือนที่เราเตือนผู้คนถึงเป้าหมายรายไตรมาสของเราและวิธีที่เราดำเนินการกับเป้าหมายเหล่านั้น เราต้องรับมือกับความท้าทายและความล่าช้าที่หลีกเลี่ยงไม่ได้
- แต่ละทีมมีการประชุมรายสัปดาห์ซึ่งจะมีการย้ำเป้าหมายรายเดือนหรือรายไตรมาส
«[คุณต้อง] กำจัดหรือย่อไซโลข้อมูลให้น้อยที่สุด รูปแบบหนึ่งที่เรามักเห็นคือสิ่งที่เราเรียกว่าไซโลข้อมูลหรือข้อมูลที่ซ้ำกัน ในสภาพแวดล้อมที่ห่างไกลอาจทำให้ทีมของคุณเข้าใจตรงกันได้ยากขึ้น วิธีหนึ่งในการทำให้ธุรกิจมีประสิทธิภาพมากขึ้นคือการนำข้อมูลทั้งหมดนี้มารวมกัน รวมถึงบันทึกและบทสนทนาที่คุณมี หรือข้อตกลงและโครงการที่คุณกำลังทำอยู่ ด้วยวิธีนี้ ทุกคนสามารถพูดคุยกับลูกค้าได้อย่างเป็นหนึ่งเดียว ประหยัดเวลา. (นี่คือสิ่งที่ Daylite อนุญาตด้วย)
“จัดเตรียมสภาพแวดล้อมที่ปลอดภัยเพื่อให้สามารถสนทนาคำถาม/ปัญหา/วิธีแก้ปัญหาในช่องทางสาธารณะ (Slack/Teams) (แต่แน่นอนว่าไม่ควรพูดถึงบุคคลหรือปัญหาส่วนตัวในช่องทางสาธารณะ) บางคนเรียกสิ่งนี้ว่า 'การสื่อสารแบบอะซิงโครนัส'
“การจัดการกับการหยุดชะงักและการทำงานอย่างต่อเนื่อง มีรูปแบบทั่วไปอีกสองรูปแบบที่เราเห็น แบบแรกคือคำถาม/คำตอบคงที่ใน Slack/Teams มากจนทำให้ข้ามชั่วโมงทำงาน (โดยเฉพาะอย่างยิ่งเนื่องจากความแตกต่างของเขตเวลา) มิฉะนั้น คุณต้องกำหนดขอบเขตที่จะนำไปสู่ความเหนื่อยหน่ายสำหรับบางคนและไม่สามารถผลิตงานจริงให้ผู้อื่นได้”
การเชื่อมต่อทางอารมณ์เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับทีม เทคโนโลยีสามารถช่วยให้ฝ่ายบริหารสร้างความสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้นกับพนักงานที่พวกเขาอาจไม่เคยพบมาก่อนได้อย่างไร “ก่อนที่เราจะห่างไกล เราเป็นกลุ่มเล็กๆ เรากินข้าวกลางวันด้วยกัน เล่นเกม และสนุกกับกิจกรรมต่างๆ การทำเช่นนี้ทำให้เราแบ่งปันค่านิยมและเรียนรู้ที่จะไว้วางใจซึ่งกันและกัน
[อ่านเพิ่มเติม: แนวโน้มอุตสาหกรรม Apple MDM: M&A อยู่ระหว่างทาง]
“เมื่อเราออกไปห่างไกล เราก็ไม่มีโอกาสเชื่อมโยงกับกิจกรรมเหล่านั้น ดังนั้นตอนนี้เราต้องไตร่ตรองมากขึ้นเกี่ยวกับการเชื่อมต่อเหล่านั้น และทำซ้ำมากขึ้น
“สิ่งที่ได้ผลสำหรับเราคือการหาวิธีผสานรวมเทคโนโลยีที่เราใช้สำหรับการทำงาน เช่น Slack, Zoom และ Confluence เข้ากับกลยุทธ์การสร้างทีมของเรา ตัวอย่างเช่น ใน Slack เรามีช่องทางเฉพาะสำหรับการแบ่งปันความสนใจร่วมกันซึ่งไม่จำเป็นต้องเกี่ยวข้องกับงาน เช่น การทำอาหาร การถ่ายภาพ ดนตรี และอื่นๆ นอกจากนี้เรายังสนับสนุนให้ทีมของเราใช้ Zoom เพื่อพบปะทางสังคม แม้แต่ Daylite ก็มีบทบาทสำคัญในการสร้างทีมของเราในการประชุมครั้งเดียวหรือครั้งใดก็ตาม เราสามารถตรวจสอบกำหนดการของทีมและหาเวลาที่เหมาะกับเราได้อย่างง่ายดาย”
เจ้าของธุรกิจหลายคนบ่นว่างานทางไกลขาดโอกาสในการสื่อสารอย่างไม่เป็นทางการ เป็นปัญหาการจัดการหรือปัญหาทางเทคโนโลยี? “ฉันคิดว่าในช่วงสองปีที่ผ่านมาได้เร่งโอกาสในการสื่อสารที่แตกต่างและเพิ่มประสิทธิภาพโซลูชันการทำงานระยะไกล เมื่อสองสามปีก่อน คุณคงไม่คิดว่าจะมีการประชุมทางไกลกับลูกค้ามากมายขนาดนี้ แต่การระบาดใหญ่บีบบังคับให้เราทำเช่นนี้ และจากนั้นเราได้เรียนรู้ว่าเราสามารถทำงานได้มากขึ้นหากเราทำงานบางส่วนจากทางไกล
"ยังคงมีการสื่อสารบางอย่างที่คุณไม่สามารถแทนที่ได้ เช่น การประชุมแบบเห็นหน้ากัน เพราะคุณไม่สามารถแทนที่ส่วนนั้นของการสร้างความสัมพันธ์จากระยะไกลได้ ไม่ใช่เรื่องที่เป็นไปไม่ได้ แต่การออกไปทานอาหารเย็นกับลูกค้าหรือใช้เวลาทางสังคมนั้นไม่ใช่สิ่งที่จะแทนที่ด้วยการประชุมทางวิดีโอได้ แต่ความถี่ของการเดินทางเพื่อธุรกิจและการประชุมแบบตัวต่อตัวกับลูกค้าจะลดลง สำหรับฉัน นี่หมายความว่าบริษัทต่างๆ จะมีความยืดหยุ่นมากขึ้นสำหรับพนักงานของพวกเขาในการทำงานจากที่บ้านบ่อยขึ้น
“สิ่งหนึ่งที่ยากที่สุดที่เราเคยเห็นผู้คนต้องเผชิญระหว่างการระบาดใหญ่คือพวกเขาเคยชินกับการแบ่งปันข้อมูลด้วยวาจา เมื่อตอนนี้พวกเขาต้องมีระบบในการแบ่งปันข้อมูลเดียวกันอย่างมีประสิทธิภาพและปลอดภัย
เทคโนโลยีจะสร้างพื้นที่ที่ไม่เป็นทางการขึ้นใหม่ซึ่งผู้คนสามารถแบ่งปันและเติบโตได้อย่างไร “นั่นเป็นคำถามที่ตอบยาก เรายังไม่ได้แกะน็อตนั่นเลย เราคิดว่าสิ่งที่เรากำลังทำสามารถช่วยได้ เช่น:
- จัดให้มีพื้นที่ปลอดภัยให้ผู้คนสามารถถามคำถามและให้คำตอบได้อย่างสะดวกสบาย สิ่งนี้มีประโยชน์ในการสอนผู้อื่นผ่านการสังเกต แม้ว่าจะไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของกิจกรรมปัจจุบันของคุณก็ตาม
- สร้างพื้นที่พักผ่อนที่ผู้ที่สนใจในสิ่งที่คล้ายกันสามารถแบ่งปันและแลกเปลี่ยนความคิดและความรู้ได้อย่างอิสระ สิ่งเหล่านี้บางส่วนอาจแปลไปสู่การเติบโตส่วนบุคคลสำหรับผู้อื่น เช่น การพูดคุยถึงวิธีสมดุลระหว่างงานและชีวิต)
- “ดรัมการจัดตำแหน่ง” ยังช่วยกำหนดความคาดหวังสำหรับการตั้งเป้าหมายและการติดตามได้อีกด้วย
"เราต้องทำงานนี้ต่อไป" [หมายเหตุผู้เขียน: cf. ความท้าทายในการทำงานแบบไฮบริดของ Apple]
ในแง่ของการจัดการ ทักษะการจัดการในวันพรุ่งนี้จะเหมือนกับทักษะของวันนี้หรือไม่? “การแพร่ระบาดได้นำเราจาก 100% ของเวลาทำงานของเราในสำนักงานไปสู่การทำงานทางไกล 100% สิ่งที่ผมเห็นในตอนนี้คือแนวโน้ม 60-70% ที่บ้าน และ 30-40% ด้วยตนเองหรือที่สำนักงาน ฉันคิดว่าแนวโน้มนี้จะดำเนินต่อไป ฉันคิดว่ามันสำคัญที่จะต้องให้ทั้งทีมทำงานในโหมดใดโหมดหนึ่ง นั่นคือ ทั้งทีมอยู่ในสำนักงาน ทั้งทีมเป็นลูกผสมในวันเดียวกัน หรือทั้งทีมอยู่ห่างไกลกันโดยสิ้นเชิง มิกซ์แอนด์แมทช์ภายในทีมจะไม่ทำงาน)
"แน่นอนว่าด้วยโมเดลไฮบริด คุณต้องมีวินัยว่าข้อมูล/ข้อมูลของคุณอยู่ที่ไหน การรวมข้อมูลในที่เดียวทำให้คุณสามารถสนทนากับลูกค้าของคุณโดยไม่ต้องไล่ตามทุกคนก่อนการประชุม เพื่อดูว่าพวกเขาได้พูดคุยกับลูกค้ารายนั้นหรือไม่ และรับข้อมูลอัปเดตเกี่ยวกับสิ่งที่พูดคุยกัน
“ทักษะการจัดการของวันพรุ่งนี้จะขึ้นอยู่กับการมีงานทั้งหมดของคุณไว้ในระบบเดียวมากขึ้น ดังนั้นคุณจึงรู้ว่าแต่ละคนกำลังทำอะไรและพวกเขากำลังทำอะไรอยู่โดยไม่ต้องขอข้อมูลอัปเดตอยู่ตลอดเวลา ประหยัดเวลาและนั่นคือสิ่งที่ Daylite เปิดใช้งาน"
ผู้ปฏิบัติงานระยะไกลสามารถเข้าถึงความสำเร็จได้ดีที่สุดได้อย่างไร «เสริมพลังให้กับพวกเขา ซึ่งทำได้ง่ายกว่าเมื่อค่านิยมหลักตรงกัน และเทคโนโลยีที่พวกเขาจำเป็นต้องประสบความสำเร็จ เราให้พื้นที่ที่พวกเขาได้แสดงตัวตนที่ดีที่สุด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขารู้ว่าเรากำลังพยายามทำอะไรให้สำเร็จ และมอบเครื่องมือที่จำเป็นสำหรับพวกเขาเพื่อให้เป็นเลิศ โชคดีสำหรับเรา หนึ่งในเครื่องมือเหล่านั้นคือผลิตภัณฑ์ Daylite ของเราเอง ซึ่งออกแบบมาเพื่อช่วยให้ทีมขนาดเล็กถึงขนาดกลางทำงานร่วมกันและทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ สมาชิกทุกคนในทีมของเราสามารถเข้าถึงฐานข้อมูลของเรา และเราตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลทั้งหมดที่พวกเขาต้องการนั้นพร้อมสำหรับพวกเขาเสมอ นี่คือวิธีที่เราจัดเตรียมสภาพแวดล้อมที่ผู้คนสามารถเจริญเติบโตได้
"การรู้ว่าแต่ละคนต้องการการสนับสนุนแบบใดเพื่อรักษาประสิทธิภาพและการเติบโตนั้นเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการจัดการทีมที่อยู่ห่างไกล"
ติดตามฉันทาง Twitter หรือเข้าร่วมกับฉันที่ AppleHolic's bar & grill และกลุ่มสนทนาของ Apple บน MeWe
ลิขสิทธิ์ © 2022 IDG Communications, Inc.
