ในขณะที่เทคโนโลยีดิจิทัลได้เปลี่ยนวิธีที่ผู้คนสร้าง ย้าย และจัดเก็บข้อมูลมานานหลายทศวรรษ การจัดการเอกสารทางกายภาพและข้อมูลดิจิทัลจำนวนมากที่ผลิตโดยธุรกิจยังคงเป็นความท้าทายอย่างต่อเนื่องสำหรับธุรกิจ เทคโนโลยี เช่น แอปพลิเคชันและบริการบนคลาวด์ ตลอดจนข้อกำหนดด้านกฎระเบียบเกี่ยวกับการจัดเก็บและปกป้องข้อมูลลูกค้า ได้บังคับให้บริษัทต่าง ๆ สำรวจโซลูชันเทคโนโลยีสำหรับการจัดการเอกสารและข้อมูล
ก่อนหน้านี้หมายถึงการลงทุนในระบบการจัดการเอกสาร (DMS) ซึ่งช่วยให้บริษัทจัดเก็บและจัดการกระดาษและเอกสารออนไลน์แบบดิจิทัล การเพิ่มขึ้นของเทคโนโลยีเว็บทำให้เกิดระบบจัดการเนื้อหา (CMS) ซึ่งจัดการเนื้อหาที่สร้างแบบดิจิทัล แต่ยังรวมถึงรูปแบบต่างๆ เช่น ไฟล์เสียง วิดีโอ รูปภาพ และ HTML
จากนั้นระบบการจัดการเนื้อหาขององค์กร (ECM) ก็มาถึง โดย ECM เป็นชุดของกระบวนการและเครื่องมือที่บริษัทต่างๆ ใช้ในการจับภาพ จัดเก็บ ปกป้อง ดึงข้อมูล และจัดการข้อมูลทางธุรกิจ กระบวนการต่างๆ เช่น การจัดการวงจรชีวิตเนื้อหา, การจัดการสินทรัพย์ดิจิทัล, การจัดการเวิร์กโฟลว์, การกำกับดูแลข้อมูล และฟีเจอร์การทำงานร่วมกันได้เข้าร่วมในการจัดการเอกสาร เช่นเดียวกับการเรียกคืน การป้องกันภัยพิบัติ และฟีเจอร์ความปลอดภัยขั้นสูง
แม้ว่าคำย่อเหล่านี้ยังคงใช้อยู่ในระดับหนึ่ง แต่เส้นแบ่งระหว่างคำเหล่านี้กลับไม่ชัดเจนในช่วงหลายปีที่ผ่านมาเนื่องจากผู้ขายได้เพิ่มคุณสมบัติเพิ่มเติม ทุกวันนี้ การจัดการเนื้อหาไม่เกี่ยวข้องกับประเภทของเอกสาร (เอกสารจริงหรือดิจิทัล หรือรูปแบบ) และเกี่ยวข้องกับว่าเนื้อหานั้นใช้ภายในหรือภายนอกหรือไม่ Holly Muscolino รองประธานกลุ่มกลยุทธ์เนื้อหากล่าว และ อนาคต. เขาทำงานที่ไอดีซี วิวัฒนาการของระบบการจัดการเอกสารและระบบการจัดการเนื้อหาได้ทับซ้อนกันจนถึงจุดที่ระบบเนื้อหาสมัยใหม่สามารถจัดการกับเอกสาร เวิร์กโฟลว์ หรือกระบวนการประเภทใดก็ได้ เขากล่าว
ตั้งแต่ระบบเสาหินไปจนถึงระบบโมดูลาร์
ความสับสนและความสับสนนี้ยังคงดำเนินต่อไป ด้วยแอปพลิเคชัน ECM แบบดั้งเดิมและแอปพลิเคชันการแชร์เนื้อหาและการทำงานร่วมกัน (CSC) ที่ผสานรวมเป็นบริการเนื้อหาบนคลาวด์ที่คล่องตัวและปรับขนาดได้มากขึ้น รูปแบบการทำงานแบบผสมผสานที่ขับเคลื่อนโดยโรคระบาดในปี 2020 ได้กระตุ้นให้เกิดความจำเป็นในการขยายการเข้าถึงเนื้อหาจากทุกที่ ด้วยเหตุนี้ แอปพลิเคชันเนื้อหาบนคลาวด์จึงได้เพิ่มปัญญาประดิษฐ์ (AI) การเรียนรู้ของเครื่อง (ML) การประมวลผลภาษาธรรมชาติ (NLP) และการวิเคราะห์เพื่อช่วยให้ธุรกิจแนะนำการตัดสินใจและทำให้งานอัตโนมัติในกระบวนการต่างๆ เชิงพาณิชย์
อันที่จริง Gartner ได้ประกาศให้ ECM หยุดทำงานแล้วและเรียกหมวดหมู่นี้ว่า Content Service Platforms (CSPs) แทนที่จะพยายามจัดเก็บและจัดการข้อมูลทั้งหมดของบริษัทบนแพลตฟอร์มเดียว แนวทาง CSP เน้นการใช้แอปพลิเคชันและบริการแบบบูรณาการเพื่อเข้าถึง ทำงานร่วมกัน และจัดการข้อมูลไม่ว่าจะอยู่ที่ใดก็ตาม
“CSP มอบช่องทางให้พนักงานดึงข้อมูลและทำงานกับเนื้อหาที่ทันสมัยและราบรื่นบนอุปกรณ์และขอบเขตขององค์กร” บริษัทเขียนไว้ในรายงานการตลาดปี 2021 ของงานดิจิทัลขององค์กรใดๆ ก็ตาม"
IDC ยังตั้งข้อสังเกตถึงการเปลี่ยนแปลงจากแพลตฟอร์ม ECM เดี่ยวไปเป็นแนวทางแบบโมดูลาร์ คำว่าบริการเนื้อหาบอกเป็นนัยว่า แทนที่จะมีแอปพลิเคชันขนาดใหญ่ที่ให้บริการที่คุณอาจจำเป็นหรือไม่ต้องการ และไม่สามารถตอบสนองทุกกรณีการใช้งานได้ บริการเหล่านั้นเป็นแบบโมดูลาร์ ดังนั้นทีม DevOps หรือระบบผู้รวมเนื้อหาของคุณจึงสามารถสร้างโซลูชันที่ตอบสนองความต้องการได้ กรณีการใช้งานหลายประการ” Muscolino กล่าว "เนื่องจากสามารถบูรณาการได้ง่ายกว่า จึงไม่จำเป็นต้องล็อคเข้ากับเทคโนโลยีเฉพาะ แต่เป็นวิสัยทัศน์ ผู้จำหน่ายบางรายสามารถดำเนินการนี้ได้ดีกว่ารายอื่น"
Muscolino กล่าวว่าผู้ให้บริการรายใหม่เช่น Box ตลอดจน Alfresco และ Nuxeo (ซึ่งทั้งสองรายซื้อกิจการโดย Hyland) ได้ถือกำเนิดขึ้นในพื้นที่นี้ โดยผู้ให้บริการดั้งเดิมรายอื่น ๆ ในพื้นที่นี้กำลังมองหาที่จะปรับปรุงข้อเสนอของพวกเขา ในการประเมินผู้จำหน่ายของตลาดแอปพลิเคชันเนื้อหาบนระบบคลาวด์และ SaaS ทั่วโลกในปี 2019 IDC ยังระบุว่า IBM, Microsoft, OpenText, Egnyte, Veeva, Citrix, Dropbox และ Oracle เป็นผู้เล่นชั้นนำในตลาด
การปรับปรุงการจัดการเนื้อหาให้ทันสมัย
เมื่อพูดถึงระบบ CSP ตามรายงานของ Gartner ผู้ซื้อ "มีตัวเลือกมากมายที่ทำให้พวกเขาสามารถนำมุมมองระดับองค์กรของบริการเนื้อหามาใช้ได้อย่างแท้จริง" ต้องขอบคุณความก้าวหน้าในด้านข่าวกรองและจากระบบคลาวด์ สามารถรับ นำไปใช้ และปรับใช้ได้ง่ายกว่าแอปพลิเคชัน ECM แบบดั้งเดิม โดยมีอินเทอร์เฟซผู้ใช้ที่ออกแบบมาดีกว่า ซึ่งช่วยให้ผู้ใช้สามารถ "เขียนแอปพลิเคชันจากไมโครเซอร์วิสพื้นฐาน"
อย่างไรก็ตาม Gartner เตือนว่า CSP ไม่ค่อยถูกนำมาใช้เป็นโซลูชันแบบสแตนด์อโลน เนื่องจากโดยปกติแล้วจะมีเทคโนโลยีเนื้อหาที่บริษัทใช้อยู่แล้ว “สิ่งนี้อาจถือเป็นมรดกขององค์กร แต่ก็ยังคุ้มค่าที่จะประเมินตัวเลือกสำหรับการอัพเกรดแพลตฟอร์มที่มีอยู่” การ์ตเนอร์กล่าว เนื่องจากค่าใช้จ่ายในการโยกย้ายและการปรับรูปร่างแพลตฟอร์มอาจมีจำนวนมาก
ความสามารถในการรวมเข้ากับแอปพลิเคชันทางธุรกิจที่มีอยู่ เช่น ระบบ ERP หรือ CRM ก็มีความสำคัญเช่นกัน “ระดับที่แอปพลิเคชันสามารถบูรณาการได้อย่างราบรื่นจะมีผลกระทบสำคัญต่อการนำไปใช้” การ์ตเนอร์กล่าวในรายงาน
Muscolino จาก IDC เสริมว่ามีองค์กรเพียงไม่กี่แห่งที่ไม่มีระบบจัดการเนื้อหาบางประเภท แม้แต่ธุรกิจขนาดเล็กก็ใช้ Box, Dropbox หรือ Google เวอร์ชันฟรีเพื่อจัดการเอกสารและไฟล์ต่างๆ
“สิ่งที่เราเห็นคือความทันสมัยมากมาย” Muscolino กล่าว "การลงทุนส่วนใหญ่ในโซลูชันเหล่านี้มุ่งเป้าไปที่การปรับปรุงการจัดการเนื้อหาให้ทันสมัย ไม่จำเป็นต้องเป็นการติดตั้งใหม่ทั้งหมด"
ขั้นตอนต่อไป: เนื้อหาแบบครบวงจร
ในการประชุมนักพัฒนา Ignite Microsoft ได้ประกาศ Microsoft Syntex ซึ่งเป็นโซลูชันเนื้อหาแบบครบวงจรที่รวบรวมบริการต่างๆ ที่จำเป็นในการจัดการวงจรชีวิตเนื้อหาภายในองค์กร จากข้อมูลของ IDC นั้น Syntex เป็นตัวอย่างของโซลูชันเนื้อหาระดับใหม่ที่เรียกว่า "โมเดลเนื้อหาแบบครบวงจร"
“คลาวด์ ปัญญาประดิษฐ์ (AI) และสถาปัตยกรรมบริการใหม่ได้สร้างหมวดหมู่ดั้งเดิมของการจับภาพ การจัดการเนื้อหาองค์กร (ECM) การทำงานร่วมกันและการแบ่งปันเนื้อหา (CSC) การจัดการสินทรัพย์ดิจิทัล (DAM) และการจัดการเนื้อหาเว็บที่ล้าสมัย ( WCM) Muscolino เขียนในบล็อกโพสต์เพื่อประกาศโมเดลใหม่ซึ่งได้รับการสนับสนุนโดยไลบรารีบริการเนื้อหาทั่วไป หมวดหมู่แอปพลิเคชันเหล่านี้สมเหตุสมผลในยุคของแอปพลิเคชันท้องถิ่นแบบสแตนด์อโลนที่มีเสาหิน แต่จะยุ่งยากและไม่มีประสิทธิภาพในบริบทของ สถาปัตยกรรมคลาวด์สำหรับองค์กรที่ให้บริการคลาวด์ยุคใหม่และดิจิทัลเป็นหลัก
โมเดลแบบครบวงจรใหม่ที่เสนอโดย IDC รองรับชุดบริการทั่วไปที่เกี่ยวข้องกับเนื้อหา เช่น การควบคุมเวอร์ชัน การสร้างและการจัดการเมตาดาต้า และการเข้าถึงที่ปลอดภัย รวมถึงบริการพิเศษ เช่น รูปภาพและวิดีโอ การกำกับดูแล การดูแลจัดการ และเว็บไซต์ การแปล ซึ่งสามารถใช้ได้ผ่านเครื่องมือที่ใช้โค้ดน้อย/ไม่มีโค้ด สิ่งนี้จะช่วยให้บริษัทต่างๆ สามารถสร้างโซลูชันสำหรับ "กรณีการใช้งานทางธุรกิจที่เน้นเนื้อหาจำนวนเท่าใดก็ได้" ตามที่บริษัทระบุ
บริษัทวิเคราะห์กล่าวว่า Microsoft Syntex เป็นหนึ่งในตัวอย่างแรกของเทคโนโลยีประเภทใหม่นี้ และคาดว่าผู้จำหน่ายรายอื่นจะปฏิบัติตามแนวทางนี้อย่างเหมาะสม
ลิขสิทธิ์ © 2022 IDG Communications, Inc.