จากเสาหินสู่โมดูลาร์: การพัฒนาการจัดการเนื้อหาขององค์กรเป็นอย่างไร

ในขณะที่เทคโนโลยีดิจิทัลได้เปลี่ยนวิธีที่ผู้คนสร้าง ย้าย และจัดเก็บข้อมูลมานานหลายทศวรรษ การจัดการเอกสารทางกายภาพและข้อมูลดิจิทัลจำนวนมากที่ผลิตโดยธุรกิจยังคงเป็นความท้าทายอย่างต่อเนื่องสำหรับธุรกิจ เทคโนโลยี เช่น แอปพลิเคชันและบริการบนคลาวด์ ตลอดจนข้อกำหนดด้านกฎระเบียบเกี่ยวกับการจัดเก็บและปกป้องข้อมูลลูกค้า ได้บังคับให้บริษัทต่าง ๆ สำรวจโซลูชันเทคโนโลยีสำหรับการจัดการเอกสารและข้อมูล

ก่อนหน้านี้หมายถึงการลงทุนในระบบการจัดการเอกสาร (DMS) ซึ่งช่วยให้บริษัทจัดเก็บและจัดการกระดาษและเอกสารออนไลน์แบบดิจิทัล การเพิ่มขึ้นของเทคโนโลยีเว็บทำให้เกิดระบบจัดการเนื้อหา (CMS) ซึ่งจัดการเนื้อหาที่สร้างแบบดิจิทัล แต่ยังรวมถึงรูปแบบต่างๆ เช่น ไฟล์เสียง วิดีโอ รูปภาพ และ HTML

จากนั้นระบบการจัดการเนื้อหาขององค์กร (ECM) ก็มาถึง โดย ECM เป็นชุดของกระบวนการและเครื่องมือที่บริษัทต่างๆ ใช้ในการจับภาพ จัดเก็บ ปกป้อง ดึงข้อมูล และจัดการข้อมูลทางธุรกิจ กระบวนการต่างๆ เช่น การจัดการวงจรชีวิตเนื้อหา, การจัดการสินทรัพย์ดิจิทัล, การจัดการเวิร์กโฟลว์, การกำกับดูแลข้อมูล และฟีเจอร์การทำงานร่วมกันได้เข้าร่วมในการจัดการเอกสาร เช่นเดียวกับการเรียกคืน การป้องกันภัยพิบัติ และฟีเจอร์ความปลอดภัยขั้นสูง

แม้ว่าคำย่อเหล่านี้ยังคงใช้อยู่ในระดับหนึ่ง แต่เส้นแบ่งระหว่างคำเหล่านี้กลับไม่ชัดเจนในช่วงหลายปีที่ผ่านมาเนื่องจากผู้ขายได้เพิ่มคุณสมบัติเพิ่มเติม ทุกวันนี้ การจัดการเนื้อหาไม่เกี่ยวข้องกับประเภทของเอกสาร (เอกสารจริงหรือดิจิทัล หรือรูปแบบ) และเกี่ยวข้องกับว่าเนื้อหานั้นใช้ภายในหรือภายนอกหรือไม่ Holly Muscolino รองประธานกลุ่มกลยุทธ์เนื้อหากล่าว และ อนาคต. เขาทำงานที่ไอดีซี วิวัฒนาการของระบบการจัดการเอกสารและระบบการจัดการเนื้อหาได้ทับซ้อนกันจนถึงจุดที่ระบบเนื้อหาสมัยใหม่สามารถจัดการกับเอกสาร เวิร์กโฟลว์ หรือกระบวนการประเภทใดก็ได้ เขากล่าว

ตั้งแต่ระบบเสาหินไปจนถึงระบบโมดูลาร์

ความสับสนและความสับสนนี้ยังคงดำเนินต่อไป ด้วยแอปพลิเคชัน ECM แบบดั้งเดิมและแอปพลิเคชันการแชร์เนื้อหาและการทำงานร่วมกัน (CSC) ที่ผสานรวมเป็นบริการเนื้อหาบนคลาวด์ที่คล่องตัวและปรับขนาดได้มากขึ้น รูปแบบการทำงานแบบผสมผสานที่ขับเคลื่อนโดยโรคระบาดในปี 2020 ได้กระตุ้นให้เกิดความจำเป็นในการขยายการเข้าถึงเนื้อหาจากทุกที่ ด้วยเหตุนี้ แอปพลิเคชันเนื้อหาบนคลาวด์จึงได้เพิ่มปัญญาประดิษฐ์ (AI) การเรียนรู้ของเครื่อง (ML) การประมวลผลภาษาธรรมชาติ (NLP) และการวิเคราะห์เพื่อช่วยให้ธุรกิจแนะนำการตัดสินใจและทำให้งานอัตโนมัติในกระบวนการต่างๆ เชิงพาณิชย์

อันที่จริง Gartner ได้ประกาศให้ ECM หยุดทำงานแล้วและเรียกหมวดหมู่นี้ว่า Content Service Platforms (CSPs) แทนที่จะพยายามจัดเก็บและจัดการข้อมูลทั้งหมดของบริษัทบนแพลตฟอร์มเดียว แนวทาง CSP เน้นการใช้แอปพลิเคชันและบริการแบบบูรณาการเพื่อเข้าถึง ทำงานร่วมกัน และจัดการข้อมูลไม่ว่าจะอยู่ที่ใดก็ตาม

“CSP เป็นวิธีสำหรับพนักงานในการดึงข้อมูลและทำงานกับเนื้อหาด้วยวิธีที่ทันสมัยและไร้รอยต่อระหว่างอุปกรณ์และขอบเขตขององค์กร” บริษัทเขียนไว้ในรายงานตลาดปี 2021 “ด้วยเหตุนี้ พวกเขาจึงมีความสำคัญต่อกลยุทธ์ทางธุรกิจของงานดิจิทัลของ องค์กรใดๆ”

ไอดีซียังตั้งข้อสังเกตถึงการเปลี่ยนแปลงจากแพลตฟอร์ม ECM เดียวไปสู่แนวทางแบบแยกส่วน “คำว่า บริการเนื้อหา หมายถึง แทนที่จะมีแอปพลิเคชันขนาดใหญ่ที่ให้บริการที่คุณอาจต้องการหรือไม่ต้องการ และอาจไม่เป็นไปตามกรณีการใช้งานทั้งหมด พวกเขาเป็นแบบโมดูลาร์ เพื่อให้ทีม DevOps ของคุณหรือผู้รวบรวมเนื้อหาของคุณ ระบบสามารถสร้างโซลูชันได้ ที่ตอบสนองกรณีการใช้งานจำนวนมาก" Muscolino กล่าว “เนื่องจากสามารถรวมเข้าด้วยกันได้ง่ายกว่า จึงไม่จำเป็นต้องจำกัดเฉพาะเทคโนโลยี คือวิสัยทัศน์ ผู้ค้าบางรายสามารถดำเนินการนี้ได้ดีกว่ารายอื่น"

Muscolino กล่าวว่าผู้ให้บริการรายใหม่เช่น Box ตลอดจน Alfresco และ Nuxeo (ซึ่งทั้งสองรายซื้อกิจการโดย Hyland) ได้ถือกำเนิดขึ้นในพื้นที่นี้ โดยผู้ให้บริการดั้งเดิมรายอื่น ๆ ในพื้นที่นี้กำลังมองหาที่จะปรับปรุงข้อเสนอของพวกเขา ในการประเมินผู้จำหน่ายของตลาดแอปพลิเคชันเนื้อหาบนระบบคลาวด์และ SaaS ทั่วโลกในปี 2019 IDC ยังระบุว่า IBM, Microsoft, OpenText, Egnyte, Veeva, Citrix, Dropbox และ Oracle เป็นผู้เล่นชั้นนำในตลาด

การปรับปรุงการจัดการเนื้อหาให้ทันสมัย

เมื่อพูดถึงระบบ CSP ตามรายงานของ Gartner ผู้ซื้อ "มีทางเลือกมากมายที่ช่วยให้พวกเขาสามารถนำวิสัยทัศน์องค์กรด้านบริการเนื้อหาไปใช้ได้อย่างแท้จริง" ต้องขอบคุณความก้าวหน้าด้านข่าวกรองและจากระบบคลาวด์ ง่ายต่อการรับ ปรับใช้ และนำไปใช้งานมากกว่าแอปพลิเคชัน ECM แบบเดิม ด้วยส่วนต่อประสานผู้ใช้ที่ออกแบบมาดีกว่าซึ่งช่วยให้ผู้ใช้สามารถ "เขียนแอปพลิเคชันโดยใช้ไมโครเซอร์วิสพื้นฐาน"

อย่างไรก็ตาม Gartner เตือนว่า CSP มักไม่ค่อยถูกนำมาใช้เป็นโซลูชันแบบสแตนด์อโลน เนื่องจากโดยทั่วไปแล้วมีเทคโนโลยีเนื้อหาที่ธุรกิจใช้อยู่แล้ว "สิ่งนี้อาจถือเป็นมรดกขององค์กร แต่ก็ยังคุ้มค่าที่จะประเมินตัวเลือกสำหรับการอัปเกรดแพลตฟอร์มที่มีอยู่" Gartner กล่าว เนื่องจากค่าใช้จ่ายในการโยกย้ายและการปรับรูปร่างแพลตฟอร์มอาจมีจำนวนมาก

ความสามารถในการรวมเข้ากับแอปพลิเคชันทางธุรกิจที่มีอยู่ เช่น ระบบ ERP หรือ CRM ก็มีความสำคัญเช่นกัน Gartner กล่าวในรายงานว่า "ระดับที่แอปพลิเคชันสามารถผสานรวมได้อย่างราบรื่นจะมีผลกระทบอย่างมากต่อการนำไปใช้"

Muscolino จาก IDC เสริมว่ามีองค์กรเพียงไม่กี่แห่งที่ไม่มีระบบจัดการเนื้อหาบางประเภท แม้แต่ธุรกิจขนาดเล็กก็ใช้ Box, Dropbox หรือ Google เวอร์ชันฟรีเพื่อจัดการเอกสารและไฟล์ต่างๆ

“สิ่งที่เราเห็นคือการปรับปรุงให้ทันสมัยขึ้นมาก” มุสโคลิโนกล่าว “การลงทุนส่วนใหญ่ในโซลูชันเหล่านี้มีเป้าหมายเพื่อปรับปรุงการจัดการเนื้อหาให้ทันสมัย ไม่จำเป็นต้องเป็นการติดตั้งใหม่ทั้งหมด”

ขั้นตอนต่อไป: เนื้อหาแบบครบวงจร

ในการประชุมนักพัฒนา Ignite Microsoft ได้ประกาศ Microsoft Syntex ซึ่งเป็นโซลูชันเนื้อหาแบบครบวงจรที่รวบรวมบริการต่างๆ ที่จำเป็นในการจัดการวงจรชีวิตของเนื้อหาภายในองค์กร จากข้อมูลของ IDC Syntex เป็นตัวอย่างของโซลูชันเนื้อหาประเภทใหม่ที่เรียกว่า "unified content model"

“คลาวด์ ปัญญาประดิษฐ์ (AI) และสถาปัตยกรรมตามบริการใหม่ได้สร้างหมวดหมู่ดั้งเดิมของการจับภาพ การจัดการเนื้อหาขององค์กร (ECM) การแชร์เนื้อหาและการทำงานร่วมกัน (CSC) การจัดการสินทรัพย์ดิจิทัล (DAM) และการจัดการเนื้อหาเว็บที่ล้าสมัย (WCM)' Muscolino เขียนในบล็อกโพสต์ประกาศโมเดลใหม่ซึ่งรองรับโดยไลบรารีบริการเนื้อหาทั่วไป หมวดหมู่แอพเหล่านี้เหมาะสมในยุคของแอพในเครื่องแบบสแตนด์อโลนขนาดใหญ่ แต่มีความยุ่งยากและไม่มีประสิทธิภาพ ในบริบทของคลาวด์สมัยใหม่และสถาปัตยกรรมคลาวด์ของบริการธุรกิจดิจิทัลยุคแรก

รูปแบบแบบครบวงจรใหม่ที่นำเสนอโดย IDC รองรับชุดบริการทั่วไปที่เกี่ยวข้องกับเนื้อหา เช่น การควบคุมเวอร์ชัน การสร้างและจัดการข้อมูลเมตา และการเข้าถึงที่ปลอดภัย ตลอดจนบริการพิเศษ เช่น รูปภาพและวิดีโอ การกำกับดูแล การดูแลจัดการ และเว็บไซต์ การแปลซึ่งสามารถใช้ผ่านเครื่องมือที่ใช้โค้ดต่ำ/ไม่มีโค้ด สิ่งนี้จะช่วยให้บริษัทต่างๆ สามารถสร้างโซลูชันสำหรับ "กรณีการใช้งานทางธุรกิจที่มีเนื้อหาเป็นศูนย์กลางจำนวนเท่าใดก็ได้" ตามที่บริษัทกล่าว

บริษัทวิเคราะห์กล่าวว่า Microsoft Syntex เป็นหนึ่งในตัวอย่างแรกของเทคโนโลยีประเภทใหม่นี้ และคาดว่าผู้จำหน่ายรายอื่นจะปฏิบัติตามแนวทางนี้อย่างเหมาะสม

ลิขสิทธิ์ © 2022 IDG Communications, Inc.