ในความพยายามในการเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัล การสื่อสารและการทำงานร่วมกันมีความสำคัญมากขึ้นเรื่อยๆ แม้ว่าบางกระบวนการจะกลายเป็นแบบอัตโนมัติก็ตาม นักพัฒนากำลังมองหาวิธีที่เทคโนโลยีสามารถเสริมพลังให้กับทีมในยุคไฮบริดมากขึ้นเรื่อยๆ
ด้วยเหตุนี้ ฉันได้พูดคุยกับ Alykhan Jetha (AJ) ประธานและซีอีโอของ Marketcircle เพื่อทำความเข้าใจเกี่ยวกับคุณสมบัติความเป็นผู้นำในอนาคตของการทำงาน
Daylite เล็กน้อยในเวิร์กสเตชันในอนาคต
Daylite ของ Marketcircle เป็นโซลูชัน CRM สำหรับผลิตภัณฑ์ Apple มันถูกออกแบบมาสำหรับการทำงานร่วมกันทั้งภายนอกและภายในทีม ซอฟต์แวร์นี้รวมการจัดการความสัมพันธ์กับลูกค้า การจัดกำหนดการ รายชื่อผู้ติดต่อ การขาย และการจัดการโครงการเข้าไว้ในแอพเดียวสำหรับ Mac, iPhone หรือ iPad
ตลอดหลายปีที่ผ่านมา บริษัทได้ปรับปรุง Daylite เพื่อเพิ่มมูลค่าสูงสุดให้กับการเชื่อมต่อของลูกค้า รวมถึงความสามารถในการเก็บข้อมูลอันมีค่าเกี่ยวกับการโต้ตอบในอดีต เมื่อไม่นานมานี้ บริษัทได้อัปเดตระบบซิงค์ที่ใช้โดย Daylight เพื่อซิงค์ผู้ใช้และข้อมูลจำนวนมากขึ้น
โดยทั่วไปแล้ว บางคนมองว่า Daylite เป็นทางเลือกของ Apple แทน Salesforce เนื่องจากบริษัทกำลังสร้างเครื่องมือสำหรับทีมไฮบริดอยู่แล้ว ข้อมูลเชิงลึกของ Jetha เกี่ยวกับอนาคตของการทำงานจึงประเมินค่าไม่ได้สำหรับมืออาชีพคนอื่นๆ ในบริษัท เซสชั่นคำถามและคำตอบนี้นำเสนอแนวคิดบางอย่างที่ฉันต้องแบ่งปัน
อะไรคือคุณสมบัติความเป็นผู้นำที่สำคัญที่สุดสามประการในการจัดการทีมจากระยะไกล? “การมีคนที่เหมาะสมในสถานที่ที่เหมาะสมเป็นสิ่งสำคัญ แต่คุณจะไปถึงที่นั่นได้อย่างไร?
- รู้และเข้าใจค่านิยมหลักของคุณ นี่เป็นสิ่งสำคัญเมื่อจ้างพนักงานเพราะจะทำให้ขั้นตอนอื่นๆ (ด้านล่าง) ง่ายขึ้น
- ใช้เวลาในการทำความเข้าใจจุดแข็งและจุดอ่อนของคนที่คุณมี คุณสามารถรวบรวมข้อมูลนี้ในระหว่างการประชุมแบบตัวต่อตัวหรือโดยใช้เวลากับพวกเขา
- รู้และเข้าใจว่าธุรกิจกำลังมุ่งหน้าไปที่ใด (หรืออย่างน้อยก็ทิศทางของทีม) เพื่อให้คุณได้ลองจัดบุคลากรที่เหมาะสมให้อยู่ในตำแหน่งที่เหมาะสม
- รับรู้ว่าบางครั้งคนก็ไม่เหมาะกับบางตำแหน่ง/สถานการณ์ พยายามหาทางเลือกที่ดีกว่าสำหรับพวกเขา ฟังเพื่อที่คุณจะได้ (หวังว่า) ตระหนักถึงสถานการณ์เหล่านี้ หากปัญหายังคงอยู่ในหลายโครงการ บุคคลนั้นอาจไม่เหมาะกับบริษัท
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีความสอดคล้องตามเป้าหมาย ในสภาพแวดล้อมที่ห่างไกล การจัดตำแหน่งอย่างต่อเนื่องนี้มีความสำคัญมากยิ่งขึ้น เราทำดังนี้:
- เราจัดการประชุม "ทุกฝ่าย" ทุกไตรมาสเพื่อเตือนผู้คนถึงเป้าหมายระยะยาวของเรา
- เรามีการประชุม "ทุกฝ่าย" ทุกเดือนเพื่อเตือนผู้คนเกี่ยวกับเป้าหมายรายไตรมาสของเรา และวิธีที่เราดำเนินการตามเป้าหมายเหล่านั้น เราต้องจัดการกับความท้าทายและความล่าช้าที่หลีกเลี่ยงไม่ได้
- แต่ละทีมมีการประชุมรายสัปดาห์ซึ่งจะมีการย้ำเป้าหมายรายเดือนหรือรายไตรมาส
" กำจัดหรือลดไซโลข้อมูลให้เหลือน้อยที่สุด รูปแบบหนึ่งที่เรามักเห็นคือสิ่งที่เราเรียกว่าไซโลข้อมูลหรือข้อมูลที่ซ้ำกัน ในสภาพแวดล้อมระยะไกล การทำให้ทีมของคุณเข้าใจตรงกันอาจเป็นเรื่องยากยิ่งขึ้น วิธีหนึ่งในการทำให้ธุรกิจมีประสิทธิภาพมากขึ้นคือการรวบรวมข้อมูลทั้งหมดนี้ รวมถึงบันทึกย่อและการสนทนาที่คุณมี หรือข้อตกลงและโครงการที่คุณกำลังดำเนินการอยู่ ด้วยวิธีนี้ ทุกคนสามารถพูดคุยกับลูกค้าได้อย่างเป็นหนึ่งเดียว ประหยัดเวลา. (นี่คือสิ่งที่ Daylite อนุญาตเช่นกัน)
"จัดเตรียมสภาพแวดล้อมที่ปลอดภัยเพื่อให้สามารถพูดคุยคำถาม/ปัญหา/แนวทางแก้ไขในช่องทางสาธารณะ (Slack/Teams) (แม้ว่าเห็นได้ชัดว่าไม่ควรพูดถึงบุคคลหรือปัญหาส่วนตัวในช่องทางสาธารณะ) บางคนเรียกสิ่งนี้ว่า 'การสื่อสารแบบอะซิงโครนัส' .
"การจัดการกับการหยุดชะงักและการทำงานอย่างต่อเนื่อง มีรูปแบบทั่วไปอีกสองรูปแบบที่เราเห็น รูปแบบหนึ่งคือคำถาม/คำตอบคงที่ใน Slack/Teams มากจนข้ามชั่วโมงทำงาน (โดยเฉพาะอย่างยิ่งเนื่องจากความแตกต่างของเขตเวลา) มิฉะนั้น คุณจะต้องตั้งค่า ขอบเขตที่จะนำไปสู่ความเหนื่อยหน่ายสำหรับบางคนและไม่สามารถผลิตงานจริงให้กับผู้อื่นได้”
การเชื่อมต่อทางอารมณ์เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับทีม เทคโนโลยีสามารถช่วยให้ฝ่ายบริหารสร้างความสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้นกับพนักงานที่พวกเขาอาจไม่เคยพบมาก่อนได้อย่างไร “ก่อนที่เราจะห่างไกล เราเป็นกลุ่มเล็กๆ เรากินข้าวกลางวันด้วยกัน เล่นเกม และสนุกกับกิจกรรมต่างๆ การทำเช่นนี้ทำให้เราแบ่งปันค่านิยมและเรียนรู้ที่จะไว้วางใจซึ่งกันและกัน
“เมื่อเราอยู่ห่างไกล จู่ๆ เราไม่มีโอกาสเชื่อมโยงกับกิจกรรมเหล่านั้น ดังนั้นตอนนี้เราจึงต้องไตร่ตรองมากขึ้นเกี่ยวกับการเชื่อมโยงเหล่านั้นและทำซ้ำๆ มากขึ้น
"สิ่งที่ได้ผลสำหรับเราคือการหาวิธีบูรณาการเทคโนโลยีที่เราใช้สำหรับการทำงาน เช่น Slack, Zoom และ Confluence เข้ากับกลยุทธ์การสร้างทีมของเรา ตัวอย่างเช่น ที่ Slack เรามีช่องทางเฉพาะสำหรับการแบ่งปันความสนใจร่วมกันที่ ไม่จำเป็นต้องเกี่ยวข้องกับงาน เช่น ทำอาหาร ถ่ายภาพ ดนตรี ฯลฯ นอกจากนี้เรายังสนับสนุนให้ทีมของเราใช้ Zoom เพื่อพบปะทางสังคม แม้แต่ Daylite ก็มีบทบาทสำคัญในการฝึกฝนทีมของเราในการประชุมครั้งเดียวหรือการประชุมใด ๆ เราก็สามารถตรวจสอบทีมของเราได้อย่างง่ายดาย กำหนดเวลาและหาเวลาที่เหมาะกับเรา"
เจ้าของธุรกิจหลายคนบ่นว่างานทางไกลขาดโอกาสในการสื่อสารอย่างไม่เป็นทางการ เป็นปัญหาการจัดการหรือปัญหาทางเทคโนโลยี? "ฉันคิดว่าในช่วงสองปีที่ผ่านมาได้เร่งโอกาสในการสื่อสารที่แตกต่างและเพิ่มประสิทธิภาพโซลูชันการทำงานจากระยะไกล ไม่กี่ปีที่ผ่านมา คุณคงไม่คิดว่าจะมีการประชุมทางไกลกับลูกค้ามากมายขนาดนี้ แต่การระบาดใหญ่บังคับให้เราต้องทำเช่นนี้ แล้วเราก็ เรียนรู้ว่าเราสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิผลมากขึ้นหากเราทำงานบางส่วนจากระยะไกล
“ยังคงมีการสื่อสารบางอย่างที่คุณไม่สามารถแทนที่ได้ เช่น การประชุมแบบเห็นหน้า เพราะคุณไม่สามารถแทนที่ส่วนนั้นของการสร้างความสัมพันธ์จากระยะไกลได้ ไม่ใช่เรื่องที่เป็นไปไม่ได้ แต่เป็นการออกไปรับประทานอาหารเย็นกับลูกค้าหรือออกไปทานอาหารเย็นกับลูกค้า ในช่วงเวลานั้น สังคมไม่ใช่สิ่งที่คุณสามารถแทนที่ด้วยการประชุมทางวิดีโอได้ แต่ความถี่ของการเดินทางเพื่อธุรกิจและการประชุมแบบต่อหน้ากับลูกค้าจะลดลง สำหรับฉัน นี่หมายความว่าบริษัทต่างๆ จะมีความยืดหยุ่นมากขึ้นสำหรับพนักงานในการทำงานจากที่บ้านมากขึ้น บ่อย.
“หนึ่งในสิ่งที่ยากที่สุดที่เราเคยเห็นผู้คนประสบในช่วงการแพร่ระบาดคือความจริงที่ว่าพวกเขาคุ้นเคยกับการแบ่งปันข้อมูลด้วยวาจา และตอนนี้พวกเขาต้องมีระบบในการแบ่งปันข้อมูลเดียวกันอย่างมีประสิทธิภาพและปลอดภัย
เทคโนโลยีจะสร้างพื้นที่ที่ไม่เป็นทางการขึ้นใหม่ซึ่งผู้คนสามารถแบ่งปันและเติบโตได้อย่างไร “นั่นเป็นคำถามที่ตอบยาก เรายังไม่ได้ถอดรหัสมันเลย เราคิดว่าบางสิ่งที่เราทำอยู่สามารถช่วยได้ เช่น:
- จัดให้มีพื้นที่ปลอดภัยให้ผู้คนสามารถถามคำถามและให้คำตอบได้อย่างสะดวกสบาย สิ่งนี้มีประโยชน์ในการสอนผู้อื่นผ่านการสังเกต แม้ว่าจะไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของกิจกรรมปัจจุบันของคุณก็ตาม
- สร้างพื้นที่พักผ่อนที่ผู้ที่สนใจในสิ่งที่คล้ายกันสามารถแบ่งปันและแลกเปลี่ยนความคิดและความรู้ได้อย่างอิสระ สิ่งเหล่านี้บางส่วนอาจแปลไปสู่การเติบโตส่วนบุคคลสำหรับผู้อื่น เช่น การพูดคุยถึงวิธีสมดุลระหว่างงานและชีวิต)
- “ดรัมการจัดตำแหน่ง” ยังช่วยกำหนดความคาดหวังสำหรับการตั้งเป้าหมายและการติดตามได้อีกด้วย
"เราต้องทำงานเรื่องนี้ต่อไป"
ในแง่ของการจัดการ ทักษะการจัดการในวันพรุ่งนี้จะเหมือนกับทักษะของวันนี้หรือไม่? “การแพร่ระบาดทำให้เราจาก 100% ของเวลาทำงานในสำนักงานไปสู่การทำงานทางไกล 100% สิ่งที่ฉันเห็นตอนนี้คือแนวโน้ม 60-70% ที่บ้าน และ 30-40% ต่อหน้าหรือที่สำนักงาน ฉันคิดว่าแนวโน้มนี้จะดำเนินต่อไป ฉันคิดว่า สิ่งสำคัญคือต้องมีทั้งทีมทำงานในโหมดใดโหมดหนึ่ง กล่าวคือ ทั้งทีมอยู่ในออฟฟิศ ทั้งทีมเป็นแบบไฮบริดในวันเดียวกัน หรือทั้งทีมอยู่ ระยะไกลโดยสิ้นเชิง การผสมและจับคู่ภายในทีมจะไม่ทำงาน)
"แน่นอนว่า ด้วยโมเดลไฮบริดดังกล่าว คุณจะต้องมีระเบียบวินัยว่าข้อมูล/ข้อมูลของคุณอยู่ที่ไหน การรวมข้อมูลไว้ในที่เดียวทำให้คุณสามารถสนทนากับลูกค้าได้โดยไม่ต้องไล่ตามทุกคนก่อนการประชุมเพื่อค้นหา Find หากพวกเขาได้พูดคุยกับลูกค้ารายนั้นและรับข้อมูลอัปเดตเกี่ยวกับสิ่งที่พูดคุยกัน
“ทักษะการจัดการแห่งอนาคตจะขึ้นอยู่กับการมีงานทั้งหมดของคุณไว้ในระบบเดียวมากกว่ามาก เพื่อให้คุณรู้ว่าแต่ละคนกำลังทำอะไรอยู่และทำเมื่อใดโดยไม่ต้องคอยอัพเดทตลอดเวลา ประหยัดเวลาและนั่นก็เป็นหนึ่งในนั้น ที่เดย์ไลท์อนุญาต"
คนทำงานระยะไกลจะประสบความสำเร็จได้อย่างไร? "เสริมพลังให้กับพวกเขา ซึ่งทำได้ง่ายกว่าเมื่อค่านิยมหลักตรงกัน และเทคโนโลยีที่พวกเขาจำเป็นต้องประสบความสำเร็จ เราให้พื้นที่ที่พวกเขาได้แสดงตัวตนที่ดีที่สุด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขารู้ว่าเรากำลังพยายามทำอะไรให้สำเร็จ และมอบเครื่องมือที่จำเป็นสำหรับพวกเขาเพื่อให้เป็นเลิศ โชคดีสำหรับเรา หนึ่งในเครื่องมือเหล่านั้นคือผลิตภัณฑ์ Daylite ของเราเอง ซึ่งออกแบบมาเพื่อช่วยให้ทีมขนาดเล็กถึงขนาดกลางทำงานร่วมกันและทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ สมาชิกทุกคนในทีมของเราสามารถเข้าถึงฐานข้อมูลของเรา และเราตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลทั้งหมดที่พวกเขาต้องการนั้นพร้อมสำหรับพวกเขาเสมอ นี่คือวิธีที่เราจัดเตรียมสภาพแวดล้อมที่ผู้คนสามารถเจริญเติบโตได้
"การรู้ว่าแต่ละบุคคลต้องการการสนับสนุนประเภทใดเพื่อรักษาประสิทธิภาพและการเติบโตก็ถือเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการจัดการทีมที่อยู่ห่างไกลเช่นกัน"
ติดตามฉันบน Twitter หรือเข้าร่วมกับฉันที่ AppleHolic's bar & grill และกลุ่มสนทนาของ Apple บน MeWe
ลิขสิทธิ์ © 2022 IDG Communications, Inc.