การประมวลผลเอกสารกลายเป็นที่นิยมในปี 1990 เมื่อบริษัทที่จัดการจดหมายจำนวนมากตระหนักว่าการวางผิดที่ของจดหมายฉบับเดียวอาจมีนัยสำคัญทางการเงินและทางกฎหมาย
เป็นภาคการเงินที่ได้รับผลกระทบมากที่สุดจากการพึ่งพาการสื่อสารทางกระดาษมายาวนาน
แต่การประมวลผลเอกสารทำได้มากกว่าการสแกนอีเมลทั้งหมดทุกวันบนเซิร์ฟเวอร์ภายใน นี่คือสิ่งที่เกิดขึ้นหลังจากที่มันเกิดขึ้น และเนื่องจากความยุ่งยากเหล่านี้ ผู้เชี่ยวชาญด้านไอทีจำนวนมากไม่เต็มใจที่จะจัดการกับข้อมูลจำนวนมากหรือฮาร์ดแวร์พิเศษที่อิมเมจต้องการ
ผู้ที่เสี่ยงในกระบวนการประมวลผลเอกสารต้องการอุปกรณ์ที่เชื่อถือได้และการดูแลระบบที่ง่ายดายเพื่อเก็บเกี่ยวผลประโยชน์ที่คุ้มค่าในการลงทุนครั้งแรก และนั่นคือสิ่งที่เครื่องสแกนการประมวลผลเอกสาร Raven ให้คำมั่นสัญญา มือโปร.
นี่เป็นก้าวแรกสู่โต๊ะทำงานที่ไม่มีแฟ้มและกองกระดาษหรืออุปกรณ์อื่นๆ ที่จะมาเก็บฝุ่นในตู้เก็บเอกสารในไม่ช้านี้หรือไม่?
ราคาและการวางจำหน่าย
Raven มีเครื่องสแกนสี่เครื่องที่กำหนดรุ่น Original, Standard, Compact และ Pro ที่ตรวจสอบที่นี่ การออกแบบรุ่น Pro ส่งตรงจากผู้ผลิตในโทนสีดำและขาว ราคา € 649.85 พร้อมจัดส่งฟรี 2 วันในสหรัฐอเมริกา ราคานี้รวมสิทธิ์เข้าถึง Raven Cloud Document Storage ฟรี และขณะนี้ไม่มีการจำกัดจำนวน ของเอกสารสแกนที่คุณสามารถจัดเก็บได้ที่สถานที่นี้
ออกแบบและสร้าง
เครื่องสแกนเอกสารต่างจากเครื่องสแกนอื่นๆ ตรงที่เครื่องสแกนเอกสารที่ออกแบบมาสำหรับเวิร์กโฟลว์การประมวลผลเอกสารนั้นไม่เหมือนกับฮาร์ดแวร์ราคาถูกและเปราะบางที่ผู้ผลิตเครื่องพิมพ์ใส่ไว้ใน MFP
เนื่องจากกระดาษหนึ่งแผ่นอาจดูเรียบสำหรับคนส่วนใหญ่ แต่เมื่อผ่านเครื่องสแกนหนึ่งล้านแผ่น จะมีผลกระทบคล้ายกับการสแกนกระดาษทรายซ้ำๆ
กลไกที่ทนทานของ Raven Scanner Pro หลีกเลี่ยงข้อกังวลเหล่านี้ แม้ว่าผู้ใช้ส่วนใหญ่จะเข้าใจผิดว่าฮาร์ดแวร์นี้เป็นเครื่องแฟกซ์ขนาดเล็ก
เมื่อนำออกจากกล่อง ตัวเครื่องกำหนดให้ใส่เฉพาะตัวป้อนเอกสารและชุดจ่ายไฟที่ต่ออยู่เพื่อให้พร้อมใช้งาน
นอกจากแหล่งจ่ายไฟและสายเคเบิลแล้ว ยังมีสาย USB และแผ่นหมึกที่มีคำว่า "สแกนแล้ว" ให้ด้วย
วิธีหนึ่งในการใช้เครื่องสแกนคือการใช้หน้าจอสัมผัสขนาด 8 นิ้วที่ด้านหน้าของสแกนเนอร์ซึ่งแคบกว่า MFP แต่ครองฮาร์ดแวร์นี้
หน้าจอนี้ใหญ่และสว่าง แต่มีปัญหาด้านมุมมองที่มองเห็นได้ยากเมื่อนั่งอยู่หน้าเครื่องสแกน เห็นยืนขึ้นอย่างง่ายดาย
สิ่งที่น่าสนใจคือ หนึ่งในอุปกรณ์เสริมที่มีจำหน่ายคือขาตั้งเครื่องสแกนแบบเพิ่มมุม และการใช้อุปกรณ์ชิ้นนี้ (€ 29.85) สามารถช่วยแก้ปัญหานี้ได้
แม้ว่าคุณจะสามารถใช้เครื่องนี้กับคอมพิวเตอร์ที่เชื่อมต่อด้วย USB หรือเครือข่าย แต่ก็จะทำงานแยกกันหากคุณระบุรหัสผ่าน WiFi หรือเชื่อมต่อสาย LAN เพื่อให้สามารถเข้าถึงอินเทอร์เน็ตได้
จำเป็นต้องมีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตเพื่อเข้าถึงการอัปเดตระบบ Android แต่ยังต้องส่งการสแกนไปยังปลายทางคลาวด์หรืออีเมลด้วย
เมื่อคุณเชื่อมต่อเครื่องสแกนกับอินเทอร์เน็ตเป็นครั้งแรก คุณสามารถลงทะเบียนบัญชีกับ Raven ที่ให้คุณเข้าถึง Raven Cloud จากเครื่องและผ่านการเข้าถึงเว็บได้
Raven Cloud เป็นหนึ่งในปลายทางที่เป็นไปได้สำหรับเอกสารที่สแกน และคุณสามารถกำหนดค่าได้ ประเภทของการสแกนที่ต้องการ และคุณภาพจากอินเทอร์เฟซหน้าจอสัมผัส
เมื่อเราป้อนเนื้อหาการตรวจสอบของเราครั้งแรก มันระบุว่าจำเป็นต้องมีการอัปเดต และในระหว่างการอัปเดตนั้น พบว่าระบบปฏิบัติการคือ Android ไม่ใช่ว่าคุณจะติดตั้งแอปบนระบบนี้ได้ แต่มันแสดงว่าหน้าจอสัมผัสเป็นแท็บเล็ต Android ที่มีอินเทอร์เฟซแบบกำหนดเอง
ฟังก์ชันทั้งหมดเหล่านี้สามารถดำเนินการนอกเครื่องสแกนได้โดยใช้แอปพลิเคชัน Raven Desktop คุณลักษณะนี้ทำให้ง่ายต่อการแบ่งงานสแกนระหว่างบุคคลที่อัปโหลดและยกเลิกการโหลดเอกสารกับอีกคนหนึ่งที่จัดการการสแกน นี่เป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นในการจัดการงานและรักษาประสิทธิภาพการสแกนที่สูงขึ้น
จากมุมมองของการสแกน เครื่องนี้ง่ายต่อการปรับใช้และใช้งาน สามารถใส่กระดาษเข้าในถาดป้อนกระดาษด้านบนได้สูงสุด 100 แผ่น แล้วจึงขับออกจากด้านหน้าขณะผ่านเข้าไป
ดูเหมือนว่าจะมีความแตกต่างกันเล็กน้อยในความเร็วในการสแกนระหว่างความละเอียดภาพเดี่ยวและสำเนา สี ขาวดำ หรือความละเอียดที่แตกต่างกัน
ความแตกต่างอยู่ที่เวลาที่ใช้ในการส่งไปยังปลายทางโดยพิจารณาจากขนาดที่เพิ่มขึ้นของการสแกนที่มีความละเอียดสูงขึ้นและการใช้สี
ความละเอียดในการสแกนสูงสุดคือ 600 dpi แต่ถ้าคุณต้องการประหยัดพื้นที่และยอมรับรายละเอียดที่ลดลง คุณสามารถเลือกความละเอียดในการสแกนที่ 400, 300 หรือ 200
สามารถจัดกลุ่มเพจเป็นไฟล์ PDF ไฟล์เดียวและจัดระเบียบตามโฟลเดอร์ได้หากปลายทางคือที่จัดเก็บ คุณสามารถสแกนในรูปแบบ JPG ได้ แต่รูปแบบนี้ไม่อนุญาตให้คุณรวมรูปภาพหลายภาพเป็นไฟล์เดียว
จุดแข็งที่สำคัญของระบบนี้คือจำนวนปลายทางที่เป็นไปได้ที่เอกสารที่สแกนสามารถมีได้
สำหรับผู้ที่ใช้ที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ ปลายทางที่เป็นไปได้ ได้แก่ Raven Cloud, Box, Dropbox, Evernote, Google Drive, OneDrive, OneNote, QuickBooks Online และ SharePoint
หากตั้งใจที่จะเก็บไฟล์ไว้ภายใน คุณสามารถใช้ปลายทางที่กำหนดเองตามระบบไฟล์ของคอมพิวเตอร์เดสก์ท็อป Raven หรือปลายทางเครือข่ายอื่นๆ ได้เช่นกัน
คุณไม่จำเป็นต้องมีปลายทางเพียงแห่งเดียว เนื่องจากการสแกนเพียงครั้งเดียวสามารถไปยังปลายทางหลายแห่งได้โดยอัตโนมัติ
เอกสารสามารถประมวลผลด้วย OCR บนคลาวด์ ช่วยให้ค้นหาคำสำคัญที่สามารถช่วยระบุแหล่งที่มาได้
ปัญหาเดียวของโซลูชัน OCR ที่ใช้ในที่นี้คือใช้งานได้กับเอกสารที่ส่งไปยัง Raven Cloud เท่านั้น เนื่องจากไม่มีกลไกในการค้นหาไฟล์ PDF ที่จัดเก็บไว้ในเครื่อง
Raven ได้รวมตรายางหมึกอัตโนมัติไว้ด้วย แต่รุ่นแข่งขันบางรุ่นมีตราประทับอยู่ในเครื่องสแกนเพื่อเพิ่มความเร็วในกระบวนการนี้
นอกจากนี้เรายังสังเกตเห็นว่าโซลูชันซอฟต์แวร์ของอเมริกาเป็นอย่างไร เนื่องจากขนาดกระดาษไม่ได้กล่าวถึง A4 หรือ A5 ด้วยซ้ำ เนื่องจากหลายๆ คนที่อยู่นอกสหรัฐอเมริกาไม่ได้ใช้กระดาษขนาด Letter จึงจำเป็นต้องแก้ไข
การสแกนฮาร์ดแวร์นั้นเกี่ยวกับการสแกนหน้าเป็นหลัก แต่การประมวลผลเอกสารก็เกี่ยวกับการจัดการเอกสารเหล่านั้นด้วยเช่นกัน เมื่อสแกนแล้ว
กระบวนการทำงาน
ข้อมูลทางเทคนิค
นี่คือสเปกทั้งหมดของ Raven Pro:
ความจุถาดป้อนเอกสาร: 100 แผ่น
ความจุสแกนรายวัน: 6000 หน้า
ขนาด: 12.44 x 8.15 x 7.01 นิ้ว
เครือข่าย: WiFi และ Ethernet LAN
หน้าจอ LCD: หน้าจอสัมผัสขนาด 8 นิ้ว
DPI การสแกนสูงสุด: 600
หน้าต่อนาที: 60
การสแกนสองด้าน: ใช่
สแกนไปยังอินเทอร์เน็ต: ใช่
สแกนไปยังเครือข่าย: ใช่
สแกนไปยัง USB: ใช่
ซอฟต์แวร์: Raven Desktop สำหรับพีซีและ Mac
ด้วยโซลูชันการประมวลผลเอกสารใดๆ เป้าหมายไม่ใช่แค่การสแกนเอกสารเท่านั้น สิ่งสำคัญเท่าเทียมกันคือข้อมูลเพิ่มเติมที่เชื่อมโยงเอกสารนี้กับกระบวนการทางธุรกิจ
Raven Pro ได้รับการกำหนดให้สแกนได้มากถึง 6,000 หน้าต่อวัน ซึ่งเป็นการสแกนจำนวนมากที่สามารถทำได้บนเครื่องในหนึ่งวัน
แม้ว่าแต่ละหน้าจะใช้เวลาเพียงเสี้ยววินาที แต่การจัดตำแหน่งของเนื้อหาและสิ่งที่เกิดขึ้นนั้นต้องใช้ความพยายามอย่างมาก เนื่องจากไม่จำเป็นต้องสแกนเอกสารและค้นหาเอกสารที่คุณต้องการในภายหลังไม่ได้
Raven มีความสามารถในการประมวลผล OCR ที่สามารถจัดทำดัชนีเนื้อหาของเอกสาร ช่วยให้คุณค้นหาคำเหล่านั้นได้ เป็นการเริ่มต้นที่ดีและน่าชื่นชม แต่เป็นเพียงส่วนเล็ก ๆ ของกระบวนการที่ใหญ่กว่า
บริษัทส่วนใหญ่ที่ใช้การสแกนเอกสารมีกลไกเฉพาะในการเชื่อมโยงเอกสารเหล่านี้กับผู้ติดต่อหรืองานเฉพาะ
วิธีการของ Raven ต่อข้อกำหนดนี้เรียกว่า "เวิร์กโฟลว์" และเวิร์กโฟลว์ต่างๆ สามารถเข้าถึงได้จากแอปพลิเคชัน Raven Desktop เวิร์กโฟลว์ Raven จะกำหนดประเภทของเอกสารที่ต้องการ กำหนดคุณภาพของการสแกน และปลายทางของไฟล์เหล่านั้นเมื่อสร้างขึ้น
ข้อดีของคำจำกัดความเหล่านี้ก็คือ มันยังสามารถปรับแต่งชื่อไฟล์และโฟลเดอร์ที่ส่งไปได้อีกด้วย ในขณะที่ยังมีปลายทางหลายแห่ง
ดังนั้นจึงเป็นไปได้ที่จะสแกนเอกสารและส่งสำเนาไปยังเซิร์ฟเวอร์ภายในเครื่อง เช่นเดียวกับ Raven Cloud เช่นเดียวกับการส่งอีเมลไปยังที่อยู่ที่ระบุ
นี่เป็นคุณลักษณะที่มีประโยชน์และเป็นเหตุผลหนึ่งในการใช้แอป Raven Desktop แทนอินเทอร์เฟซระบบสัมผัสของสแกนเนอร์
อย่างไรก็ตาม นี่ไม่ใช่คำจำกัดความที่แท้จริงของ "เวิร์กโฟลว์" ในบริบทนี้ เนื่องจากไม่เข้าใจว่าเอกสารอาจเป็นจุดเริ่มต้นของกระบวนการทางธุรกิจภายในได้อย่างไร
สำหรับการผสานรวมอย่างสมบูรณ์ การสแกนเอกสารต้องเชื่อมต่อกับฐานข้อมูลภายนอกหรือโซลูชัน CRM และทีมสแกนต้องแท็กแต่ละเอกสารด้วยวิธีใดวิธีหนึ่งเพื่อสร้างลิงก์นั้น
ตามหลักการแล้ว ข้อมูลนี้สามารถระบุหมายเลขบัญชีที่เสนอราคาหรือข้อมูลอ้างอิงได้ แต่ระบบ Raven ไม่มีทางใช้ OCR ในลักษณะนี้
นอกจากนี้ เรายังสังเกตเห็นว่าแม้ว่าเครื่องสแกน Raven Pro สามารถรับเอกสารป้อนกระดาษได้ 100 หน้า ไม่มีทางที่จะบอกระบบได้ เช่น เอกสารที่แตกต่างกัน XNUMX ฉบับที่มีหน้าคั่นระหว่างด้านหลัง
สามารถสั่งเครื่องสแกนให้ละเว้นช่องว่างได้ แต่ไม่สามารถใช้เพื่อระบุเอกสารชุดใหม่ได้ และนั่นเป็นการละเลยที่น่าเสียดาย สิ่งที่ผู้ใช้ Raven ต้องทำคือไม่ปฏิเสธหน้าว่าง แล้วใช้เป็นแนวทางในการครอบตัดไฟล์ PDF ที่ผสานในภายหลังใน Raven Cloud
เป็นแนวทางที่ยุ่งยากซึ่งสามารถปรับปรุงได้อย่างมากด้วยตัวเลือกในการเปิดเอกสารใหม่บนหน้าว่างหรือบนหน้าที่มีสัญลักษณ์พิเศษ แต่ปัจจุบันไม่ใช่ตัวเลือก
และในขณะที่แอป Raven Desktop รองรับวัตถุประสงค์หลายอย่าง แต่สิ่งที่แอปไม่ได้นำเสนอก็คือการโต้ตอบกับฐานข้อมูลที่สร้างเรกคอร์ดเพื่อเริ่มระบบสำหรับจัดการการติดต่อโต้ตอบเมื่อได้รับจดหมายและอาจต้องการการตอบสนองอย่างรวดเร็ว
CRM ส่วนใหญ่มี...