โควิด-19 เป็นวิกฤตที่ก่อกวนมากที่สุดที่ส่งผลกระทบต่อธุรกิจ สังคม และเศรษฐกิจในสหราชอาณาจักรในประวัติศาสตร์ยามสงบ ไวรัสดังกล่าวมีอันตรายและเป็นอันตรายถึงชีวิตมากกว่าที่คาดการณ์ไว้เมื่อไม่กี่เดือนที่ผ่านมา ด้วยเหตุนี้ บริษัทหลายพันแห่งจึงไม่มีทางเลือกอื่นนอกจากต้องปิดประตูสำนักงานและใช้กลยุทธ์การทำงานระยะไกลที่ครอบคลุมสำหรับพนักงานทุกคน
เกี่ยวกับผู้เขียน Sridhar Iyengar เป็นกรรมการผู้จัดการของ Zoho Europe นอกจากนี้ เนื่องจากการก้าวไปอย่างรวดเร็วของสิ่งต่าง ๆ เพิ่มขึ้น บริษัทหลายแห่งในสหราชอาณาจักรมีเวลาไม่เกินหนึ่งหรือสองสัปดาห์ในการทบทวนกลยุทธ์การดำเนินงานภายในทั้งหมด เพื่อเปลี่ยนไปใช้รูปแบบการทำงานระยะไกล 100% แม้ว่าจะเป็นเรื่องจริงที่ความคิดริเริ่มในการทำงานแบบยืดหยุ่นมีแนวโน้มเพิ่มขึ้นในบริษัทจำนวนมากขึ้นในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา แต่บริษัทหลายพันแห่งกลับไม่เตรียมพร้อมที่จะเตรียมกำลังคนทั้งหมดสำหรับการทำงานจากระยะไกล
โครงสร้างพื้นฐานด้านไอที
หลายคนอยู่ในตำแหน่งที่ไม่มีโครงสร้างพื้นฐานด้านไอทีและแอปพลิเคชันในการดูแลการดำเนินงาน พวกเขายังขาดเครื่องมือและเทคโนโลยีในการทำงานร่วมกันเพื่อรับมือกับการเปลี่ยนแปลงของการทำงานจากระยะไกล และขาดความพร้อมในการฝึกอบรมพนักงานใหม่เกี่ยวกับวิธีการใช้ระบบใหม่ นอกจากนี้ การจัดการงานต่างๆ เช่น บัญชีเงินเดือน การวิเคราะห์ การเงิน การขาย ตลอดจนความปลอดภัยของข้อมูลและการเชื่อมโยงกันในที่ทำงานผ่านการประชุมทางวิดีโอในครึ่งเดือนอาจใช้เวลานาน . การสำรวจเมื่อเร็วๆ นี้โดยบริษัทไพรเวทอิควิตี้ Leonne International พบว่ามากกว่าหนึ่งในสี่ของผู้มีอำนาจตัดสินใจทางธุรกิจเชื่อว่าบริษัทของพวกเขาขาดแรงงานที่มีทักษะในการจัดการกับ "การทำงานระยะไกลที่แพร่หลายและยาวนานสำหรับพนักงาน" ในขณะเดียวกัน บริษัท XNUMX ใน XNUMX แห่งกล่าวว่าพวกเขาตั้งใจที่จะเพิ่มการลงทุนด้านไอทีและเทคโนโลยีเพื่อสนับสนุนพนักงานที่ทำงานโดยแยกจากครอบครัว และเกือบครึ่งหนึ่งของบริษัทควรเปิดกว้างมากขึ้นสำหรับการทำงานร่วมกันในช่วงเวลาที่ยากลำบากนี้ . ข่าวดีก็คือมีบริการและเทคโนโลยีมากมายเพื่อให้มั่นใจว่าธุรกิจสามารถดำเนินการต่อไปได้อย่างราบรื่นแม้จะมีการหยุดชะงักก็ตาม
ซอฟต์แวร์เป็นบริการ
ด้วยการพัฒนาที่ทันสมัยในความสามารถของซอฟต์แวร์ในรูปแบบบริการ (SaaS) และเทคโนโลยีคลาวด์ ทำให้โลกนี้ไม่เคยอยู่ในตำแหน่งที่ดีกว่านี้ในการรับมือกับวิกฤตการณ์ที่กักขังผู้คนจำนวนมากไว้ที่บ้านในอนาคตอันใกล้ . หนึ่งในช่วงเวลาที่ยากลำบากที่สุดสำหรับบริษัทที่โชคดีพอที่จะรอดพ้นช่วงเวลาอันน่าสยดสยองนี้และภาวะเศรษฐกิจถดถอยที่กำลังจะมาถึงก็คือตอนนี้ การฝึกอบรมพนักงานใหม่ การทำความคุ้นเคยกับบริการและแอปพลิเคชันใหม่ และสร้างวัฒนธรรมสำนักงานในรูปแบบระยะไกลขึ้นใหม่คือการต่อสู้เพียงครึ่งเดียวในการทำให้ธุรกิจของคุณมีประสิทธิผลและทำกำไรได้ อย่างไรก็ตาม การมีส่วนร่วมในแนวทาง "ใหม่เอี่ยม" ในการทำงานทางไกลไม่ได้หมายความว่าคุณต้องล้างวัฒนธรรมองค์กรของคุณด้วยน้ำอาบ ในความเป็นจริง ผู้ให้บริการเครื่องมือธุรกิจบนเว็บและบริษัทพัฒนาซอฟต์แวร์ได้ใช้เวลาหลายปีเพื่อให้มั่นใจว่าเทคโนโลยีของตนทำงานได้อย่างราบรื่นและปลอดภัยที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ช่วยให้พนักงานสามารถสลับไปมาระหว่างสภาพแวดล้อมระยะไกลและสำนักงานได้อย่างราบรื่น โดยไม่ทำให้ขุ่นมัวหรือรบกวนวัฒนธรรมองค์กรหรือช่องทางการสื่อสาร เทคโนโลยีไม่สามารถแทนที่วัฒนธรรมได้ แต่สามารถเติมเต็มได้ วัฒนธรรมยังคงสามารถส่งเสริมได้จากระยะไกล และนี่อาจเป็นเพราะความเป็นผู้นำที่แข็งแกร่งในการกำหนดแนวทางและสร้างความมั่นใจว่าวัฒนธรรมเดียวกันได้รับการส่งเสริมทั่วทั้งบริษัท อย่างไรก็ตาม ยังคงเป็นความจริงที่การนำบริการใหม่ๆ จำนวนมากมาใช้ในเวลาไม่กี่สัปดาห์อาจเป็นเรื่องยาก และมีหลายสิ่งที่บริษัทและพนักงานควรคำนึงถึงเมื่อใช้รูปแบบการทำงานจากระยะไกล 100%:
เข้าใจเทคโนโลยี
หากไม่มีการสอนผู้อ่าน TechRadar ถึงวิธีดูดไข่ สิ่งสำคัญคือพนักงาน เพื่อนร่วมงาน หรือแม้แต่ผู้จัดการทุกคนจะต้องได้รับข้อมูลล่าสุดเกี่ยวกับเทคโนโลยีที่จำเป็นสำหรับการดำเนินธุรกิจของคุณ และที่สำคัญที่สุดคือเทคโนโลยีแต่ละประเภท ตัวอย่างเช่น เว้นแต่จะมีอยู่แล้ว จำเป็นอย่างยิ่งที่ผู้มีอำนาจตัดสินใจหลักจะต้องตระหนักถึงความแตกต่างระหว่าง Infrastructure as a Service (IaaS), Software as a Service (SaaS) และ Platform as a Service (PaaS) ซึ่งจำเป็น ตามข้อเสนอและข้อกำหนดของบริษัทท่าน
เลือกความเรียบง่าย
แน่นอนว่าการนำกลยุทธ์การทำงานจากระยะไกลไปใช้ต้องเริ่มด้วยเทคโนโลยีที่เหมาะสม ผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการสามารถเลือกเครื่องมือหรือซอฟต์แวร์ออนไลน์ต่างๆ ที่หลากหลายจากผู้ขายหลายรายได้โดยอิงตามการให้คะแนนของผู้ใช้ ซึ่งโดยทั่วไปจะส่งผลให้เกิด "สัตว์ประหลาดแห่งแฟรงเกนสไตน์" ของโครงสร้างพื้นฐานด้านไอที โดยมีแอปพลิเคชัน SaaS ที่แตกต่างกันซึ่งเรียกใช้บริการหรือฟังก์ชันต่างๆ ของธุรกิจ ดังนั้นจึงเป็นไปไม่ได้ที่จะแสดงภาพข้อมูลขององค์กรในช่วงเวลาที่เป็นประโยชน์สำหรับการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ทางธุรกิจ ไม่ควรเป็นเช่นนั้น และบริษัทต่างๆ ควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าแอปพลิเคชันและซอฟต์แวร์ทั้งหมดมาจากผู้จำหน่ายรายเดียวบนแพลตฟอร์มเดียว ความสะดวกในการใช้งานยังเป็นปัจจัยสำคัญที่ต้องพิจารณาเมื่อเลือกผู้ให้บริการรายใหม่ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพนักงานจำเป็นต้องปรับตัวอย่างรวดเร็วและทำงานจากระยะไกล
ลงทุนในแหล่งข้อมูลออนไลน์
รายงานล่าสุดโดย Think Tank ของอังกฤษเปิดเผยว่าหนึ่งในสามของพนักงานพบว่าระบบการประชุมทางวิดีโอของพวกเขาขัดข้องในช่วงสามสัปดาห์ที่ผ่านมา สิ่งนี้ไม่น่าแปลกใจเมื่อพิจารณาจากจำนวนผู้ปฏิบัติงานทางไกลที่หลั่งไหลเข้ามาจำนวนมากและความเครียดมหาศาลที่เกิดขึ้นกับทรัพยากรคอมพิวเตอร์ที่บ้านที่มีอยู่ องค์กรที่ประสบปัญหาด้านไอทีขัดข้องอย่างต่อเนื่องไม่สามารถปรับตัวให้เข้ากับความต้องการทำงานทางไกลแบบออนไลน์ได้อย่างชัดเจน สิ่งนี้ต้องการแบนด์วิธอินเทอร์เน็ตที่เหมาะสม (ครัวเรือนที่มีพนักงานระยะไกล 2-4 คนควรพิจารณาความเร็วในการดาวน์โหลดอย่างน้อย 100-200 Mbps) นอกจากนี้ ฮาร์ดแวร์ที่ล้าสมัยก่อนหน้านี้ใช้เพื่อการท่องเว็บเพียงอย่างเดียว อาจไม่เหมาะสำหรับการทำงานจากที่บ้าน องค์กรควรพิจารณาอัปเกรดคอมพิวเตอร์หรือเว็บแคมของพนักงานด้วยสิ่งเทียบเท่าที่ทันสมัย หากมีปัญหาด้านประสิทธิภาพหรือประสิทธิภาพการทำงานอย่างต่อเนื่อง (โดยปกติข้อกำหนดของระบบคือ RAM อย่างน้อย 4 GB, หน่วยประมวลผล (CPU) หนึ่งหน่วยที่มีความเร็วในการประมวลผล 1.6 GHz และฮาร์ดไดรฟ์หนึ่งตัว หรือไดรฟ์โซลิดสเทตที่มีพื้นที่อย่างน้อย 100 GB จะเหมาะ)
ความปลอดภัย
นับตั้งแต่เกิดการระบาดของโควิด-19 ในสหราชอาณาจักร เราสังเกตเห็นว่าอาชญากรไซเบอร์จำนวนมากขึ้นพยายามใช้ประโยชน์จากนโยบายการทำงานทางไกลขององค์กรใหม่ที่แพร่หลาย คลื่นของอุปกรณ์ใหม่ที่ไม่ปลอดภัยและการใช้งานอุปกรณ์ในบ้านที่เพิ่มขึ้นทำให้ผู้โจมตีทางไซเบอร์มีช่องทางใหม่ๆ มากมายให้ว่าจ้าง แฮ็กหรือเสียหาย ซึ่งหมายความว่าข้อมูลทางธุรกิจมีความเสี่ยงมากกว่าที่เคยเป็นมา จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องใช้ผู้ให้บริการแพลตฟอร์มที่ให้ความสำคัญกับความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัว สิ่งที่ต้องพิจารณาเมื่อตรวจสอบความปลอดภัยของผู้ให้บริการคือ พวกเขาโฆษณาหรือไม่ - ถ้าเป็นเช่นนั้น มีแนวโน้มว่าข้อมูลลูกค้าจะถูกนำไปใช้ไม่ทางใดก็ทางหนึ่งสำหรับการโฆษณาส่วนบุคคล เพื่อให้ข้อมูลส่วนบุคคลและธุรกิจของคุณไม่ได้ถูกจัดเก็บไว้ในโครงสร้างพื้นฐานด้านไอทีของคุณเองเท่านั้น แต่ยังรวมถึงในผู้ให้บริการที่โฆษณาบนแพลตฟอร์มของคุณด้วย . คุณควรพิจารณาด้วยว่าบริษัทที่คุณทำงานมีศูนย์ข้อมูลของตนเองหรือไม่ หากเป็นเช่นนั้น คุณจะมั่นใจได้มากขึ้นว่ามีการรักษาความปลอดภัยที่เข้มงวดที่สุดและขั้นตอนการตรวจสอบสถานะเพื่อรักษาความปลอดภัย ข้อมูลจากบริการที่คุณใช้
การฝึกอบรมออนไลน์
ไม่ใช่ทุกคนที่จะคุ้นเคยกับเทคโนโลยีใหม่ได้ทันที ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่พนักงานทุกคนจะต้องจัดเซสชันการฝึกอบรมการประชุมผ่านวิดีโอ เพื่อให้ทุกคนคุ้นเคยกับเทคโนโลยีใหม่ๆ โดยเร็วที่สุด สิ่งนี้จะไม่เพียงช่วยเพิ่มผลผลิต แต่ยังรวมถึงความปลอดภัยทางธุรกิจด้วย: เป็นเรื่องง่ายที่จะลืมว่าการทำงานจากระยะไกลที่หลั่งไหลเข้ามากระตุ้นให้อาชญากรไซเบอร์ฉวยโอกาสพุ่งเป้าไปที่พนักงานที่อาจไม่เชี่ยวชาญในเรื่องนี้ มาตรการรักษาความปลอดภัยทางไซเบอร์หรือการตรวจจับการฉ้อโกงอย่างง่าย การเข้าถึงคำแนะนำทางออนไลน์และการสนับสนุนทางเทคนิคได้ทันทีก็เป็นสิ่งที่มีค่าเช่นกันในปัจจุบัน ซึ่งเป็นเหตุผลที่ Zoho ได้ปรับปรุงบริการสนับสนุนทางเทคนิคออนไลน์ตลอด 24 ชั่วโมงทุกวัน