เมื่อคุณจัดการเครื่องพิมพ์และอุปกรณ์ต่อพ่วงสำนักงานอื่นๆ อย่างมีประสิทธิภาพ คุณจะมีประสิทธิภาพมากขึ้นและลดต้นทุนลง นี่คือแนวคิดพื้นฐานเบื้องหลัง Managed Print Services (MPS) ซึ่งช่วยให้ธุรกิจดำเนินการได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ด้วยการทำงานร่วมกับผู้ให้บริการ MPS ธุรกิจต่างๆ สามารถทำข้อมูลดิจิทัลได้อย่างราบรื่น ปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ และรับประโยชน์สูงสุดจากสภาพแวดล้อมการผลิต รวมถึงเครื่องพิมพ์ สแกนเนอร์ เครื่องถ่ายเอกสาร และอื่นๆ อุปกรณ์ ประเด็นสำคัญที่ต้องเน้นคือ MPS ไม่ควรถูกกำหนดให้เป็นการจัดการเครื่องพิมพ์ทั้งหมดจากภายนอกโดยสมบูรณ์ ผู้จำหน่ายจะทำงานอย่างใกล้ชิดกับธุรกิจเพื่อให้แน่ใจว่าวิธีจัดการ บำรุงรักษา และปกป้องอุปกรณ์นั้นมีความเสี่ยง ผู้ให้บริการ MPS กลายเป็นพันธมิตรที่เชื่อถือได้ ไม่ใช่บุคคลที่สามที่ดำเนินการอยู่เบื้องหลัง โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพูดถึงการวิเคราะห์เครื่องพิมพ์ ซึ่งเป็นกิจกรรมที่ช่วยให้ธุรกิจเข้าใจว่าอุปกรณ์ถูกใช้งานอย่างไรและมีค่าใช้จ่ายเท่าไร MPS ยังช่วยให้ธุรกิจทราบว่าเครื่องพิมพ์และเครื่องถ่ายเอกสารใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพหรือสามารถปรับแต่งให้เหมาะสมได้หรือไม่ เพื่อทำความเข้าใจว่าบริการการพิมพ์ที่มีการจัดการมีประโยชน์อย่างไรสำหรับธุรกิจ รวมถึงการดำเนินการและการปรับปรุงการดำเนินงาน ต่อไปนี้คือปัจจัยสำคัญที่คุณต้องทราบ
- อ่านบทวิจารณ์ของเราเกี่ยวกับ Xerox VersaLink C405 ได้ที่นี่
- อ่านบทวิจารณ์ของเราเกี่ยวกับ Xerox VersaLink C500DN ได้ที่นี่
- อ่านรีวิว Xerox VersaLink C7000DN ของเราได้ที่นี่
- อ่านรีวิว Xerox WorkCentre 6515 ของเราได้ที่นี่
กระบวนการแปลงข้อมูลเป็นดิจิทัลเป็นหัวใจสำคัญของ MPS สิ่งนี้สร้างเวิร์กโฟลว์ดิจิทัลที่เป็นแบบฉบับของกลยุทธ์ MPS ใดๆ วิธีที่พนักงานทำงานกับเอกสารจะเปลี่ยนแปลงและปรับปรุง พวกเขาจะพบว่าง่ายต่อการเข้าถึงข้อมูลเมื่อสแกนแล้ว และจะใช้บริการพิมพ์เมื่อจำเป็นเมื่อพวกเขารู้ว่าเอกสารหาง่าย เมื่อข้อมูลได้รับการแปลงเป็นดิจิทัลอย่างสมบูรณ์แล้ว ข้อมูลนั้นจะกลายเป็นส่วนหนึ่งของบริการการพิมพ์ที่มีการจัดการ นอกจากนี้ พนักงานและบริการทุกคนจะได้รับประโยชน์จากการเข้าถึงที่ง่ายและมีประสิทธิภาพมากขึ้นนี้
2. ปรับปรุงขั้นตอนการทำงาน
เนื่องจาก MPS เป็นความพยายามด้านดิจิทัลเป็นหลัก ซึ่งนำไปสู่การใช้เครื่องพิมพ์และเครื่องถ่ายเอกสารอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น บริษัทต่างๆ จึงสามารถคาดหวังการปรับปรุงเวิร์กโฟลว์เอกสารได้ สิ่งนี้ไปไกลกว่าการจำกัดความถี่ที่พนักงานพิมพ์หรือลดข้อผิดพลาดในการพิมพ์ เป็นการเปลี่ยนแปลงวิธีการเข้าถึงข้อมูลของพนักงาน ลองนึกถึงไฟล์ PDF ที่เก็บ "ที่ไหนสักแห่ง" บนเครือข่าย และคุณเสียเวลาค้นหาเอกสาร MPS เป็นวิธีการปรับปรุงวิธีการนำเข้า จัดเก็บ ทดสอบซ้ำ และผลิตไฟล์ดิจิทัลเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพของพนักงาน
3. ปรับปรุงความปลอดภัย
ประโยชน์อีกประการของ MPS คือเวิร์กโฟลว์เอกสารทั้งหมดมีความปลอดภัยมากขึ้น ด้วยระบบจัดการงานพิมพ์แบบดั้งเดิม เช่น ระบบจัดการงานพิมพ์แบบแมนนวล เอกสารทั้งหมดจะพร้อมใช้งานทันที การตรวจสอบผู้ใช้ยังมีบทบาทสำคัญในการที่พนักงานสามารถเข้าถึงเอกสารทั้งหมด ซึ่งมักได้รับการจัดการและจัดเก็บโดยบุคคลที่สามเพื่อให้ค้นหาได้ง่าย เนื่องจากวิธีที่ MPS ได้รับการจัดการโดยผู้ให้บริการบุคคลที่สาม จึงเป็นความรับผิดชอบของผู้ให้บริการที่จะต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีโปรโตคอลความปลอดภัย และพนักงานมีอิสระที่จะมุ่งเน้นไปที่โครงการของตนเอง
4. บริการพิมพ์เป็นแบบอัตโนมัติมากขึ้น
โดยทั่วไป MPS จะเกี่ยวข้องกับการเติมกระดาษและตลับหมึกโดยอัตโนมัติ ตลอดจนการบำรุงรักษาอุปกรณ์ เช่นเดียวกับผู้ให้บริการที่จัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ที่สามารถช่วยจัดเก็บข้อมูลอัตโนมัติสำหรับธุรกิจ ระบบการจัดการการพิมพ์สามารถทำให้วิธีการจัดเก็บและเข้าถึงเอกสารเป็นไปโดยอัตโนมัติ ธุรกิจต่างๆ กำลังค้นพบว่าระบบการพิมพ์แบบมัลติฟังก์ชันทำให้ทุกบริการมีประสิทธิภาพมากขึ้น นอกจากนี้ ระบบอัตโนมัตินี้ยังให้อิสระในการทำงานที่สำคัญกว่า แทนที่จะต้องทำการบำรุงรักษา อัปเกรดเทคโนโลยี และจัดหาวัสดุใหม่เอง
5. นวัตกรรมทางเทคโนโลยีเกิดขึ้น
ความเข้าใจเกี่ยวกับ MPS และประโยชน์ต่อบริษัทจะต้องรวมถึงหัวข้อของการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลและผลกระทบของเทคโนโลยีใหม่ต่อบริษัท เช่นเดียวกับเทคโนโลยีที่เกิดขึ้นใหม่ เช่น ปัญญาประดิษฐ์และการเรียนรู้ของเครื่อง MPS ได้รับการออกแบบมาเพื่อเพิ่มและปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ของพนักงาน บริษัทไม่จำเป็นต้องคิดใหม่ทั้งหมดเกี่ยวกับกระบวนการทางธุรกิจสำหรับเทคโนโลยีใหม่ แต่พวกเขาไว้วางใจผู้ให้บริการ MPS ในการรวมเทคโนโลยีใหม่เมื่อพร้อมใช้งานและปรับปรุงระบบอัตโนมัติตามความจำเป็น . ไม่จำเป็นต้องระงับบริการหรือจัดระเบียบเวิร์กโฟลว์ใหม่สำหรับพนักงานเพียงเพราะเทคโนโลยีใหม่และบริการการพิมพ์หยุดชะงักเนื่องจากการอัปเกรด
6. ปรับปรุงการบริการลูกค้า
คล้ายกับวิธีที่บัญชีแขกบนเครือข่าย Wi-Fi ช่วยให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและพันธมิตรทางธุรกิจยังคงทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพเมื่อเยี่ยมชมธุรกิจหรือทำงานร่วมกับพนักงาน ระบบการพิมพ์ระยะไกลยังได้รับการออกแบบสำหรับการทำงานของบุคคลที่สามอีกด้วย แต่ MPS ไม่ได้ออกแบบมาสำหรับพนักงานเท่านั้น นอกจากนี้ยังช่วยให้ผู้เข้าชมสามารถเข้าถึงบริการการพิมพ์ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้รับการบำรุงรักษาอย่างดี และจะช่วยให้ทุกคนที่ต้องการพิมพ์สามารถดำเนินการดังกล่าวได้โดยไม่ยุ่งยากหรือยุ่งยาก สิ่งนี้อาจเกี่ยวข้องกับการตรวจสอบสิทธิ์ผู้ใช้ด้วยจำนวนการเดาและปัญหาการจัดการความปลอดภัย
7. ต้นทุนต่ำกว่า
เมื่อมีการจัดการที่ดีและบำรุงรักษาอย่างดีก็มักจะถูกกว่า MPS ไม่แตกต่างกัน การให้ผู้ให้บริการดูแลบริการการพิมพ์ในธุรกิจ รวมถึงการเติมอัตโนมัติ การบำรุงรักษาอุปกรณ์ และการปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ จะช่วยให้ธุรกิจตรวจจับข้อผิดพลาดในการจัดสรรได้เช่นกัน และความซ้ำซ้อนของต้นทุน นี่เป็นข้อได้เปรียบที่ชัดเจนเนื่องจากผู้ให้บริการมีหน้าที่รับผิดชอบในการทำให้บริการการพิมพ์ทั้งหมดทำงานได้อย่างราบรื่น นอกจากนี้ MPS มักจะจัดตามรูปแบบ "จ่ายเท่าที่ใช้" ซึ่งหมายความว่าธุรกิจสามารถเพิ่มบริการที่ต้องการและปรับแต่งบริการการพิมพ์เหล่านี้ได้ตามต้องการ ของ บริษัท
8. การวิเคราะห์ช่วยธุรกิจ
ด้วย MPS คุณสามารถคาดหวังความพยายามร่วมกันจากผู้ให้บริการเพื่อจัดเตรียมการสแกนเครื่องพิมพ์ ซึ่งอาจเกี่ยวข้องกับค่าใช้จ่ายสำหรับอุปกรณ์แต่ละเครื่อง การใช้งานตามแผนก คำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ ปัญหาด้านความปลอดภัยและการแก้ปัญหา รวมถึงบทสรุปสำหรับผู้บริหารที่อธิบายวิธีการใช้งานเครื่องพิมพ์ เครื่องถ่ายเอกสาร และอุปกรณ์ต่อพ่วงอื่นๆ การวิเคราะห์สามารถสะสมในรายงานประจำวันหรือสรุปเป็นสัปดาห์ เดือน และปี ข้อดีของสิ่งนี้คือบริษัทสามารถตัดสินใจในการจัดการอุปกรณ์ได้ นอกจากนี้ยังสามารถใช้การวิเคราะห์เพื่อปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ของพนักงานที่ใช้บริการการพิมพ์