ปัจจุบันผู้คนจำนวนมากทั่วโลกกำหนดให้ทำงานจากระยะไกล สำหรับพวกเราบางคน นี่เป็นเรื่องปกติ (มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ในช่วงเวลาแปลกๆ เหล่านี้) เพราะเราได้รวมแง่มุมของการทำงานจากระยะไกลเข้ามาในชีวิตของเราแล้ว สำหรับบางคนนี่เป็นเรื่องปกติเพราะตอนนี้พวกเขามีคนมากขึ้นและอาจมีเด็กอยู่ที่บ้าน อย่างไรก็ตาม หลายๆ องค์กรประสบปัญหาในการหาทางออกอย่างรวดเร็วเพื่อประหยัดไฟเสมือนจริง หลายองค์กรยังคงเรียนรู้เกี่ยวกับการทำงานระยะไกลในระยะยาวในช่วงเวลาที่ยากลำบากนี้ สิ่งนี้มักไม่ใช่เรื่องเลวร้าย เพราะมันบังคับให้องค์กรต้องคิดอย่างรวดเร็วว่าอะไรใช้ได้ผล (และอะไรไม่ได้ผล) สำหรับสถานการณ์เฉพาะของพวกเขา อย่างไรก็ตาม โดยทั่วไปแล้ว ความท้าทายจะแบ่งออกเป็นสองด้าน: ด้านวัฒนธรรมและด้านเทคนิค แก้ปัญหาทั้งสองอย่างและองค์กรส่วนใหญ่จะค้นพบว่าการทำงานจากระยะไกลอยู่ที่นี่แล้วและจะนำมาซึ่งการเพิ่มผลผลิตในระยะยาว
เผชิญกับความท้าทายทางวัฒนธรรม
ตามวัฒนธรรมแล้ว สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจว่าการทำงานจากที่บ้านเป็นครั้งแรกอาจเป็นการเปลี่ยนแปลงที่ยากลำบากสำหรับบางคน พนักงานควรได้รับการสนับสนุนให้รักษากิจวัตรและพยายามออกไปและหยุดพัก พยายามจัดการประชุมเสมือนจริงในเวลาเดียวกันกับที่เกิดขึ้นในสำนักงาน พิจารณาการปฏิบัติเป็นประจำ เช่น การบันทึกเมื่อสิ้นวัน อาจเป็นการประชุมที่ไม่เป็นทางการทางอีเมลหรือแชท แต่ก็ช่วยจัดโครงสร้างวันทำงานอีกครั้ง หลายคนจะสูญเสียลิงค์สำนักงานซึ่ง (หวังว่าจะ) เกิดขึ้นในการตั้งค่าจริง องค์ประกอบเหล่านี้บางส่วนสามารถทำซ้ำได้ในคุณลักษณะการแชทเป็นกลุ่มหรือบนแพลตฟอร์มโซเชียลขององค์กร พวกเขาเป็นเครื่องมือที่ดีในการแบ่งปันคำชมเชย ข่าวดี หรือเพียงแค่ไล่ตาม โดยเฉพาะอย่างยิ่งตอนนี้ พวกเราหลายคนมีความจำเป็นอย่างมากในการเชื่อมต่อซึ่งกันและกัน และแพลตฟอร์มเหล่านี้ก็เป็นวิธีที่ดีในการดำเนินการดังกล่าวอยู่อย่างมีประสิทธิผล
แต่คุณจะรักษาผลผลิตได้อย่างไร? เคล็ดลับข้อหนึ่งคือเมื่อจัดการประชุม วิดีโอและการแชร์หน้าจอจะมอบการมีส่วนร่วมและประสิทธิภาพการทำงานที่มากกว่าการใช้เสียงเพียงอย่างเดียว ช่วยให้มั่นใจได้ว่าผู้คนจะไม่ถูกล่อลวงให้ "ทำงานหลายอย่างพร้อมกันในการประชุมเสมือนจริงและมุ่งเน้นเช่นเดียวกับที่พวกเขาทำในสถานที่จริง กระตุ้นให้พนักงาน "ทำงานให้ดัง" และเตือนให้พวกเขาสื่อสารมากเกินไปเกี่ยวกับสิ่งที่พวกเขากำลังทำ เพื่อให้มั่นใจว่าทุกคนรู้ว่าอะไร คนอื่นๆ กำลังทำเพื่อให้แน่ใจว่าโครงการดำเนินไปตามแผน โปรดทราบว่าเมื่อเราผ่านจุดนี้ไปแล้ว วัฒนธรรมต่างๆ อาจไม่เหมือนเดิมอีกต่อไป และเราอาจพบว่าแพลตฟอร์ม การทำงานร่วมกันในแชทกลุ่มเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมสำหรับทีมในการกระจายออกไป วนซ้ำและบันทึกการประชุมแบบเห็นหน้ากันเพื่ออัปเดตที่สำคัญที่สุดเท่านั้นตรงตามข้อกำหนดทางเทคนิค
ข้อกำหนดทางเทคนิคบางอย่างอาจ (อาจ) บรรลุได้ง่ายกว่ามิติทางวัฒนธรรม แต่ถึงกระนั้นเทคโนโลยีก็มีความสำคัญต่อความสำเร็จ ในการเริ่มต้น ถึงเวลาเปลี่ยน "เดสก์ท็อป" (คอมพิวเตอร์ที่ไม่ใช่แล็ปท็อป) ด้วยแล็ปท็อปสำหรับพนักงานทุกคนที่ใช้แล็ปท็อป แล็ปท็อปสมัยใหม่มีประสิทธิภาพพอๆ กับแล็ปท็อปขนาดใหญ่สำหรับงานส่วนใหญ่ ผู้ใช้ควรได้รับหูฟัง (ควรมีปุ่มปิดเสียงและตัดเสียงรบกวน) เพื่อโทรออก เนื่องจากหูฟังในตัวมักจะให้ประสบการณ์การประชุมที่ไม่ดีสำหรับทุกคน ดังที่ได้กล่าวไปแล้ว ความต้องการจะต้องมีอยู่ในตอนนี้ ดังนั้นจึงอาจเป็นการตัดสินใจในระยะยาว การเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่เชื่อถือได้เป็นสิ่งสำคัญ บริษัทที่จ่ายเงินสำหรับสิ่งนี้ในนามของพนักงานควรพิจารณาคำขออัปเกรดเป็นแพ็คเกจที่ดีกว่า และโดยเฉพาะอย่างยิ่งแพ็คเกจที่มีความเร็วในการดาวน์โหลดที่ดีกว่า การเชื่อมต่อที่ใกล้เคียงกับสมมาตรมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้จะมอบประสบการณ์ที่ดีขึ้นสำหรับทุกคน ซอฟต์แวร์และบริการเป็นข้อพิจารณาที่สำคัญเช่นกัน ในขณะนี้ มีหลายบริษัทที่สามารถ "รับมือ" หรือทดลองใช้โซลูชันต่างๆ ไม่ใช่กลยุทธ์ระยะยาวที่ใช้การได้แม้ว่าจะพบบทเรียนสำคัญบางอย่างแล้ว คำถามสำคัญที่ต้องถามคือ:- ผู้ใช้สามารถเข้าถึงแอปพลิเคชันทางธุรกิจทั้งหมดที่พวกเขาต้องการได้หรือไม่
- การเข้าถึงระยะไกลของคุณปลอดภัยและปรับขนาดได้หรือไม่?
- เครื่องมือและแพลตฟอร์มทั้งหมดได้รับการปรับให้เข้ากับจำนวนผู้ใช้พร้อมกันที่อาจเกิดขึ้นหรือไม่
- มีแพลตฟอร์มที่ใช้งานได้สำหรับการโทรและการประชุมแล้วหรือยัง?