วิธีการทำงานของเราพัฒนาไปเรื่อย ๆ ทำให้พนักงานมีความยืดหยุ่นมากขึ้นและมีช่องทางการสื่อสารมากขึ้นกว่าเดิม แต่ด้วยช่องทางที่มากขึ้นในการประสานงานและทำงานร่วมกันข้อมูลจะถูกแยกส่วนระหว่างแอปพลิเคชันและแพลตฟอร์มทางธุรกิจที่แตกต่างกันมากขึ้น ผลลัพธ์: ความรับผิดชอบไม่ชัดเจนมีการแบ่งงานและพนักงานพยายามติดตามการแจ้งเตือนที่ไม่สิ้นสุด
เกี่ยวกับผู้แต่ง Robbie O'Connor ผู้จัดการ EMEA ที่ Asana นอกจากนี้ ยังเป็นความท้าทายที่เกิดจากระบบที่ล้าสมัย เช่น อีเมล ที่ทำให้ข้อมูลและเอกสารสำคัญติดอยู่ในเธรดการสนทนา หรือไม่สามารถเข้าถึงได้สำหรับทั้งทีม การขาดความโปร่งใสนี้หมายความว่าพนักงานถูกบังคับให้ใช้เวลาหลายชั่วโมงต่อสัปดาห์ในการค้นหาข้อมูล และเสียเวลาอันมีค่าไปกับการพยายามอัปเดตตัวเอง
พนักงานทุกขนาดธุรกิจ ในทุกอุตสาหกรรม ใช้เวลาหลายชั่วโมงในการประชุมที่ไม่จำเป็น ตอบอีเมล ตอบข้อความอีเมล ค้นหาเอกสารและไฟล์ และพยายามทำซ้ำ Work Anatomy Index ของเราพบว่าพนักงานที่มีความรู้ทั่วโลกคิดว่าพวกเขาใช้เวลาหนึ่งในสามในการทำงาน แต่ในความเป็นจริงแล้ว พวกเขาใช้เวลาเกือบสองเท่ากับงานที่มีคุณค่าต่ำและทำซ้ำๆ ซึ่งรวมถึงการวิจัยข้อมูล การประชุม และการสื่อสาร ในที่ทำงาน การสำรวจเดียวกันพบว่าประสิทธิภาพของพนักงาน (39%) และการรักษาพนักงาน (33%) ได้รับผลกระทบมากที่สุดจากองค์กรที่ไม่ได้จัดการปริมาณงานอย่างมีประสิทธิภาพ แม้ว่างานบางงานอาจไม่มีมูลค่าสูง แต่ก็มีวิธีต่างๆ ในการลดจำนวนงานที่ไม่เกิดผลหรืองานซ้ำๆ ที่คุณทำในแต่ละวัน รวมถึงการลดการประชุมที่ไม่จำเป็นให้เหลือน้อยที่สุดหรือทำให้งานซ้ำๆ โดยอัตโนมัติ การชี้แจงวิธีจัดลำดับความสำคัญของงานโดยพิจารณาจากสิ่งที่จะนำมูลค่าทางธุรกิจมาให้มากที่สุดเป็นอีกวิธีที่ดีในการปรับปรุงประสิทธิภาพและเพิ่มประสิทธิภาพ ที่อาสนะ เราใช้ประโยชน์จากโครงสร้างที่เรียกว่า "ปิรามิดแห่งความกระจ่าง" เพื่อให้ทุกคนมีเป้าหมายระดับสูงและวัตถุประสงค์ของงานในแต่ละวันที่พวกเขาทำ และผลลัพธ์ที่เป็นรูปธรรมที่งานแต่ละชิ้นควรได้รับ วัตถุประสงค์ระดับสูงเหล่านี้ควรป้อนเข้าเป็นส่วนหนึ่งของวัตถุประสงค์ระยะสั้น ซึ่งเป็นการสร้างรากฐานที่มั่นคงซึ่งช่วยให้ผู้จัดการสามารถให้วิสัยทัศน์ที่ชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่ต้องเกิดขึ้นและเมื่อใด
เทคโนโลยีกำหนดวิธีการทำงานของเราอย่างไร? ข้อดีข้อเสียคืออะไร?
ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา เราได้เห็นแอปและซอฟต์แวร์มากมายที่ออกแบบมาเพื่อช่วยให้พนักงานปรับปรุงการสื่อสารและการทำงานร่วมกัน นี่แสดงถึงความท้าทายและโอกาสสำหรับองค์กรและพนักงาน แม้ว่าการใช้แอปและเครื่องมือใหม่ๆ มักจะเป็นโซลูชันที่สมบูรณ์แบบในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน แต่จะมีประสิทธิภาพพอๆ กับทีมที่ใช้งานเท่านั้น จากมุมมองของพนักงาน สิ่งสำคัญคือต้องควบคุมการแจ้งเตือนของคุณ ไม่เช่นนั้นพวกเขาจะควบคุมคุณในที่สุด การแจ้งเตือนที่ปิดหรือเปิดไว้บางส่วนสำหรับโปรเจ็กต์บางโปรเจ็กต์สามารถช่วยจำกัดสิ่งรบกวนสมาธิในที่ทำงาน และช่วยให้คุณปิดการแจ้งเตือนได้หลังจากที่คุณออกไปแล้วในวันนั้น บริษัทที่สร้างซอฟต์แวร์ที่เราใช้สำหรับงานของเราต้องการให้แน่ใจว่าผู้ใช้สามารถ "ปิดตัวลง" ได้ ที่ Asana เรากำลังปรับปรุงการแจ้งเตือนบนมือถือและเว็บ ทำให้ลูกค้าสามารถควบคุมวิธีการและเวลาที่รับการแจ้งเตือนได้มากขึ้น บริษัทควรพยายามกำหนดวิธีการและเวลาในการใช้เครื่องมือ โดยระบุว่าพวกเขาจะบูรณาการหรือแทนที่กระบวนการที่มีอยู่ และผลลัพธ์ที่ต้องการควรเป็นอย่างไรสำหรับแต่ละบุคคล หากไม่คำนึงถึงสิ่งเหล่านี้ ความโกลาหลจะเกิดขึ้น ส่งผลให้ทีมต้องดิ้นรนกับกระบวนการที่แตกต่างกันและเวิร์กโฟลว์ที่ไม่ปะติดปะต่อกัน
องค์กรสามารถจัดการกระบวนการของแต่ละบุคคลและทีมอย่างมีประสิทธิผลเพื่อลดความซ้ำซ้อนในการทำงานได้อย่างไร?
ความซ้ำซ้อนของงานโดยทั่วไปเป็นผลมาจากการขาดการมองเห็นไม่ว่าจะในระดับของแต่ละทีมหรือแผนกต่างๆ มากกว่า 10% ของวันพนักงาน (4 ชั่วโมง 38 นาทีต่อสัปดาห์) ถูกใช้ไปกับงานที่ทำเสร็จแล้ว นี่แสดงถึงความพยายามซ้ำซ้อนมากกว่า 200 ชั่วโมงและสูญเสียประสิทธิภาพในแต่ละปี นี่เป็นผลลัพธ์ที่น่าประหลาดใจเมื่อมีข้อมูลและเอกสารสำคัญมากมายเชื่อมโยงกับอีเมลหรือฝังอยู่ในกระทู้ เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหานี้ องค์กรควรพยายามใช้เครื่องมือที่ให้ความโปร่งใสมากขึ้น เช่น บริการแชร์ไฟล์ ซึ่งทำให้ผู้จัดการและพนักงานขององค์กรเข้าถึงไฟล์และข้อมูลได้มากขึ้น . ความโปร่งใสที่เพิ่มขึ้นสามารถส่งเสริมให้พนักงานมีความรับผิดชอบต่องานที่พวกเขาทำมากขึ้น ซึ่งจะทำให้ทีมทำงานร่วมกันได้ง่ายขึ้น
เหตุใดระบบอัตโนมัติจึงมีความสำคัญในการปรับปรุงการมีส่วนร่วมของพนักงานและบรรลุผลทางธุรกิจที่ดีขึ้น
เราอาศัยอยู่ในสภาพแวดล้อมการทำงานที่เป็นสากลและเป็นพลวัตมากขึ้น และเพื่อที่จะก้าวให้ทันและรักษาความสามารถในการแข่งขัน จึงจำเป็นอย่างยิ่งที่บริษัทและพนักงานจะต้องใช้กระบวนการและเทคโนโลยีที่ช่วยพวกเขา ทำงานอย่างชาญฉลาดมากขึ้น ไม่ใช่หนักขึ้น เพื่อให้ก้าวทัน บริษัทต่างๆ ควรพยายามเพิ่มการนำเครื่องมืออัตโนมัติมาใช้ เพื่อลดหรือลดจำนวนงานที่ทำซ้ำหรือมีมูลค่าต่ำจากวันทำงาน และให้เวลาพนักงานมุ่งเน้นไปที่งานที่พวกเขาได้รับการว่าจ้างให้ทำ . สิ่งนี้ไม่เพียงแต่จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพเท่านั้น แต่ยังช่วยให้พนักงานมีการลงทุนมากขึ้นว่างานที่พวกเขาทำมีส่วนช่วยให้บรรลุเป้าหมายทางธุรกิจที่ก้าวหน้าได้อย่างไร