การประชุมไม่ทำงาน
หรืออย่างน้อยที่สุด การประชุมพนักงานส่วนใหญ่เป็นผลิตภัณฑ์ที่เสียเวลาและทำลายประสิทธิภาพการทำงาน ซึ่งขัดขวางความคิดสร้างสรรค์ด้วยความคิดที่หลอกลวงหรือหลอกลวง
ก่อนการแพร่ระบาดและการย้ายไปยังงานระยะไกลและแบบผสมครั้งใหญ่ การประชุมมีปัญหาอยู่แล้ว
เราเคยเห็นการประชุมล้มเหลว
การประชุมคณะกรรมการส่วนใหญ่เป็นผลมาจากนโยบายให้มีการประชุมพนักงาน "อัปเดต" เป็นประจำทุกสัปดาห์ หรือเป็นผลจากการผัดวันประกันพรุ่ง เราไม่สามารถตัดสินใจได้ในขณะนี้ ดังนั้นเรามากำหนดเวลาการประชุมกันดีกว่า เมื่อความคิดริเริ่ม ปัญหา หรือแนวคิดใหม่ๆ สร้างแรงบันดาลใจในการดำเนินการ และการวางแผนการประชุมก็ให้ความรู้สึกเหมือนเป็นการกระทำ
เมื่อการประชุมเริ่มต้นขึ้น สายตาจะหรี่ลง และผู้เข้าร่วมประชุมบางคนเริ่มที่จะถอนตัวออกจากการสนทนาขณะที่พวกเขาแสร้งทำเป็นให้ความสนใจ (คนอื่นไม่แม้แต่จะเสแสร้ง การติดหน้าจอแล็ปท็อปหรือโทรศัพท์ระหว่างการประชุมเป็นเรื่องปกติมากขึ้นเรื่อยๆ หรือเป็นที่ยอมรับได้
การประชุมมักถูกครอบงำโดยผู้แสวงหาความสนใจ นักปีนเขา คนพาหิรวัฒน์ และการพูดคุยไม่รู้จบ ในทางตรงกันข้าม คนอื่นๆ ส่วนใหญ่ยังคงนิ่งเงียบโดยมีความสัมพันธ์เพียงเล็กน้อยหรือไม่มีเลยระหว่างการพูดอะไรกับการมีบางสิ่งที่จะพูด
การประชุมระงับความคิดสร้างสรรค์ ส่วนใหญ่จบลงด้วยความไม่ชัดเจน ไม่มีเป้าหมาย กำหนดเวลา หรือการมอบหมายที่ชัดเจน
และพนักงานก็เกลียดพวกเขา
พนักงานหลายคนมองว่าการประชุมไม่ใช่งาน แต่เป็นการพักงาน เป็นเวลาพบปะสังสรรค์ “การประชุมถือเป็นสิ่งสำคัญเมื่อคุณไม่ต้องการทำอะไรเลย” นักเศรษฐศาสตร์ John Kenneth Galbraith เคยกล่าวไว้
การแก้ไขปัญหา? ควบคุมการประชุมของคุณ ผู้เชี่ยวชาญบอกเรา
คุณเคยได้ยินคำแนะนำของการประชุม
เริ่มตรงเวลาและแก้ไขผู้ที่มาสาย จัดทำวาระการประชุมไม่เกินสามรายการและยึดตามนั้น ระบุวัตถุประสงค์ของการประชุมล่วงหน้า หยุดหายใจยาวแล้วกดความเงียบเพื่อพูด ห้ามโทรศัพท์และแล็ปท็อป ไม่อนุญาตให้มีงานที่ไม่ประชุมระหว่างการประชุม
สุดท้าย ให้จบการประชุมตรงเวลาแม้ว่าแผนจะยังไม่สมบูรณ์
กล่าวอีกนัยหนึ่ง การประชุมเป็นการเสียเวลามหาศาล เว้นแต่คุณจะใช้มาตรการที่รุนแรงเพื่อบังคับจิตใจ ร่างกาย และความคิดของพนักงานของคุณให้เข้าสู่ระบบที่ยึดตามกฎที่เข้มงวด
การชุมนุมที่มีการควบคุมดังกล่าวหายากแต่เป็นไปได้ และแล้วการปฏิวัติของการประชุม Zoom ที่ทำงานจากระยะไกลก็เกิดขึ้น การประชุมทางวิดีโอยุติความสามารถในการบังคับใช้คำสั่งแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดบางรายการจากการประชุมครั้งก่อน
ดังนั้น แทนที่จะห้ามอุปกรณ์ที่มีหน้าจอ ตอนนี้จำเป็น
ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถฟังหรือปิดเสียงการประชุมได้ พวกเขาอาจจะให้ความสนใจหรือเล่นโป๊กเกอร์ออนไลน์
แต่กิจกรรมทางจิตที่น่าจะเป็นไปได้มากที่สุดระหว่างการโทรด้วย Zoom อาจเป็นการดูถูกตัวเองและเน้นที่รูปลักษณ์ งานวิจัยเผย
การรวมปัญหากับการประชุม ตารางการทำงานที่ยืดหยุ่น และโลกาภิวัตน์ของพนักงานทำให้เป็นไปไม่ได้ที่จะรวมทุกคนพร้อมกันในการประชุมเดียวกัน
การประชุมก็เหมือนทีวี: พวกเขาเคยต้องการการมีส่วนร่วมแบบเรียลไทม์หรือคุณพลาดไป ตอนนี้ทุกคนฟังตารางเวลาของตัวเอง
อย่างไรก็ตาม เรายังคงมีการประชุมหลายครั้งเนื่องจากเป็นนิสัยและคิดเพ้อฝัน
นั่นคือเหตุผลที่ถึงเวลาที่จะแทนที่การประชุมส่วนใหญ่ด้วยมาตรฐานและเทคโนโลยีใหม่ ๆ ที่มอบประโยชน์ของการประชุมที่ราบรื่น
เทคโนโลยีมีอยู่แล้ว
ถึงเวลาประเมินโซลูชันการสื่อสารแบบบูรณาการภายในองค์กรของคุณที่สมเหตุสมผลและลดความขัดแย้งของการสื่อสารภายใน ตัวอย่างเช่น แทนที่การประชุมทางวิดีโอด้วยวิดีโออะซิงโครนัสและสื่ออื่นๆ
การสร้างมาตรฐานใหม่เป็นส่วนที่ยากที่สุด
แต่โดยทั่วไปแล้ว มีความเป็นไปได้ที่จะใช้โซลูชันแบบอะซิงโครนัสกับการวิจัยที่ดีและรวมเข้ากับเครื่องมืออื่นๆ (เช่น การวางแผน การทำงานร่วมกันในโครงการ เป็นต้น)
การแก้ปัญหาความเหนื่อยหน่ายในการประชุมและการสื่อสารภายในเริ่มต้นด้วยการตระหนักว่าการประชุมมักจะเป็นการเสียเวลาและเงินเปล่า และเป็นสาเหตุที่แท้จริงของความไม่พอใจของพนักงาน
ฉันจะพูดอีกครั้ง: การประชุมไม่ทำงานอีกต่อไป
เครื่องมือสื่อสารภายในแบบอะซิงโครนัสทำได้ ถึงเวลายกเลิกการประชุม ล้างปฏิทิน และใช้เทคโนโลยีใหม่ที่มีให้
และคุณไม่จำเป็นต้องมีการประชุมเพื่อตัดสินใจอย่างแน่นอน
ลิขสิทธิ์ © 2022 IDG Communications, Inc.