การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์เป็นวิธีที่ดีที่สุดในการทำธุรกิจ ราคาถูกกว่า เร็วกว่า ผิดพลาดน้อยกว่า โดยรวมเข้ากับกระบวนการทางบัญชีของคุณโดยตรง และเป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อมมากกว่าการออกใบแจ้งหนี้แบบกระดาษและแบบดิจิทัล อุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ที่เชื่อมต่อกับอินเทอร์เน็ตมีมากมาย ดังที่ได้กล่าวไปแล้ว เป็นไปได้มากกว่าที่การดำเนินการและกระบวนการบางอย่างที่ปกติจะทำด้วยตนเองจะถูกใช้คอมพิวเตอร์ การใช้กระบวนการแบบแมนนวลด้วยคอมพิวเตอร์มักจะทำให้ธุรกิจของคุณคล่องตัวขึ้น และช่วยให้คุณดำเนินการได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด และการจัดส่งใบแจ้งหนี้ก็ไม่มีข้อยกเว้น
ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์คืออะไร?
ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์เป็นแบบอิเล็กทรอนิกส์ตลอดวงจรชีวิต หมายความว่าการสร้าง การจัดส่ง การชำระเงิน และการบัญชีการเงินทั้งหมดทำผ่านระบบคอมพิวเตอร์แบบ end-to-end อย่างไรก็ตาม ไม่ควรสับสนกับใบแจ้งหนี้ดิจิทัล ซึ่งเป็นเพียงใบแจ้งหนี้กระดาษที่สแกนแล้ว ซึ่งอาจอยู่ในรูปแบบ .PDF ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์แตกต่างจากใบแจ้งหนี้ดิจิทัลเนื่องจากต้องใช้พนักงานที่เป็นมนุษย์ในการบันทึกข้อมูลในใบแจ้งหนี้ ซึ่งเป็นกระบวนการที่ทำด้วยมือ ไม่ใช่กระบวนการอิเล็กทรอนิกส์/คอมพิวเตอร์ทั้งหมด แม้ว่าคำทั่วไปคือ "ใบแจ้งหนี้" แต่ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์หรือใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์หมายถึงใบสั่งซื้ออิเล็กทรอนิกส์ทั้งหมด ใบเพิ่มหนี้ ใบลดหนี้ เงื่อนไขการชำระเงินและคำสั่ง และใบสำคัญการชำระเงิน รวมถึงใบแจ้งหนี้ โดยทั่วไปแล้ว ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์คือ ส่งเป็นไฟล์ .XML หรือ .CSV อย่างไรก็ตาม ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์สามารถมาในรูปแบบไฟล์หรือเว็บฟอร์มได้หลายรูปแบบ ตัวอย่างเช่น CurrencyPay เสนอพอร์ทัลการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่ผู้ใช้ส่งใบแจ้งหนี้ทางอีเมลพร้อมลิงก์การชำระเงินที่ฝังอยู่ ลิงก์เหล่านี้ช่วยให้คุณชำระค่าใช้จ่ายได้ในคลิกเดียวประโยชน์ของการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์
เมื่อคุณเปรียบเทียบการเรียกเก็บเงินแบบไร้กระดาษกับการเรียกเก็บเงินแบบดั้งเดิมแบบกระดาษหรือการเรียกเก็บเงินแบบดิจิทัล ซึ่งจริงๆ แล้วเป็นการเรียกเก็บเงินแบบกระดาษ คุณจะเห็นว่าการเรียกเก็บเงินแบบไร้กระดาษมีประสิทธิภาพดีกว่าวิธีการเรียกเก็บเงินแบบดั้งเดิมในหลายๆ ด้านของประสิทธิภาพ: ต้นทุน การใช้บิลอิเล็กทรอนิกส์ช่วยให้คุณประหยัดเงินได้มากเมื่อเทียบกับกระดาษ และใบแจ้งหนี้ดิจิทัล เมื่อใช้ใบแจ้งหนี้ดิจิทัล คุณจะไม่ต้องจ่ายค่ากระดาษที่พิมพ์ใบแจ้งหนี้หรือค่าไปรษณีย์ที่จำเป็นในการส่งใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้าของคุณอีกต่อไป เมื่อพูดถึงใบแจ้งหนี้ดิจิทัล ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์จะช่วยคุณประหยัดเงินเพราะจะใช้เวลาน้อยลงในการป้อนข้อมูลของคุณลงในสมุดบัญชี ใบแจ้งหนี้ดิจิทัลกำหนดให้พนักงานต้องป้อนข้อมูลเสมอ ซึ่งเป็นงานที่น่าเบื่อซึ่งพนักงานต้องจ่าย (เวลาก็เงิน!) ตัวอย่างเช่น ในปี 2013 กระทรวงการคลังสหรัฐประเมินว่าหากมีการใช้ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ในสำนักงานของรัฐบาลกลางทุกแห่ง จะสามารถลดค่าใช้จ่ายลง 50% และประหยัดเงินได้ 450 ล้านยูโรต่อปี และมีแนวโน้มว่าสถิติเหล่านี้จะเพิ่มขึ้นตั้งแต่รายงาน . ได้รับการเผยแพร่ (2013) ประสิทธิผล ผู้ใช้การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์โดยทั่วไปพบว่าการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ทำให้ธุรกิจและลูกค้าของพวกเขามีประสิทธิภาพและง่ายขึ้น ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์สามารถทำงานโดยอัตโนมัติเพื่อส่งใบแจ้งหนี้ที่เกิดซ้ำ ลูกค้าของคุณสามารถชำระเงินได้ด้วยการคลิกเมาส์ และตามกฎแล้ว ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์จะถูกโอนโดยตรงไปยังบัญชีแยกประเภทของคุณ ซึ่งช่วยลดข้อมูลที่ใช้เวลานาน บางครั้งขั้นตอนการเข้าแพง เมื่อ Kevin Halverson ซีอีโอของ Vantage Finance เริ่มใช้การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ภายในบริษัทของเขา เขาพบว่ากระบวนการเรียกเก็บเงินของเขามีประสิทธิภาพมากขึ้น "เป้าหมายคือการทำให้ธุรกิจและผู้บริโภคสามารถจัดหาเงินทุนและเคลื่อนย้ายเงินได้ง่ายขึ้น" Halverson กล่าว "และคุณสมบัติการเรียกเก็บเงินทางอิเล็กทรอนิกส์ของ Currency ทำให้ Vantage ตระหนักถึงสิ่งนี้: 'แทนที่จะโทรหาลูกค้าแต่ละรายของฉันและรวบรวมข้อมูลบัตร ตอนนี้ฉันสามารถส่งใบแจ้งหนี้ที่ลูกค้าของฉันสามารถชำระและดำเนินการได้' โดยตรงทางอีเมล " จากข้อมูลของ Halverson การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ได้ปรับปรุงกระบวนการเรียกเก็บเงินโดยลดขั้นตอนและใช้ประโยชน์จากวิธีการสื่อสารในชีวิตประจำวัน (อีเมล) เพื่อทำให้กระบวนการเรียกเก็บเงินเป็นมิตรกับผู้ใช้มากขึ้น
(รูปภาพ: © เครดิตรูปภาพ: Pixabay) ความเร็ว ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์สามารถส่ง รับ ชำระเงิน และชำระได้เร็วกว่ากระดาษและวิธีการออกใบแจ้งหนี้ดิจิทัลหลายเท่า ความเร็วที่กระบวนการเหล่านี้เกิดขึ้นสามารถลดเวลาที่ใช้ในการรวมข้อมูลใบแจ้งหนี้เข้ากับระบบบัญชีของคุณได้อย่างมาก บ่อยครั้ง ข้อมูลจากรูปแบบ e-invoice จะถูกดาวน์โหลดหรือซิงค์โดยอัตโนมัติกับระบบบัญชีของคุณ ซึ่งช่วยลดเวลา (และค่าใช้จ่าย) ที่พนักงานต้องป้อนข้อมูลด้วยตนเอง ความถูกต้อง ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์มีแนวโน้มที่จะถูกต้องกว่าใบแจ้งหนี้กระดาษและดิจิทัล เมื่อใช้ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ กระบวนการเรียกเก็บเงินจะมีขั้นตอนน้อยลง จึงมีอุปสรรคน้อยลง เมื่อพนักงานมีหน้าที่รับผิดชอบในการป้อนและส่งข้อมูล เช่น วิธีการเรียกเก็บเงินแบบดิจิทัลและแบบกระดาษ ข้อผิดพลาดอาจเกิดขึ้นได้ในหลายขั้นตอน เช่น เมื่อสร้างใบแจ้งหนี้ ชำระเงินให้ลูกค้า และการป้อนข้อมูล แต่เมื่อคุณใช้ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ มีจุดเดียวที่อาจเกิดข้อผิดพลาดได้: ระหว่างการสร้างใบแจ้งหนี้ครั้งแรก โดยทั่วไป การใช้ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์จะช่วยลดความเสี่ยงของข้อผิดพลาดในกระบวนการเรียกเก็บเงินและในสมุดบัญชีของคุณ เป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อม การใช้ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์นั้นดีต่อสิ่งแวดล้อมมากกว่าการใช้ใบแจ้งหนี้ที่เป็นกระดาษ เป็นที่ทราบกันดีว่าการผลิตผลิตภัณฑ์กระดาษมีส่วนสำคัญในการตัดไม้ทำลายป่า ด้วยเหตุนี้ การใช้วิธีการออกใบแจ้งหนี้แบบไร้กระดาษจะแสดงให้เห็นว่าบริษัทของคุณมีความรับผิดชอบต่อสังคมในการอนุรักษ์สิ่งแวดล้อม