วิธีสร้างพื้นที่ทำงานดิจิทัล

วิธีสร้างพื้นที่ทำงานดิจิทัล 
            Debido a que una estrategia de trabajo remoto segura se ha vuelto esencial para la resiliencia empresarial, las organizaciones de TI están pensando cada vez más en crear lugares de trabajo digitales.  Pero eso significa más que habilitar el trabajo remoto a través de VPN, usar verificaciones de identidad e implementar aplicaciones basadas en la nube.
นอกจากนี้ยังหมายถึงการออกแบบกลยุทธ์ที่คำนึงถึงความต้องการของพนักงาน โดยไม่คำนึงถึงสถานที่ตั้ง เพื่อให้ธุรกิจดำเนินไปได้อย่างราบรื่น ในขณะที่ธุรกิจต่างๆ ทั่วโลกสงสัยว่าสถานที่ทำงานจะเป็นอย่างไรหลังการแพร่ระบาด สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจความแตกต่างระหว่างสถานที่ทำงานดิจิทัลกับสถานที่ทำงานดิจิทัล ไม่เหมือนกัน. และไม่ว่าบริษัทต่างๆ คาดว่าจะกลับมาทำงานที่สำนักงานเต็มรูปแบบ ต้องการพนักงานที่ทำงานจากระยะไกลโดยสมบูรณ์ หรืออะไรก็ตามระหว่างนั้น เช่น “สถานที่ทำงานแบบผสมผสาน” ปัญหาพื้นฐานที่พวกเขาเผชิญในการกำหนดกลยุทธ์ก็ยังคงเหมือนเดิม ต่อไปนี้เป็นภาพรวมของปัญหาที่บริษัทต่างๆ มีแนวโน้มที่จะเผชิญ

การกำหนดพื้นที่ทำงานดิจิทัล

บริษัทวิจัย IDC และ Gartner มีคำจำกัดความเกี่ยวกับสถานที่ทำงานดิจิทัลเป็นของตัวเอง แม้ว่าทั้งสองจะเห็นพ้องกันว่าการตัดสินใจด้านเทคโนโลยีเพียงอย่างเดียวไม่ได้รับประกันความสำเร็จ องค์ประกอบอื่น ๆ หากไม่นำมาพิจารณาอาจทำให้เกิดความล้มเหลวได้ Gartner ให้คำจำกัดความ "สถานที่ทำงานดิจิทัล" ว่าเป็น: กลยุทธ์ทางธุรกิจที่ใช้ประโยชน์จากสภาพแวดล้อมการทำงานที่น่าดึงดูดและใช้งานง่าย เพื่อเพิ่มความสามารถด้านดิจิทัลของพนักงาน - ความทะเยอทะยานและความสามารถในการใช้เทคโนโลยีเพื่อเพิ่มขีดความสามารถทางธุรกิจ สถานที่ทำงานดิจิทัลและผู้บริหารจัดการสถานที่ดังกล่าวจะกำหนดอนาคตของการทำงาน คำจำกัดความของสถานที่ทำงานดิจิทัลของ IDC นั้นกระชับยิ่งขึ้น: สภาพแวดล้อมการทำงานที่เชื่อมต่อและปลอดภัย โดยไม่ขึ้นกับสถานที่หรือเวลา ในทั้งสองกรณีเป้าหมายคือเพื่อให้แน่ใจว่าคนงานมีความสามารถ (และปรารถนา) ที่จะใช้เทคโนโลยีดิจิทัลในการทำงานโดยไม่คำนึงถึงสภาพแวดล้อม พื้นที่ทำงานดิจิทัลไม่เหมือนกับพื้นที่ทำงานดิจิทัล แนวทางแรกคือแนวทางที่ครอบคลุมในการจัดหาสภาพแวดล้อมที่ทุกคนสามารถทำงานร่วมกันและทำงานให้สำเร็จได้ ส่วนหลังมุ่งเน้นไปที่เทคโนโลยีที่จำเป็นสำหรับสิ่งนี้เท่านั้น ไม่น่าแปลกใจที่ผู้จำหน่ายเทคโนโลยียินดีที่จะขายผลิตภัณฑ์ของตนในรูปแบบโซลูชันสถานที่ทำงานดิจิทัลที่สมบูรณ์แบบ แต่ไม่มีผลิตภัณฑ์หรือบริการใดที่นำเสนอพื้นที่ทำงานดิจิทัลที่สมบูรณ์แบบ ในการดำเนินการนี้ บริษัทต่างๆ จำเป็นต้องมีเครื่องมือและกระบวนการที่หลากหลายที่เชื่อมโยงเข้าด้วยกันด้วยกลยุทธ์ที่สอดคล้องกัน ในเดือนเมษายน พันธมิตรซัพพลายเออร์ 10 รายกำหนดองค์ประกอบแปดประการที่จำเป็นสำหรับพื้นที่ทำงานดิจิทัล ได้แก่ สำนักงานเสมือน แอปพลิเคชันเสมือน ปลายทางที่ปลอดภัย เครื่องมือการทำงานร่วมกัน การเมืองและการจัดการ การวิเคราะห์ การเฝ้าติดตาม และการทดสอบ การจัดการการพิมพ์ และความปลอดภัย แม้ว่าองค์ประกอบเหล่านี้จะเกี่ยวข้องกับเทคโนโลยีเท่านั้น คำแนะนำต่างๆ ก็เป็นจุดเริ่มต้นที่มีประโยชน์ อย่างไรก็ตาม สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่าสถานที่ทำงานดิจิทัลเป็นการผสมผสานระหว่างองค์ประกอบหลักสามประการ: พื้นที่ ไม่ว่าจะเป็นสำนักงาน โฮมออฟฟิศ หรือพื้นที่ที่ใช้ร่วมกัน เทคโนโลยี; และวัฒนธรรม (CIO.com ซึ่งเป็นสิ่งพิมพ์ในเครือของ IDG ได้สรุปข้อควรพิจารณาเชิงกลยุทธ์ 10 ข้อสำหรับการสร้างสถานที่ทำงานดิจิทัล และเรื่องราวของ Computerworld นี้จะตรวจสอบเทคโนโลยีหลักสำหรับการเปิดใช้งานการทำงานแบบผสมผสาน ซึ่งเป็นส่วนสำคัญของกลยุทธ์สถานที่ทำงานดิจิทัล) ที่ฝ่ายไอทีจะต้องจัดเตรียมให้ .) “องค์กรต่างๆ ต้องใช้แนวทางแบบองค์รวมและบูรณาการซึ่งรวมถึงการเสริมที่เปิดใช้งานและยอมรับเพื่อนร่วมงานดิจิทัลใหม่ๆ เช่น ปัญญาประดิษฐ์ กระบวนการอัตโนมัติของหุ่นยนต์ (RPA) ความเป็นจริงเสริม และความเป็นจริงเสมือน ฯลฯ - และวัฒนธรรมการทำงานที่ส่งเสริมความมุ่งมั่นและการเสริมสร้างศักยภาพของพนักงาน สอดคล้องกับทักษะด้านดิจิทัล นอกเหนือจากพื้นที่ทำงาน” หลุยส์ ฟรานซิส ผู้อำนวยการฝ่ายวิจัยของ IDC กล่าว

สถานที่ทำงานดิจิทัลเริ่มต้นด้วยสภาพแวดล้อมการทำงานแบบผสมผสานที่ดี

ในปี 2020 การแพร่ระบาดของโควิด-19 ได้เร่งการนำเทคโนโลยีและอุปกรณ์มาใช้เพื่อรองรับสภาพแวดล้อมการทำงานที่ยืดหยุ่น และช่วยให้ผู้คนสามารถทำงานได้จากทุกที่ ข้อมูลดังกล่าวแสดงให้เห็นว่าไม่เพียงแต่องค์กรเท่านั้นที่สามารถพึ่งพาพนักงานที่ทำงานจากระยะไกลได้ แต่ธุรกิจต่างๆ จะต้องเตรียมพร้อมสำหรับการหยุดชะงักที่ไม่คาดคิด การทำงานแบบผสมผสาน ซึ่งเป็นเสาหลักของสถานที่ทำงานดิจิทัล ควรเป็นเสาหลักของกลยุทธ์ทางธุรกิจในอนาคต ฟรานซิสกล่าว “อาจกล่าวได้ว่ามีบางตำแหน่งหรือบางอุตสาหกรรมที่การทำงานจากระยะไกลมีความเกี่ยวข้องน้อยลงหรือไม่จำเป็นเนื่องจากข้อกำหนดของการต้องอยู่ที่ไซต์งาน ไม่ว่าในกรณีใด การสะท้อนจะต้องกระทำจากมุมมองของความยืดหยุ่นหรือความต่อเนื่องของบริษัท “กล่าวอีกนัยหนึ่ง ข้อยกเว้นไม่ควรเป็นอุปสรรคต่อความยืดหยุ่นที่จำเป็นในการสร้างสถานที่ทำงานดิจิทัล สำหรับ CIO ส่วนใหญ่ เป็นที่ชัดเจนว่าสถานที่ทำงานแบบผสมผสานจะยังคงอยู่ต่อไป Tay กล่าว การทำให้แนวคิดนี้มีความสำคัญมากขึ้น และเทคโนโลยีที่พวกเขาเลือกจะต้อง ตอบสนองความต้องการของพนักงานหากบริษัทต้องการรักษาพนักงานไว้ การสำรวจประสบการณ์พนักงานดิจิทัลของ Gartner เมื่อเร็วๆ นี้พบว่าพนักงานที่ชื่นชอบแอปและเทคโนโลยีของตนและใช้งานแอปเหล่านั้น ส่วนหนึ่งเป็นเพราะการแพร่ระบาดของโควิด-19 ทำให้การเปลี่ยนงานง่ายขึ้นด้วยการสัมภาษณ์ทางออนไลน์และการตระหนักว่างานใหม่อาจไม่จำเป็นต้องมีการย้าย ทำให้ยากต่อการรักษาคนที่มีความสามารถ Tay กล่าว การวิจัยล่าสุดของ Gartner ได้แสดงให้เห็นว่าองค์กรที่นำแนวปฏิบัติในสำนักงานมาสู่ผู้ปฏิบัติงานที่บ้าน เช่น การจำลองการปฏิบัติงานนอกสถานที่ การเพิ่มระบบการตรวจสอบ และการเพิ่มจำนวนการประชุม ส่งผลให้ความเหนื่อยล้าของพนักงานรุนแรงขึ้นจริง ๆ การสำรวจพนักงานที่ทำงานแบบผสมผสานในปี 2021 ที่ทำการสำรวจพนักงานมากกว่า 2,400 คนในเดือนมกราคม 2021 พบว่าพนักงานที่ใช้เวลาในการประชุมมากขึ้นตอนนี้มีแนวโน้มที่จะรู้สึกเหนื่อยล้าจากงานมากกว่า 1,24 เท่า โดยรวมแล้ว ความเหนื่อยล้าจากการผสมผสานแนวปฏิบัติขององค์กรเข้ากับสภาพแวดล้อมการทำงานระยะไกลสามารถลดประสิทธิภาพการทำงานลงได้ 33% และพนักงานเหล่านี้มีโอกาสอยู่กับนายจ้างน้อยลงถึง 54%

สิ่งที่ควรพิจารณาเมื่อวางแผนพื้นที่ทำงานดิจิทัล

ก่อนอื่น ลืมเรื่องสำนักงานจริงไปเลย Tay ที่ไม่เชื่อว่าสำนักงานจริงจะมีอนาคตในหลายองค์กรกล่าว (และน่าจะมีบทบาทรองในอีกหลาย ๆ คน) เขาแนะนำให้องค์กรไอทีเลือกเทคโนโลยีที่ยืดหยุ่นและง่ายต่อการบูรณาการ เพื่อให้ธุรกิจสามารถจัดเตรียมกระบวนการและเครื่องมือได้อย่างยืดหยุ่นและง่ายดายยิ่งขึ้น และจัดการการอัพเกรดและการบำรุงรักษาอื่นๆ โดยมีผลกระทบต่อผู้ใช้เพียงเล็กน้อยหรือไม่มีเลย ประสบการณ์ผู้ใช้ก็มีความสำคัญเช่นกัน พนักงานจะต้องมีความสำคัญเป็นอันดับแรก และแผนกไอทีและองค์กรจะต้องพิจารณาว่าพนักงานทำงาน ประพฤติ และใช้เทคโนโลยีอย่างไรให้เกิดประสิทธิผล นอกเหนือจากประสบการณ์ของผู้ใช้แล้ว การหาวิธีทำให้งานเป็นแบบอัตโนมัติผ่าน RPA สามารถมุ่งเน้นที่พนักงานไปที่งานที่มีคุณค่าและคุ้มค่ามากขึ้น โปรดจำไว้ว่า ระบบอัตโนมัติถือเป็นหนทางหนึ่งในการฆ่างาน (แม้ว่าข้อมูลจะไม่ได้แย่ขนาดนั้นก็ตาม) ซึ่งอาจทำลายขวัญกำลังใจและเป็นอันตรายต่อการรักษาพนักงานได้ คุณลักษณะสำคัญของสถานที่ทำงานดิจิทัลคือต้องยอมรับการเปลี่ยนแปลงอย่างต่อเนื่อง Tay กล่าว ไม่ใช่แค่ในด้านเทคโนโลยีเท่านั้น แต่ยังรวมไปถึงการพัฒนาทักษะและกระบวนการด้วย Francis ระบุแง่มุมต่างๆ ของสถานที่ทำงานดิจิทัลที่ IDC พิจารณาว่าจำเป็น: 
<p>Copyright © 2021 IDG Communications, Inc.</p>

คุณอาจสนใจ...