สัปดาห์นี้ฉันได้พูดคุยกับเจนนิเฟอร์ เอ็ดเวิร์ดส์และเคธี่ แมคเคลียรี ผู้เขียนหนังสือเล่มใหม่ชื่อ Bridge the Gap ซึ่งสะท้อนสิ่งที่ฉันได้เรียนรู้เกี่ยวกับการเจรจาต่อรองและการรับมือกับคนยากๆ มากมาย ได้ทันท่วงทีอีกด้วย การระบาดใหญ่ของโควิด-19 ได้ส่งผลกระทบอย่างมีนัยสำคัญต่อผลิตภัณฑ์การประชุมทางวิดีโอ โดยเปลี่ยนผลิตภัณฑ์เหล่านี้ให้เป็นโซลูชันที่จำเป็นสำหรับการสื่อสารทางไกลและการทำงานร่วมกัน แต่การปรับปรุงส่วนใหญ่มุ่งเน้นไปที่การสื่อสาร การเก็บบันทึก และในบางกรณี การจัดการผลิตภาพ ยังได้มีการปรับปรุงกระบวนการทำงานร่วมกันเพียงเล็กน้อย ซึ่งอาจได้รับผลกระทบจากภาวะปกติใหม่ของการทำงานจากที่บ้าน
เราทุกคนต่างรู้จักคนที่มีมุมมองต่างกันซึ่งอาจประสบปัญหาส่วนตัวที่ทำให้พวกเขารับมือได้ยาก ความแตกต่างทางเชื้อชาติหรือวัฒนธรรมอาจทำให้การทำงานร่วมกันและความร่วมมืออย่างมีประสิทธิภาพทำได้ยาก การทำความเข้าใจวิธีเติมช่องว่างเหล่านี้ไม่ใช่ความรู้ทั่วไป และการขาดทักษะด้านมนุษยสัมพันธ์นี้ ประกอบกับวิธีการทำงานทางไกลแบบใหม่ของเรา ส่งผลให้ทีมและโครงการต่างๆ ทำงานผิดปกติ บ่อยเกินไปแล้วที่คนส่วนน้อยแบกภาระของคนจำนวนมาก
ในหนังสือของพวกเขา Bridge the Gap, Edwards และ McCleary เสนอวิธีการหลายวิธีในการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานร่วมกัน เสริมสร้างวิธีการรับรู้ของคุณโดยเพื่อนร่วมงานและผู้บริหาร และลดความเครียดโดยรวม
มาพูดกันเกี่ยวกับเครื่องมือเหล่านี้และวิธีที่พวกเขาจะถูกรวมเข้ากับผลิตภัณฑ์การทำงานร่วมกันในอนาคต
CAPE - สงบ ประเมิน วางแผน ดำเนินการ
เรามักจะทำงานกับคนที่ลำบากไม่ว่าด้วยเหตุผลใดก็ตาม เราโกรธโดยพูดสิ่งที่เราเสียใจทันทีหรือในภายหลัง และเราปล่อยให้อารมณ์ของเราขัดขวางความก้าวหน้า แนวคิดหนึ่งที่ฉันได้เรียนรู้เมื่อต้องรับมือกับปัญหาที่สร้างความเสี่ยงคือ "CAPE" แปลว่า ใจเย็น ประเมิน วางแผน ดำเนินการ เมื่อคุณรับรู้ถึงความเสี่ยงแล้ว ให้คุณสงบสติอารมณ์ คิดเกี่ยวกับปัญหา สร้างแผนเพื่อจัดการกับมัน แล้วดำเนินการตามแผน
แม้ว่าผู้เขียนจะไม่ได้ใช้คำย่อนี้ แต่แนวคิดนี้ก็ยังฝังอยู่ในงานของพวกเขา พวกเขาได้เพิ่มสิ่งที่พวกเขารู้เกี่ยวกับวิธีการทำงานของสมองเพื่อช่วยให้คุณรู้ว่ามีปัญหา และคุณต้องถอยออกมา หายใจเข้า และพัฒนาแผนเพื่อแก้ไขอย่างเป็นระบบ แผนอาจเป็นแค่เดินออกไปหรือวางสาย แต่สิ่งสำคัญคือต้องทำเท่าที่จำเป็น ไม่ใช่เพื่อตอบโต้หรือโกรธ
จะเป็นอย่างไรหากเครื่องมือการทำงานร่วมกันขั้นสูงสามารถเตือนคุณว่าคุณกำลังเริ่มแสดงความเครียดและความโกรธ และแนะนำวิธีคลี่คลายสถานการณ์และเดินหน้าต่อไป อาจเป็นเพียงภาษาง่ายๆ ที่คุณใช้ ตัวอย่างเช่น ผู้เขียนแนะนำว่าอย่าถามใครซักคนว่า "ทำไม" ถึงทำหรือพูดอะไร เพราะสิ่งนี้เสี่ยงที่จะบานปลายไปสู่ความขัดแย้ง ขอให้พวกเขาบอกคุณเกี่ยวกับปัญหาด้วยคำพูดของพวกเขาเอง จากนั้นฟังคำตอบ
กลวิธีนี้เกี่ยวกับการฟังตัวเองมากพอๆ กับการมีส่วนร่วมในลักษณะที่ช่วยให้ผู้อื่นฟังคุณ แพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันในอนาคตจะแนะนำคุณเกี่ยวกับแบบฝึกหัดอัตโนมัติเป็นประจำหรือก่อนการประชุม เพื่อเตือนคุณถึงวิธีที่ดีที่สุดในการหลีกเลี่ยงความขัดแย้งที่ไม่จำเป็น
เรียกร้องความสนใจ อย่าจับเป็นตัวประกัน
การรักษาความสนใจของผู้ชมในระหว่างการพูดหรือการนำเสนออาจเป็นเรื่องยากมาก หลายปีก่อน ตอนที่ฉันทำงานที่ Dataquest บริษัทได้ทำการศึกษาที่สรุปว่าถ้าคุณไม่มีส่วนร่วมกับผู้คนในช่วง 15 นาทีแรก คุณจะสูญเสียผู้ชมและไม่ได้รับมันกลับคืนมา ผู้เขียนคิดและฉันเห็นด้วยว่าเวลาน่าจะใกล้ถึง 5 นาทีแล้วเนื่องจากการรบกวนที่เพิ่มขึ้น คำแนะนำของเขา: เริ่มสุ่มมีส่วนร่วมกับผู้คนในกลุ่มผู้ชม
ฉันได้เรียนรู้บางอย่างที่คล้ายกันจาก Michael Dell เมื่อสองสามปีก่อนเมื่อพูดคุยกับกลุ่มนักวิเคราะห์ แทนที่จะใช้การสนทนาทั่วไปว่า "ฉันรู้มากกว่าคุณ" กับ CEO เขาเริ่มถามเราว่าเรารู้สึกอย่างไรเกี่ยวกับหัวข้อต่างๆ (โชคดีที่ฉันได้คำตอบ) หลังจากนั้นทุกคนก็ให้ความสนใจเขาอย่างใกล้ชิด Thomas Watson Jr. ของ IBM เป็นที่รู้จักว่าทำสิ่งที่คล้ายคลึงกัน บทเรียน: หากคุณเพียงแค่นำเสนอและไม่มีส่วนร่วม คุณจะสูญเสียผู้ฟัง
เครื่องมือนำเสนอในอนาคตอาจสังเกตเห็นว่าคุณกำลังพูดมากเกินไปและอาจขอให้คุณทำบางสิ่งเพื่อให้ผู้ฟังสนใจ คุณต้องเป็นสุนทรพจน์อยู่แล้ว ทำไมไม่ทำให้มันน่าจดจำล่ะ? Edwards และ McCleary สนับสนุนสไตล์ที่คล้ายกับ Tony Robbins แต่เน้นย้ำถึงความมุ่งมั่นที่คล้ายคลึงกัน AI ของเครื่องมือการทำงานร่วมกันสามารถช่วยฝึกอบรมและแนะนำคุณในการพัฒนารูปแบบการพูดที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น ฉันคิดว่าผู้ฝึกสอนการพูดของ AI จะเป็นประโยชน์อย่างเหลือเชื่อสำหรับพวกเราทุกคนที่ไม่ใช่ Tony Robbins
การเจรจาและการแก้ไขข้อขัดแย้ง
ปฏิสัมพันธ์ทางธุรกิจของเรามีแนวโน้มที่จะแบ่งออกเป็นสองความพยายามหลัก: การเจรจาต่อรองและการแก้ไขข้อขัดแย้ง ฉันเข้าร่วมการประชุมทุก ๆ สองสัปดาห์ที่เราทำคือหลีกเลี่ยงความรับผิดชอบของเรา ไม่เคยทำอะไรเลย การเข้าใจว่าคุณมีความขัดแย้งและมีเครื่องมือในการบรรเทา จำเป็นต่อความสำเร็จของโครงการใดๆ และการเจรจาเป็นส่วนสำคัญของความพยายามใดๆ ที่เกี่ยวข้องกับบุคคลมากกว่าหนึ่งคน
ในการเจรจาต่อรองอย่างมีประสิทธิภาพ คุณต้องแน่ใจว่าได้พูดคุยกับอีกฝ่ายในมุมมองที่คล้ายคลึงกัน คุณต้องแน่ใจว่าคุณไม่ได้คุยกับใครซักคน (มีคนไม่ชอบแบบนั้น) และคุณสามารถใช้จุดร่วมเพื่อหาวิธีแก้ปัญหาที่ยอมรับได้ เคยได้ยินมาบ่อย ๆ ว่าถ้าทั้งสองฝ่ายเจรจากันไม่มีความสุขก็ทำได้ดีทั้งคู่ ฉันไม่เห็นด้วยอย่างยิ่ง เป้าหมายที่ดีที่สุดคือให้ทั้งสองฝ่ายออกจากโต๊ะอย่างมีความสุขเพราะมีโอกาสน้อยที่ข้อตกลงจะแตกสลาย
การทำความเข้าใจวิธีการทำงานของสมองดังที่แสดงใน "สะพานช่องว่าง" ช่วยอย่างมากในการเจรจาต่อรอง หนังสืออธิบายวิธีที่คุณสามารถรับรู้ปัญหาส่วนตัวของคุณเองและวิธีบรรเทาปัญหาเหล่านั้น และสิ่งที่อภิปรายส่วนใหญ่อาจรวมเข้ากับโมดูลการฝึกอบรมหรือดำเนินการในแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกัน สอนผู้ใช้เกี่ยวกับปัญหาที่อาจทำให้การสนทนาหยุดชะงัก
บทเรียนสำหรับอนาคต
สิ่งที่สอน "สะพานเชื่อมช่องว่าง" สามารถรวมเข้ากับผลิตภัณฑ์การทำงานร่วมกันในอนาคตหรือใช้โดยพนักงานเพื่อให้มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากขึ้น ไม่ว่าคุณจะโต้ตอบกับเพื่อนร่วมงาน เจ้านาย คู่สมรส ลูกของคุณ หรือเจ้าหน้าที่ตำรวจ ทักษะและความรู้ที่เน้นในหนังสือเล่มนี้จะทำให้คุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น และการเพิ่มความสามารถในการแนะนำผู้ใช้ไปสู่การทำงานร่วมกันที่มีประสิทธิผลมากขึ้นอาจเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพสำหรับปีต่อ ๆ ไป
กล่าวโดยย่อ เพื่อให้เกิดการทำงานร่วมกันอย่างแท้จริง เครื่องมือการทำงานร่วมกันจะต้องเติบโตและทำให้ผู้คนทำงานร่วมกันได้ดีขึ้น "เชื่อมช่องว่าง" ในขณะที่มุ่งเน้นไปที่ผู้คน แสดงให้เห็นว่าคุณสามารถปรับปรุงเครื่องมือการประชุมทางวิดีโอที่มีอยู่ได้อย่างไร และทำให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นสำหรับการสื่อสาร การทำงานร่วมกัน และการเจรจา และทำให้ผู้คนที่ใช้เครื่องมือเหล่านั้นประสบความสำเร็จมากขึ้น
ลิขสิทธิ์ © 2022 IDG Communications, Inc.