Las empresas son muy conscientes de las muchas formas en que las estrategias de adopción de tecnología y transformación digital han cambiado durante el último año. Hace un año, vimos cómo las empresas se transformaban digitalmente de la noche a la mañana. Aceleraron la adopción de tecnologías en la nube y se adaptaron rápidamente a nuevas formas de trabajo.
Uno de los cambios más reconocibles durante este tiempo ha sido la necesidad de permitir la comunicación y la colaboración para los trabajadores remotos. Donde podríamos haber hecho una pregunta simple a un colega sin apartar la mirada de nuestras pantallas, ahora estamos enviando correos electrónicos y mensajes instantáneos. Y donde antes reservamos salas de reuniones y mesas redondas, ahora nos unimos a ellas con solo presionar un botón.
La comunicación eficaz significa compartir la información correcta con las personas adecuadas de la manera correcta. Más allá de la comunicación de persona a persona, esto significa que los empleados deben poder mostrar fácil e inmediatamente el contenido que es más relevante para ellos. El trabajo a distancia ha hecho imprescindible esta actividad. Sin la capacidad de simplemente "preguntar", estos procesos ahora son más importantes para más personas.
Sobre el Autor
David Bowman es director de productos frescos en Content + Cloud
Los principios de comunicación e intercambio de información siguen siendo los mismos. Estos se manifiestan con mayor eficacia en espacios de trabajo digitales.
Cuando se implementan y usan de manera efectiva, los lugares de trabajo digitales generan menos fricción para los empleados, donde sea que estén. La mala implementación convierte al espacio de trabajo digital en otra barrera para la productividad. Para activar el primero y evitar el segundo, aquí hay cinco consejos para facilitar la implementación.
Priorizar los problemas comerciales
Antes de embarcarse en la implementación de un espacio de trabajo digital, las empresas deben tener una idea clara de lo que esperan lograr. Los CIO y los responsables de la toma de decisiones de TI deben considerar los problemas comerciales clave que están tratando de resolver.
Un error importante que cometen las empresas al implementar soluciones de escritorio digital está más integrado en la cultura que en la tecnología. Históricamente, cuando el presupuesto está disponible, las empresas están acostumbradas a adoptar nuevas tecnologías. El pensamiento detrás de este enfoque no es del todo erróneo; la actualización de los sistemas y la infraestructura de TI y la eficiencia y el rendimiento seguirán naturalmente. Esto puede ser parcialmente cierto, pero aborda la adopción de tecnología desde un ángulo incorrecto. La clave para la implementación exitosa de cualquier tecnología es identificar primero el problema comercial que resolverá.
La pandemia ha llevado a la adopción de tecnología flash por necesidad a corto plazo, con la implementación de plataformas como Teams, Zoom, SharePoint, Slack y otros que han experimentado una rápida adopción. Estos son canales excelentes, pero cada uno tiene el costo de ser una plataforma diferente a la que los empleados deben conectarse y administrar. Es obvio que los trabajadores quieren una mejor tecnología que les ayude a comunicarse con sus compañeros de trabajo. Pero también se debe considerar el valor a largo plazo de estas plataformas. Particularmente ahora, dado que el mundo pospandémico indudablemente verá a muchas empresas hacer la transición a modelos de trabajo híbridos.
Aquí es donde el espacio de trabajo digital puede ofrecer un valor real. En lugar de administrar múltiples herramientas y plataformas, un lugar de trabajo digital que prioriza la interoperabilidad y la integración puede convertirse en el centro centralizado de contenido.
Obtenga comentarios honestos
Otro error que cometen las empresas al implementar el espacio de trabajo digital es no interactuar con los empleados antes de embarcarse en el proyecto. En un mundo ideal, todos los trabajadores serían muy conocedores de la tecnología y serían capaces de utilizar las últimas plataformas. Rara vez es el caso, pero no es obligatorio.
Las organizaciones están formadas por una variedad de equipos que realizan una variedad de funciones. Por lo tanto, el enfoque predeterminado para implementar un lugar de trabajo digital debería ser asumir que los empleados no se encuentran en la misma ubicación física. Un espacio de trabajo digital que solo funciona bien cuando un usuario está frente a una PC en una oficina es poco probable que sea eficiente y tampoco promoverá el compromiso.
Las organizaciones deben examinar las herramientas y tecnologías que utilizan los equipos y las personas, y luego determinar cómo acceder a ellas de forma remota y segura, sin comprometer la experiencia de los empleados.
Para hacer esto, los equipos deben recibir comentarios honestos sobre sus debilidades y requisitos tecnológicos. Descubra lo que necesitan en su espacio de trabajo digital y lo que están dispuestos a aceptar.
Adopte un enfoque ágil
El fracaso de muchas implementaciones de lugares de trabajo digitales refleja otro problema cultural para las empresas. Este es un enfoque excesivo en el proyecto de implementación en sí, es decir, ganar aceptación, llegar a los empleados y una primera ola de adopción y entusiasmo.
Para mantener el compromiso, cualquier implementación debe evolucionar con el negocio. Si las personas, los equipos y los procesos cambian, el espacio de trabajo digital debe adaptarse a eso. Una reevaluación cada pocos meses garantiza que el lugar de trabajo digital se parezca al negocio, lo que significa una actualización continua de la plataforma para resolver problemas comerciales.
Una vez implementada, los CIO deben asegurarse de que el compromiso con la plataforma siga siendo fuerte y deseable. ¿Dónde se rinde la gente y dónde están los nuevos puntos débiles? Utilice encuestas, escuche los comentarios de los empleados y supervise el uso de la nueva tecnología y la propia plataforma, trabajando en consecuencia.
Asegurar la interoperabilidad
La elección de tecnologías interoperables es la clave para una experiencia fluida para los empleados. Por supuesto, centrarse en el conjunto de tecnologías de Microsoft permitirá esto, pero el cambio a estándares abiertos y API significa que las aplicaciones comerciales pueden integrarse entre sí más fácilmente.
Por el contrario, a veces es más seguro permitir que un equipo o departamento continúe con una plataforma o herramienta familiar si es probable que la adopción de una noticia cause un trastorno significativo. Si bien esto significa aceptar que la incorporación será un desafío, es importante comprender la relación costo-beneficio de cada adopción y planificar en consecuencia.
Personaliza y personaliza
Las soluciones de escritorio digitales avanzadas brindan experiencias altamente personalizadas para los empleados. Es un buen objetivo al que apuntar, pero el nivel de personalización posible está naturalmente determinado por la cantidad de contenido disponible. Si la personalización no es una prioridad cuando se trata de ecosistemas ricos en contenido, los usuarios se verán abrumados por la información presentada. Gran parte de esto no será relevante para ellos, lo que generará una mala experiencia para los empleados y una menor participación.
Las empresas nuevas en un espacio de trabajo digital deben centrarse en construir su ecosistema de contenido primero, teniendo en cuenta los puntos anteriores. Intentar personalizar y personalizar desde el principio revelará que no hay mucho contenido disponible.
Una buena regla general para las empresas es pensar detenidamente en el contenido principal al que los empleados deben acceder a través de su lugar de trabajo digital. Si es una tarea fácil y ya existe un rico ecosistema de contenido, la personalización puede incorporarse desde el principio porque el contenido está ahí para activarlo.
Ya sea para resolver problemas para el C-suite en la oficina central o para equipos que ya operan bajo un modelo de trabajo híbrido, un lugar de trabajo digital necesita la participación de toda la fuerza laboral. Esto es fundamental para que se convierta en una fuerza positiva para cualquier organización. Los puntos débiles cambiarán con el tiempo a medida que el espacio de trabajo digital evoluciona con el negocio y madura con cada adopción de tecnología estratégicamente beneficiosa. Pero serán más fáciles de superar una vez que se implementen los puntos anteriores.