บริษัทส่วนใหญ่ต้องการทีมงานเพื่อทำงานให้สำเร็จ แต่การทำงานร่วมกันต้องอาศัยความร่วมมือซึ่งมาพร้อมกับอุปสรรคที่อาจเกิดขึ้นมากมาย ความร่วมมือที่ไม่มีประสิทธิภาพสามารถนำไปสู่การเสียเวลา ความล้มเหลวที่เพิ่มขึ้น และจริยธรรมที่ลดลง โชคดีที่มีเครื่องมือมากมายที่ที่ทำงานของคุณสามารถรวมไว้เพื่อช่วยให้ทีมของคุณสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพและทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่น ในบทความนี้ เราจะทบทวนเครื่องมือความร่วมมือที่ดีที่สุดสำหรับบริษัทต่างๆ โปรดทราบว่ามีบริการมากมายที่จะได้รับมากกว่าหนึ่งปัจจัยในรายการนี้ (ตัวอย่างเช่น บริการ VoIP ที่ดีที่สุดหลายแห่งยังมีการประชุมทางวิดีโอด้วย)
1. ที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์
การจัดเก็บเอกสารบนคลาวด์สามารถอำนวยความสะดวกในการร่วมมือในไฟล์ (เครดิตรูปภาพ: Unsplash) ที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์มีอยู่เพื่อแก้ไขปัญหาที่พบบ่อยที่สุดในที่ทำงาน: คุณจะทำอย่างไรเมื่อมีคนหลายคนต้องการแก้ไขและอัปเดตเอกสาร การส่งอีเมลสเปรดชีตเวอร์ชันที่เรียบง่ายเกินไปส่งผลให้เกิดไฟล์ซ้ำ ข้อผิดพลาด และความสับสน นอกจากนี้ จะเกิดอะไรขึ้นหากผู้ใช้หลายคนจำเป็นต้องแก้ไขไฟล์พร้อมกัน นี่คือจุดที่การแบ่งปันเอกสารกับที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์เข้ามามีบทบาท บริษัทต่างๆ มีตัวเลือกมากมายเมื่อพูดถึงพื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ บางทีสิ่งที่ง่ายที่สุดและคนส่วนใหญ่คุ้นเคยก็คือ Google Docs เมื่อใช้ Google เอกสาร ผู้ใช้หลายคนสามารถแก้ไขหรือแสดงความคิดเห็นในเอกสารได้แบบเรียลไทม์ และเนื่องจากเอกสารไม่เคยออกจาก Google Drive คุณจึงไม่ต้องกังวลเรื่องสำเนา นอกจากนี้ยังมีชุดเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานบริการเต็มรูปแบบหลายชุด เช่น Microsoft 365 ที่นำเสนอฟังก์ชันการแชร์เอกสารบนระบบคลาวด์ อย่างไรก็ตาม ไม่ว่าคุณจะเลือกอะไรก็ตาม การแชร์เอกสารผ่านที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ถือเป็นเครื่องมือความร่วมมือที่สำคัญ
2. บริการวีโอไอพี
RingCentral เป็นบริการ VoIP ยอดนิยม (เครดิตรูปภาพ: ringcentral) ตรงกันข้ามกับที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ คุณอาจไม่คุ้นเคยกับ VoIP VoIP (Voice over Internet Protocol) อนุญาตให้ผู้ใช้โทรผ่านอินเทอร์เน็ต แทนที่จะใช้ระบบโทรศัพท์แบบเดิม เป็นวิธีที่สะดวกและเข้าถึงได้สำหรับทีมในการติดต่อสื่อสาร และมีข้อได้เปรียบเหนือบริการโทรศัพท์อื่นๆ หลายประการ บางทีประโยชน์ที่สำคัญที่สุดของ VoIP ก็คือความสามารถในการโทรออกและรับสายได้ทุกที่ ตราบใดที่คุณมีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต เนื่องจากพนักงานที่อยู่ห่างไกลกันมากขึ้น VoIP จึงเป็นช่องทางสำหรับทีมในการสื่อสาร แม้ว่าจะไม่ได้อยู่ในสำนักงานก็ตาม บริการ VoIP จำนวนมากมีการโทรด้วยเสียงและวิดีโอ ดังนั้นคุณจึงยังสามารถสนทนาแบบเห็นหน้ากับเพื่อนร่วมงานของคุณได้ และหลายรายการมีการอัปเกรดขั้นสูง เช่น การกำหนดเส้นทางการโทรหรือหมายเลขโทรศัพท์หลายหมายเลข
3. การส่งข้อความ
แอปอีเมลทำให้ง่ายต่อการร่วมมือกับทีมของคุณ (เครดิตรูปภาพ: Unsplash) พนักงานออฟฟิศหลายคนรู้ดีว่าอีเมลอาจใช้เวลานาน เมื่อคุณเปิดกล่องจดหมายและตอบคำถามทุกข้อที่ปรากฏขึ้น คุณจะมีอีก 5 ข้อ และการส่งอีเมลจำนวนมากถึงทีมอาจนำไปสู่ห่วงโซ่อีเมลที่ไม่เป็นระเบียบพร้อมข้อความที่สูญหายได้ง่าย ดังนั้น ระบบอีเมลทั่วทั้งเดสก์ท็อปจึงเป็นเครื่องมือความร่วมมือที่สำคัญ อีเมลช่วยให้ถามคำถามสั้นๆ กับเพื่อนร่วมงานหรือนั่งสมาธิกับทีมจากระยะไกลได้อย่างง่ายดาย บริการอีเมลบางอย่างได้รับการเข้ารหัสอย่างปลอดภัย ทำให้เป็นวิธีที่สะดวกในการแชร์ไฟล์ส่วนตัวกับคอมพิวเตอร์ของคุณ เพื่อประโยชน์เพิ่มเติม ระบบอีเมลส่วนใหญ่ไม่จำเป็นต้องมีการฝึกอบรมเพิ่มเติมเพื่อนำไปใช้ในที่ทำงานของคุณ บริการอีเมลบนเดสก์ท็อปส่วนใหญ่มีอินเทอร์เฟซคล้ายกับ SMS ทำให้ทุกคนในทีมของคุณสามารถเข้าถึงได้
4. การประชุมทางวิดีโอ
บริการการประชุมผ่านวิดีโออย่าง Zoom ช่วยให้ผู้คนสามารถพบปะกันแบบเห็นหน้ากันได้จากทุกที่ (เครดิตรูปภาพ: Unsplash) การแพร่ระบาดของไวรัสโคโรนาได้สอนเราถึงความสำคัญของบริการการประชุมผ่านวิดีโอที่แข็งแกร่งสำหรับผู้คนสู่บริษัทต่างๆ ที่ทำงานได้อย่างราบรื่น แต่การประชุมทางวิดีโอไม่ได้เป็นเพียงการบังคับเว้นระยะห่างทางสังคมเท่านั้น การย้ายการประชุมแบบเห็นหน้ากันเป็นการประชุมทางวิดีโอสามารถประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายในการขับรถหรือบินได้ และยังดีต่อสิ่งแวดล้อมอีกด้วย การประชุมทางวิดีโอยังสามารถเป็นเครื่องมือช่วยการเข้าถึงที่มีประสิทธิภาพ และบริการบางอย่างยังมีคำบรรยายสดอีกด้วย คุณคงเคยได้ยินเกี่ยวกับ Zoom มาก่อน เนื่องจากอาจเป็นบริการการประชุมทางวิดีโอที่ได้รับความนิยมมากที่สุด แต่หาก Zoom ไม่เหมาะกับธุรกิจของคุณ ก็ยังมีทางเลือกอื่นอีกมากมาย ตัวอย่างเช่น Google Meet เป็นทางเลือกที่ใช้งานง่าย ซึ่งต่างจาก Zoom ตรงที่ไม่จำเป็นต้องดาวน์โหลดซอฟต์แวร์ใดๆ ทำให้เป็นตัวเลือกที่ยอดเยี่ยมหากคุณจัดการประชุมทางวิดีโอกับผู้คนนอกที่ทำงานบ่อยครั้ง
5. ปรับปรุงการเข้าถึง VPN
VPN การเข้าถึงระยะไกลช่วยให้พนักงานเชื่อมต่อได้จากทุกที่ (เครดิตรูปภาพ: Unsplash) เนื่องจากการแพร่ระบาดได้พิสูจน์ให้เราเห็นว่าการทำงานจากระยะไกลไม่ใช่ข้อดีง่ายๆ ที่สำนักงานนำเสนออีกต่อไป แต่บางครั้งก็มีความจำเป็น ไม่ว่าพนักงานของคุณจะทำงานจากที่บ้านตลอดทั้งวันหรือในระยะทางไกล VPN ระยะไกลหรือเครือข่ายส่วนตัวเสมือนก็เป็นสิ่งจำเป็น VPN การเข้าถึงระยะไกลช่วยให้พนักงานนอกสถานที่เชื่อมต่อกับเซิร์ฟเวอร์สำนักงานในพื้นที่ได้จากทุกที่ ช่วยให้พวกเขาเข้าถึงเอกสารทั้งหมดได้เหมือนกันราวกับว่าพวกเขาอยู่ที่โต๊ะ ซึ่งหมายความว่าไม่มีการสูญเสียประสิทธิภาพการทำงานเมื่อมีคนต้องทำงานจากที่บ้านหรือระหว่างการเดินทางเพื่อธุรกิจ ทีมงานของคุณสามารถให้ความร่วมมือได้ตามปกติ ข้อดีอีกประการของ VPN ระยะไกลก็คือการเชื่อมต่อนี้ได้รับการปกป้องด้วยการเข้ารหัสจากต้นทางถึงปลายทาง ซึ่งหมายความว่าความปลอดภัยของคุณจะไม่ถูกบุกรุกเพียงเพราะส่วนหนึ่งของทีมของคุณไม่อยู่ที่สำนักงาน
6. การจัดการโครงการ
บริการการจัดการโครงการของ Basecamp มีรายการสิ่งที่ต้องทำ แชทเป็นกลุ่ม และยังช่วยให้ผู้ใช้บันทึกเอกสารได้ (เครดิตรูปภาพ: Basecamp) ในสภาพแวดล้อมการทำงานที่เร่งรีบ คุณจะแน่ใจได้อย่างไรว่าทีมของคุณรู้จักความรับผิดชอบและเชี่ยวชาญงานของคุณ ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ดีสามารถช่วยได้ บริการการจัดการโครงการเช่น Asana ช่วยให้คุณสามารถติดตามโครงการระยะสั้นและระยะยาวด้วยงาน รายการสิ่งที่ต้องทำ การเตือนความจำ และคำแนะนำ ผู้จัดการโครงการบางราย เช่น บริการ Basecamp ยอดนิยม มีคุณสมบัติเพิ่มเติม เช่น ความสามารถในการบันทึกไฟล์ที่เกี่ยวข้องกับโครงการ และแม้แต่แชทกับสมาชิกในทีมในแอป
ด้วย Cage ผู้ใช้สามารถแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับไฟล์ประเภทต่างๆ ได้ (เครดิตรูปภาพ: Cage) ทีมที่ทำงานในอุตสาหกรรมสร้างสรรค์มักมีความต้องการการทำงานร่วมกันที่เป็นเอกลักษณ์ของตนเอง ตัวอย่างเช่น การบันทึกสเปรดชีตใน Google เอกสารเป็นเรื่องหนึ่ง แต่จะเกิดอะไรขึ้นเมื่อมีคนหลายคนต้องแก้ไขไฟล์รูปภาพหรือวิดีโอขนาดใหญ่ โชคดีที่มีบริการที่หลากหลายที่ให้ความร่วมมือในโครงการสร้างสรรค์ แอปพลิเคชันการออกแบบบางอย่างมีคุณสมบัติการทำงานร่วมกันในตัว เช่น Adobe Creative Cloud หรือมีบริการต่างๆ เช่น Cage ซึ่งเชื่อมต่อกับเครื่องมือที่ทีมของคุณใช้อยู่แล้ว แต่ช่วยให้คุณแสดงความคิดเห็นได้อย่างโปร่งใสมากขึ้นและอัปเดตเวิร์กโฟลว์โปรเจ็กต์ของคุณ
ข้อมูลอย่างย่อ
ตามที่กล่าวไว้ในบทนำ บริการต่างๆ ในตลาดมีฟังก์ชันต่างๆ มากมายในอินเทอร์เฟซเดียวที่สะดวกสบาย ขึ้นอยู่กับขนาดทีมของคุณ ระดับความรู้ทางเทคโนโลยี และความต้องการในการทำงานร่วมกันของคุณ คุณอาจต้องการค้นหาเครื่องมือการทำงานร่วมกันเพียงเครื่องมือเดียวเพื่อควบคุมพวกเขาทั้งหมด หรือตัดสินใจว่าวิธีที่ดีที่สุดคือแยกบริการอีเมลของคุณออกจากที่เก็บข้อมูลของคุณ บริการโทรศัพท์. หากต้องการแนวคิดเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีช่วยให้ทีมของคุณทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ โปรดดูคำแนะนำเกี่ยวกับบริการการจัดการโครงการที่ดีที่สุดหรือบริการจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ที่ดีที่สุด