แม้ว่าหลายองค์กรได้วางแผนหรือใช้กลยุทธ์การเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลแล้วเมื่อ COVID-19 ระบาด แต่การแพร่ระบาดทำให้บริษัทเหล่านี้เร่งดำเนินการ เมื่อการทำงานจากที่บ้านกลายเป็นกฎ โดยไม่มีข้อยกเว้น บริษัทต่างๆ จึงเร่งนำเครื่องมือการทำงานร่วมกันมาใช้ เพื่อให้พนักงานสามารถทำงานร่วมกันและทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพจากสถานที่ต่างๆ
ทุกวันนี้ ด้วยการกลับมาที่สำนักงานและการทำงานแบบผสมผสานกันมากขึ้น บริษัทต่างๆ จึงต้องพิจารณาว่าความร่วมมือจะเป็นอย่างไรในโลก “หลังการแพร่ระบาด”
ในสถานที่ทำงานแบบผสมผสาน องค์กรต่าง ๆ พยายามที่จะสร้างสมดุลที่เหมาะสมระหว่างการให้ความยืดหยุ่นแก่พนักงานทางไกลที่พวกเขาต้องการเพื่อการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ และการสร้างความมั่นใจว่าเทคโนโลยีจะตอบสนองความต้องการของพนักงานในสำนักงานด้วยเช่นกัน Megha Kumar รองประธานฝ่ายวิจัย ซอฟต์แวร์ และคลาวด์กล่าว บริการของไอดีซี “ดังนั้น เมื่อพูดถึงเครื่องมือในการทำงานร่วมกัน องค์กรต่าง ๆ ต่างก็ตระหนักดีว่าพวกเขาจำเป็นต้องมีนโยบายสำหรับวิธีการที่พนักงานจะมีปฏิสัมพันธ์ระหว่างกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ” เขากล่าว
บริษัทจำเป็นต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่ว่าพนักงานจะอยู่ที่ไหนหรือใช้อุปกรณ์ใด พวกเขาสามารถเข้าถึงข้อมูลที่ถูกต้องในเวลาที่เหมาะสม Kumar กล่าว และผู้จำหน่ายเครื่องมือการทำงานร่วมกันกำลังพยายามขยายและเพิ่มขีดความสามารถของผลิตภัณฑ์เพื่อตอบสนองความต้องการขององค์กรเหล่านี้ ผู้ค้าเหล่านี้จำเป็นต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานของลูกค้าสามารถมีประสบการณ์เดียวกันโดยใช้เครื่องมือการทำงานร่วมกันบนอุปกรณ์ใดก็ได้ เขากล่าว
การทำงานแบบผสมผสาน + การทำงานร่วมกัน = ความตึงเครียด
มีความตึงเครียดเกี่ยวกับการทำงานร่วมกันเมื่อพูดถึงการทำงานแบบผสมผสาน Adam Preset รองประธานฝ่ายวิเคราะห์เทคโนโลยีประสบการณ์พนักงานของ Gartner กล่าว สิ่งที่องค์กรได้เรียนรู้คือเทคโนโลยีที่ทำงานเมื่อผู้คนอยู่ห่างไกลกันอย่างเต็มที่จำเป็นต้องได้รับการแก้ไขหรือเปลี่ยนแปลงเมื่อพนักงานบางคนอยู่ในสำนักงานและคนอื่นๆ กำลังทำงานนอกสำนักงาน
การประชุมแบบไฮบริดเป็นตัวอย่างที่ดี แพลตฟอร์มการประชุมทางวิดีโอ เช่น Zoom, WebEx และ Microsoft Teams ทำงานได้ดีหากทั้งหมดอยู่ในระยะไกลและทั้งหมดปรากฏในสี่เหลี่ยมผืนผ้าขนาดเดียวกันบนหน้าจอเดียว สิ่งนี้ทำให้ทุกคนเท่าเทียมกัน บริษัทต่างๆ ได้พัฒนาแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดและมารยาทเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนสามารถมีส่วนร่วมได้ เช่น การสนับสนุนให้ผู้คนแทรกความคิดใหม่ๆ ผ่านฟีเจอร์แชท พรีเซ็ตกล่าว
แต่เมื่อการประชุมทางไกลกลายเป็นการประชุมแบบผสมผสาน องค์กรต่างๆ จะกลับไปสู่การเปลี่ยนแปลงก่อนเกิดโรคระบาด เว้นแต่ตอนนี้มีพนักงานเพียงไม่กี่คนเท่านั้นที่อยู่ในห้องประชุม ขณะที่อีกจำนวนมากทำงานทางไกล เขากล่าว
“โฮสต์ที่อาจจัดการประชุมในสำนักงานต้องการเทคโนโลยีที่ช่วยให้พวกเขามองเห็นทุกคนในระยะทางที่ใกล้เคียงกับขนาดเท่าของจริงได้” “โฮสต์ของการประชุมในสำนักงานต้องสามารถเห็นเนื้อหาและผู้คนที่เข้าร่วมด้วย ฟังทุกคนและดูสัญญาณดิจิทัลอื่น ๆ ที่คนระยะไกลกำลังส่งสัญญาณ” เขากล่าว เขาประกาศ
"หมายความว่าถ้าพวกเขายกมือขึ้น พวกเขาใช้เครื่องมือยกมือหรือไม่" ที่ตั้งไว้ล่วงหน้ากล่าวว่า "หากมีคนพิมพ์บางอย่างในแชท มีวิธีใดที่ผู้จัดการประชุมในห้องจะเห็นสิ่งนั้นบนหน้าจอขนาดใหญ่หรือได้รับการแจ้งเตือนเล็กน้อยว่ามีการสนทนาเกิดขึ้นด้านข้างในระหว่างการประชุม ฯลฯ"
คุณลักษณะใหม่ของซอฟต์แวร์การประชุมทางวิดีโอสามารถช่วยให้ประสบการณ์การประชุมยุติธรรมยิ่งขึ้นสำหรับทุกคน ตัวอย่างเช่น Smart Gallery ของ Zoom ใช้ปัญญาประดิษฐ์เพื่อสร้างฟีดส่วนตัวของผู้เข้าร่วมแต่ละคนในห้องประชุม เพื่อให้ผู้เข้าร่วมระยะไกลสามารถเห็นการเคลื่อนไหวและการแสดงออกทางสีหน้าได้ชัดเจนยิ่งขึ้น
และฮาร์ดแวร์ห้องประชุมในปัจจุบัน เช่น MeetUp Camera ของ Logitech นำเสนอคุณสมบัติแบบไฮบริด เช่น ความสามารถในการค้นหาและจัดเฟรมผู้เข้าร่วมทุกคนในห้องโดยอัตโนมัติ การปรับระดับเสียงสำหรับเสียงที่ดังขึ้นและเงียบลง และการปรับปรุงอื่นๆ เพื่อสร้างประสบการณ์ที่ดียิ่งขึ้น สำหรับผู้เข้าร่วมระยะไกล
การเปลี่ยนแปลงการประชุมทางเทคนิคประเภทนี้จำเป็นสำหรับการทำงานแบบผสมผสานเพื่อให้ประสบความสำเร็จในระยะยาว
เครื่องมือใหม่สำหรับเวลาใหม่
นอกจากนี้ องค์กรต่างๆ ควรใช้เทคโนโลยีที่ช่วยให้สามารถทำงานร่วมกันกับพนักงาน "ไร้โต๊ะ" หรือ "แนวหน้า" เช่น ช่างเทคนิคภาคสนาม คนขับรถบรรทุก พนักงานคลังสินค้า พนักงานทางการแพทย์และค้าปลีก เพื่อให้พวกเขารู้สึกเชื่อมโยงกัน Josh Bersin กล่าว ผู้ก่อตั้งและซีอีโอของ The Josh บริษัทเบอร์ซิน. ที่ปรึกษาด้านทรัพยากรบุคคล
พนักงานที่ไม่ได้นั่งโต๊ะมักจะไม่สามารถเข้าถึงอินทราเน็ตของบริษัทได้ เช่นเดียวกับการประชุมทางโทรศัพท์และเซสชันการฝึกอบรมที่ช่วยให้สมาชิกในทีมติดต่อกันได้ พนักงานเหล่านี้อาจไม่มีเวลาเข้าร่วมการประชุมหรือไม่สามารถรบกวนการทำงานเพื่อค้นหาคอมพิวเตอร์เดสก์ท็อปที่ใช้ซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันล่าสุด แต่มักใช้อุปกรณ์เคลื่อนที่และแอปที่ไม่ปลอดภัยของตนเองเพื่อเชื่อมต่อ
ดังนั้น บริษัทต่างๆ จึงต้องให้ความสำคัญกับการพัฒนาความสามารถของพนักงานไร้บ้านในการทำงานร่วมกับเพื่อนร่วมงานไม่ว่าจะอยู่ที่ใด วิธีหนึ่งที่บริษัทต่างๆ ทำเช่นนี้คือการใช้แอปพลิเคชันแบบไม่มีเดสก์ท็อป Bersin กล่าว
"บริษัทของคุณอาจไม่ต้องการให้โทรศัพท์บ้านเป็นระบบการศึกษาของคุณ เพราะมันไม่ปลอดภัย" Bersin กล่าว "แต่ตอนนี้มีเช่น WorkJam ที่ออกแบบมาเพื่อการสื่อสารแบบ end-to-end กับคนที่ไม่มีคอมพิวเตอร์ และผู้ค้ารายใหญ่กำลังพยายามหาวิธีสร้างมัน ตัวอย่างเช่น Microsoft ได้เพิ่ม a ฟีเจอร์จำนวนมากที่มุ่งเป้าไปที่พนักงานในสำนักงานเป็นแนวหน้าของแอป Teams สำหรับอุปกรณ์เคลื่อนที่ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา
Bersin กล่าวว่าหากต้องการเพิ่มการมีส่วนร่วมของพนักงานทุกประเภท ผู้ให้บริการยังเพิ่งเปิดตัวแอปโซเชียลเวิร์คใหม่บนแพลตฟอร์มประสบการณ์พนักงาน Microsoft Viva ที่เรียกว่า Viva Engage ซึ่งเป็นเครือข่ายโซเชียลประเภทหนึ่งสำหรับพนักงานบริษัท Bersin กล่าว แอปพร้อมใช้งานเป็นปลั๊กอินสำหรับ Microsoft Teams ซึ่งบริษัทวางตำแหน่งเป็นฮับสำหรับการทำงานร่วมกันและการสื่อสาร
Viva Engage อิงจาก Yammer ซึ่งเป็นเครื่องมือโซเชียลเน็ตเวิร์กเดิมของ Microsoft ช่วยให้พนักงานในองค์กรสามารถเชื่อมต่อระหว่างกันและกับผู้นำบริษัท "เพื่อค้นหาคำตอบสำหรับคำถาม แบ่งปันเรื่องราวที่ไม่เหมือนใครของคุณ และค้นหาตำแหน่งของคุณ" ในที่ทำงาน ไมโครซอฟท์. เป้าหมายของ Viva Engage คือการช่วยให้พนักงานรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งของสถานที่ทำงานแบบผสมผสานมากขึ้น
เครื่องมืออื่นๆ ที่เกิดขึ้นเพื่อสร้างชุมชนในหมู่พนักงานในสถานที่ต่างๆ ได้แก่ แอปทำน้ำเย็นเสมือนจริง แพลตฟอร์มอีเลิร์นนิง และเครื่องมือส่งข้อความวิดีโอแบบอะซิงโครนัส และผู้ให้บริการเทคโนโลยีชั้นนำหลายราย รวมถึง Cisco, Meta และ Microsoft กำลังสำรวจการใช้สภาพแวดล้อมเสมือนจริงสำหรับการประชุมและกิจกรรมอื่นๆ
“ฉันเพิ่งพูดคุยกับทีมผลิตภัณฑ์ของ Microsoft และแผนการของพวกเขาก็น่าประทับใจ” Bersin กล่าว Microsoft Mesh for Teams ที่จะเปิดตัวกลางปีหน้าจะให้คุณแทนที่การแสดงวิดีโอของคุณด้วยอวาตาร์ สร้างห้องเสมือนจริง และนำพื้นที่ 3 มิติไปใช้ใน Teams ลองนึกภาพงานแสดงสินค้า การประชุมการเรียนรู้ หรือประสบการณ์การเริ่มต้นใช้งานในแบบ 3 มิติ ทั้งหมดนี้ขับเคลื่อนโดย Teams ฉันต้องเชื่อว่าจะมีสึนามิที่สนใจในเทคโนโลยีนี้
ลิขสิทธิ์ © 2022 IDG Communications, Inc.