นวัตกรรมทางเทคโนโลยีเป็นตัวขับเคลื่อนความก้าวหน้าของมนุษย์มาเป็นเวลาหลายร้อยปี และความก้าวหน้าของมันยังคงเติบโตอย่างต่อเนื่อง กว่าสองศตวรรษที่ผ่านมา เราได้เปลี่ยนจากเครื่องจักรไอน้ำและการปฏิวัติอุตสาหกรรมไปสู่อินเทอร์เน็ตและยุคข้อมูลข่าวสาร และขณะนี้เว็บทั่วโลกเชื่อมโยงเกือบทุกมุมโลก ด้วยช่วงเวลาที่มีความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีอย่างรวดเร็ว สถานที่ทำงานของเราจึงพัฒนาไปไกลเกินกว่าจะได้รับการยอมรับในศตวรรษที่ผ่านมาเพียงแห่งเดียว วิธีการทำงานและสถานที่ทำงานของเราตอนนี้แตกต่างกันมาก เช่นเดียวกับเครื่องมือที่เราใช้ในการสื่อสารกับเพื่อนร่วมงาน ประการแรก คอมพิวเตอร์ได้เปลี่ยนแปลงสถานที่ทำงานและวิธีการทำงานของเรา ประการที่สอง อินเทอร์เน็ตก้าวไปอีกขั้นด้วยการเปิดใช้งานการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ระหว่างพนักงานทั่วโลก ทุกวันนี้ สมาร์ทโฟนและ 4G LTE ทำให้เราสามารถทำงานได้จากทุกที่ ทุกเวลา ในแบบที่เรียกว่าเศรษฐกิจเปิดตลอดเวลา ความก้าวหน้าเหล่านี้สร้างความท้าทายในการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ สถานที่ทำงานเริ่มกระจัดกระจายมากขึ้น ซึ่งนำไปสู่การพัฒนาเครื่องมือการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ที่ช่วยให้ทีมทำงานร่วมกันได้ดีขึ้น ดังนั้น เมื่อเราดูประวัติของการสื่อสารในที่ทำงาน เราจะเห็นประวัติศาสตร์ทางเทคโนโลยีที่เปลี่ยนแปลงวิธีการทำงานร่วมกันของเรา นี่คือประเด็นสำคัญบางประการ:
ทุกอย่างเริ่มต้นด้วยโน้ต
ในตอนต้นของศตวรรษที่ 1920 จดหมายเป็นหัวใจของการสื่อสารของมนุษย์มาสองสามศตวรรษแล้ว ในโลกของธุรกิจ จดหมายเป็นข้อความอธิบายที่เป็นทางการ ปราศจากศัพท์แสงทางเทคนิค ใช้เพื่อสื่อสารกับบุคคลที่สามเป็นหลัก เช่น ลูกค้าและผู้รับบริการ อย่างไรก็ตาม เนื่องจากจดหมายไม่ใช่วิธีการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพที่สุด Memo จึงแพร่หลายในที่ทำงานในช่วงทศวรรษที่ XNUMX Memo เป็นรูปแบบที่สั้นกว่าของคำว่า Memorandum ซึ่งมีต้นกำเนิดมาจากภาษาละติน แปลว่า "สิ่งที่ต้องจำ" หรือ "สิ่งที่ต้องจำ ". ซึ่งหมายความว่าพวกมันสั้นกว่าและเป็นทางการมากกว่าตัวอักษร และยอมรับการใช้คำสแลงได้ ทำให้เหมาะสำหรับใช้เป็นการภายใน พวกเขาถูกใช้เพื่อสร้าง "ทางกระดาษ" สำหรับการอ้างอิงในอนาคต โดยหลักแล้วสำหรับการดำเนินการต่างๆ เช่น การขอข้อมูลเฉพาะจากเพื่อนร่วมงาน การตอบคำถามก่อนหน้า การแบ่งปันข้อมูลใหม่ หรือให้คำแนะนำ บันทึกช่วยจำมักจะเขียนและปิดผนึกใน "ซองจดหมาย" เพื่อรวบรวม ประมวลผล จัดเรียง และจัดส่งโดยที่ทำการไปรษณีย์และเจ้าหน้าที่ไปรษณีย์ ซึ่งบ่งบอกถึงยุคแห่งการสอนโดยตรงมากกว่าการสนทนา . แม้จะมีข้อดีทั้งหมด แต่ข้อ จำกัด ของโน้ตก็ชัดเจนอย่างรวดเร็ว ตัวอย่างเช่น พวกมันไม่ค่อยถูกใช้เพื่อให้ข้อมูลในเชิงบวกและยกระดับจิตใจ และส่วนใหญ่เกี่ยวข้องกับข้อบกพร่องของสมณะที่เฉยเมย/ก้าวร้าว ที่สำคัญกว่านั้น บันทึกช่วยจำยังคงเป็นวิธีการสื่อสารที่ช้า และบริษัทต่าง ๆ จำเป็นต้องเปิดใช้ห้องจดหมายในสำนักงานทุกแห่ง
(รูปภาพ: ©เครดิตรูปภาพ: Geralt / Pixabay)
คุณมีอีเมล
อาจดูแปลก แต่จริงๆ แล้วอีเมลปรากฏขึ้นก่อนการกำเนิดของอินเทอร์เน็ต โดยอีเมลรูปแบบแรกได้รับการพัฒนาในทศวรรษที่ 1960 สำหรับระบบแบ่งปันเวลาอย่าง DTSS การปฏิวัติพีซี การกำเนิดของอินเทอร์เน็ต และ "การแฮ็กอย่างชาญฉลาด" ของ Ray Tomlinson ทำให้อีเมลเป็นวิธีหลักในการสื่อสารในที่ทำงาน ธุรกิจประหยัดเงินค่ากระดาษ เครื่องเขียน และค่าไปรษณีย์ ขณะนี้พนักงานสามารถส่งและรับข้อมูลให้กับบุคคลตั้งแต่หนึ่งคนขึ้นไปได้ทันที และยังสามารถพิมพ์และแชร์อีเมลได้หากจำเป็น หลายทศวรรษต่อมา อีเมลยังคงเป็นราชาแห่งการสื่อสารในที่ทำงาน จากการศึกษาในปี 2018 ผู้คนมากกว่า 3.800 พันล้านคนใช้อีเมล ซึ่งมากกว่าครึ่งหนึ่งของประชากรโลก มีการแลกเปลี่ยนอีเมลมากกว่า 293.000 พันล้านฉบับต่อวัน ในสถานที่ทำงานสมัยใหม่ พนักงานโดยเฉลี่ยจะได้รับอีเมลประมาณ 121 ฉบับ และส่งอีเมลแบบมืออาชีพ 40 ฉบับในแต่ละวัน อย่างไรก็ตาม แม้แต่อีเมลก็ยังช้าเกินไปสำหรับธุรกิจสมัยใหม่ ทุกวันนี้ อีเมลโดยทั่วไปเหมือนกับบันทึกช่วยจำหรือจดหมายในปี 1960 (ยกเว้นการส่งด่วน) และการสนทนาที่มีคนหลายคนส่งคำตอบทุกๆ สองสามนาทีเพื่อหารือเกี่ยวกับโครงการอาจค่อนข้างสับสนและเชื่องช้าอย่างรวดเร็ว แต่ด้วยเทคโนโลยีทำให้เราสามารถก้าวไปข้างหน้าได้
เครดิตภาพ: Shutterstock (ภาพ: © Shutterstock)