ตามข้อมูลจากสำนักงานสถิติแห่งชาติ ผู้คนมากกว่า 1,5 ล้านคนในสหราชอาณาจักรทำงานจากที่บ้าน เมื่อเริ่มมีการระบาดของโควิด-19 กระบวนทัศน์ใหม่นี้จะขยายออกไป โดยเข้าถึงธุรกิจและพนักงานได้มากกว่าใครจะจินตนาการได้เมื่อหกเดือนที่แล้ว อย่างไรก็ตาม วิธีการทำงานแบบใหม่ของเราเปิดโอกาสให้ธุรกิจต่างๆ ได้พิจารณาว่าพวกเขาสามารถรับประกันว่าพนักงานที่ทำงานทางไกลจะได้รับประโยชน์จากการสื่อสาร การทำงานร่วมกัน และประสิทธิภาพแบบเดียวกับในสำนักงานได้อย่างไร ความก้าวหน้าทางเทคโนโลยี เช่น ความสามารถของอุปกรณ์และความเร็วอินเทอร์เน็ตที่เพิ่มขึ้น ได้ปรับปรุงการสื่อสารและการทำงานร่วมกันกับพนักงานอย่างมาก การทำงานร่วมกันอย่างราบรื่นระหว่างเทคโนโลยีต่างๆ เช่น เสียง วิดีโอ และการส่งข้อความ ช่วยให้ผู้ปฏิบัติงานระยะไกลสามารถสื่อสารและทำงานให้เสร็จสิ้นได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพได้ง่ายขึ้น แม้ว่าเทคโนโลยีจะเป็นแกนหลักในการเปิดช่องทางการสื่อสารข้ามสถานที่ตั้งทางภูมิศาสตร์ และทำให้พนักงานที่ทำงานระยะไกลสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น แต่ก็ยังไม่เพียงพอ
เหนือกว่าเทคโนโลยี
ด้วยจำนวนคนทำงานระยะไกลที่เพิ่มขึ้น จึงปลอดภัยที่จะบอกว่าพนักงานที่อยู่กระจายกันไม่ใช่กระแสนิยม แต่ยังคงอยู่ตรงนี้ต่อไป บริษัทต้องสามารถเชื่อมต่อกับพนักงาน คู่ค้า และลูกค้าได้ ไม่ว่าพวกเขาจะทำงานที่ไหนก็ตาม การเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานทางไกล การรักษาระดับผลผลิตที่สม่ำเสมอ และความสามารถของพนักงานในการทำงานทุกที่ทุกเวลาที่ต้องการต้องใช้ความพยายามอย่างตั้งใจ เพื่อส่งเสริมวัฒนธรรมการทำงานร่วมกันอย่างแท้จริง บริษัทต่างๆ จะต้องผสมผสานเทคโนโลยีเข้ากับองค์ประกอบหลักสี่ประการ เพื่อให้งานสำเร็จลุล่วงได้อย่างมีประสิทธิภาพ พนักงานที่ทำงานจากระยะไกลจำเป็นต้องมีอุปกรณ์ที่เชื่อถือได้ โชคดีที่มีตัวเลือกมากมายเพื่อให้แน่ใจว่าการโทรและการประชุมคุณภาพสูง ในการเริ่มต้น พนักงานระยะไกลทุกคนควรมีแล็ปท็อปและอุปกรณ์เคลื่อนที่ที่เชื่อถือได้และปลอดภัย นอกจากนี้ คุณจะต้องมีการเชื่อมต่อเครือข่ายที่แรงเพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานระยะไกลสามารถทำงานของตนได้โดยไม่รบกวนเครือข่าย จากมุมมองด้านความปลอดภัยและเพื่อให้แน่ใจว่ามีการเชื่อมต่อเครือข่ายที่แข็งแกร่ง ขอแนะนำให้ใช้การรับรองความถูกต้องแบบหลายปัจจัยและการจัดเก็บทรัพยากรเครือข่ายส่วนตัวเสมือน (VPN) ซึ่งช่วยให้ผู้ใช้ระยะไกลสามารถเข้าถึงเครือข่ายองค์กรและทรัพยากรอื่นๆ ในขณะที่ลดความเสี่ยงของการรั่วไหลของข้อมูลแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับพนักงานแบบกระจาย
เมื่อกำหนดนโยบายการทำงานจากระยะไกล องค์กรและผู้ปฏิบัติงานระยะไกลควรพิจารณาแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเพื่อให้มั่นใจในประสิทธิภาพและการทำงานร่วมกัน การสื่อสารถือเป็นสิ่งสำคัญ เช่นเดียวกับการกำหนดเวลา คุณสมบัติของพนักงานที่ทำงานทางไกล ตลอดจนค่าตอบแทนและเงินอุดหนุน การสื่อสาร:แนวทางการสื่อสารเฉพาะควรสื่อสารอย่างชัดเจนกับพนักงานที่อยู่ห่างไกลเพื่อให้แน่ใจว่าเข้าใจและปฏิบัติตามความคาดหวัง ตัวอย่างเช่น นายจ้างสามารถกำหนดนโยบายให้พนักงานที่ทำงานระยะไกลต้องสามารถติดต่อได้ทางโทรศัพท์ อีเมล หรือข้อความในช่วงเวลาทำการ สร้างกำหนดการ:
กำหนดการของผู้ปฏิบัติงานทางไกลจะต้องได้รับการตกลงร่วมกันระหว่างผู้จัดการและพนักงาน แม้ว่าบางบทบาทจะต้องมีชั่วโมงเฉพาะเพื่อให้พนักงานว่าง แต่ควรจำกัดไว้เพียงชั่วโมงพื้นฐานเท่านั้น อย่างไรก็ตาม ผู้จัดการควรให้ความยืดหยุ่นในกำหนดการมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ เพื่อบังคับให้ผู้จัดการให้ความสำคัญกับผลลัพธ์ของพนักงานมากขึ้น กำหนดคุณสมบัติ:
การเปลี่ยนไปใช้การทำงานจากระยะไกลอาจราบรื่น ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับอุตสาหกรรม อย่างไรก็ตาม บางบริษัทอาจจำเป็นต้องพิจารณาคุณสมบัติของพนักงานในตำแหน่งงานระยะไกลตามบทบาทและความรับผิดชอบของพวกเขา เงินอุดหนุน:
อาจมีกฎหมายและข้อบังคับที่แตกต่างกันเกี่ยวกับการทำงานทางไกล ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับรัฐหรือประเทศ วิธีที่ดีที่สุดในการรวบรวมข้อมูลที่คุณต้องการเพื่อใช้ในการตัดสินใจเกี่ยวกับการทำงานนอกสถานที่คือการพูดคุยกับเจ้าหน้าที่ฝ่ายกฎหมายและฝ่ายทรัพยากรบุคคล จากมุมมองของพนักงานทางไกล มีแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสี่ประการเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุด: สร้างพื้นที่ทำงาน
เมื่อคุณมีอุปกรณ์ที่จำเป็นแล้ว ให้มองหาสถานที่ที่มีสภาพแวดล้อมการทำงานที่สะดวกสบาย อย่าลืมแบ่งวันทำงานด้วยการออกไปเดินเล่น เก็บอาหารกลางวัน หรือลุกออกจากโต๊ะเพื่อพักสักหน่อย กำหนดวาระที่ชัดเจนสำหรับการประชุมเสมือนทั้งหมดเพื่อเพิ่มประสิทธิผลสูงสุด
เมื่อคุณเป็นเจ้าภาพการประชุม คุณต้องแน่ใจว่าการประชุมดำเนินไปอย่างราบรื่น เมื่อต้องการทำเช่นนี้ ให้กำหนดวาระการประชุมที่คุณสามารถแชร์กับผู้เข้าร่วมคนอื่นๆ ก่อนการประชุม เมื่อเริ่มต้นการโทร ให้แนะนำตัวเอง ระบุผู้เข้าร่วมการประชุมและบทบาทของพวกเขา และทบทวนวัตถุประสงค์ของการประชุม ขั้นตอนง่ายๆ เหล่านี้ช่วยให้ผู้เข้าร่วมเห็นภาพว่าใครเกี่ยวข้อง สิ่งที่จะอภิปราย และเตรียมประเด็นในการพูดคุยหรือคำถาม เมื่อสิ้นสุดการโทร อย่าลืมแชร์สรุปสิ่งที่ได้พูดคุยกันและรายการดำเนินการที่มอบหมายให้กับสมาชิกในทีม การประชุมทางวิดีโอ
ในระหว่างการประชุมทางวิดีโอ เป็นเรื่องปกติที่จะมองที่หน้าจอแทนกล้อง หากต้องการความเป็นส่วนตัวมากขึ้น ให้พูดใส่กล้องโดยตรงเพื่อให้ดูเหมือนคุณกำลังสบตากับผู้เข้าร่วมการประชุม นี่จะแสดงให้คุณเห็นว่าคุณมุ่งเน้นไปที่หัวข้อนี้อย่างสมบูรณ์ เมื่อไหร่จะเงียบ.
อยู่เงียบๆ ในระหว่างการประชุมทางวิดีโอและโทรศัพท์เมื่อคุณไม่ได้พูด โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากมีความเสี่ยงต่อเสียงรบกวนรอบข้าง เช่น เด็กหรือสัตว์เลี้ยง คุณควรทำทุกอย่างที่เป็นไปได้เพื่อลดการหยุดชะงัก ในขณะที่ธุรกิจต่างๆ ยังคงรู้สึกถึงผลกระทบของโควิด-19 เราจะยังคงเห็นจำนวนพนักงานออฟฟิศที่ทำงานจากระยะไกลเพิ่มมากขึ้น เพื่อหลีกเลี่ยงการหยุดชะงักในกิจกรรมต่างๆ ในระหว่างการเปลี่ยนจากสำนักงานไปเป็นระยะไกล แนวทางที่ดีที่สุดคือการกำหนดแนวทางและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด ท้ายที่สุดแล้ว สิ่งนี้จะช่วยรับประกันการทำงานปกติขององค์กรของคุณ Chris Conry เป็น CIO ของ Fuze